中学档案工作对学校教育工作的作用及改进策略分析

冉悦

酉阳土家族苗族自治县渤海初级中学校  重庆  409800

摘要：中学档案管理工作对于学校的教学活动开展和学校的管理发展具有重要意义，结合相应的档案管理工作,应该对中学档案管理工作的管理方式和管理理念进行相应的优化更新，不仅要注重对档案管理的重视程度，还应该不断提高对先进设备的应用。本文主要结合中学档案工作对学校教育工作的作用及发展对策展开了研究分析，以供参考。

关键词：中学；档案管理；学校教育；作用；改进策略

引言

我们国家一直以来越来越重视教育事业发展，教学管理的重要性在中学教育中也越来越被重视，教学的内涵发展成为中学近年来工作的重中之重。教学档案作为教学管理工作的重要依据和凭证，其数量与种类不断增加，则教学档案内容也日趋多样化和复杂化，这就必然对中学的教学档案管理工作提出了更高更严的要求。我们要建立健全教学档案管理制度，努力实现，以其为进一步提升学校整体教学管理水平和提高教学质量起到必要的保障作用。

1 中学档案工作对学校教育工作重要的作用

教学档案，是指各类学校在教学管理、教学研究和教学实践活动中直接形成的具有考查价值并经过整理归档予以保存的文字、图表、声像等各种形式载体的文件材料，主要包括:综合管理文件、专业设置、招生工作、学籍管理、课堂教学与实践、教学研究、教学计划目标与进度等方面的材料。

教学档案是教学管理水平和教学质量的重要记载，能够为教学评估、学籍管理、评聘职称职务等提供重要依据，具有分散性、成套性、周期性的特征，同时又具复杂性与多样化的特点。加强教学档案管理工作，是提高教学质量、搞好教学研究的需要，它贯穿于整个教育教学活动的过程中，为学校内涵建设提供了真实、可靠的凭据，也是信息化时代适应教学管理规律发展的需要，在教学管理工作中发挥着至关重要的作用。因此，中学要做好教学档案管理工作，进一步规范与完善教学档案管理的科学化、制度化与信息化，已然成为大势所趋，这能在一定程度上提高教学管理水平与教学质量[1]。

2 学校档案管理工作现状及存在的问题.

首先，收集、整理学校教学档案是档案管理的基础工作，应该保证材料来源的真实性和原始性。在学校具体工作中，存在一些问题，如有的学校凭空编造材料。学校有关工作没有实施或没有完成，为了应付检查而编造虚假材料。有的学校则是材料过后补，记录不及时。这些学校在落实工作中只有实际操作，虽然工作做了很多，成效也很好，有工作过程却没有记录，从计划、方案、措施到工作过程都是事后补的。以上问题造成每年的归档工作不能如期完成，材料收集不齐全，严重影响了教学档案的准确性和原始性。

其次，立卷归档不及时，存在错归现象，且方式老化。立卷归档是将收集整理的档案材料进行分类汇总，为的是确保档案材料的完整性。而在中学教学档案管理中，有些管理人员不能及时将档案材料归档，甚至出现归错教学档案的严重问题。此外，教学档案管理中还存在方法陈旧、手段落后、不会使用计算机等问题，造成效率低下，让学校教学档案不能得到长期、安全的保存和便捷的使用。

最后，教学档案的日常维护和科学使用没有得到足够的重视。可以说，教学档案保存的最终目的是能够被保管和利用，可是，现实中常常出现涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等问题[2]。

3 中学档案管理工作的改进策略

3.1提高宣传力度，增强档案管理意识

为进一步推进中学教学档案管理工作的完整性与规范性，档案管理人员对自己的工作应抱着认真负责的态度，利用多种渠道和机会增强对自己工作内容的宣传力度。比如，在找领导收集材料或领导来查阅有关信息时，能主动向领导进行教学档案规范管理方面的宣传，让领导增强原始材料必须要做到及时“存档、归档”的意识。校领导能对教学档案管理工作引起高度的重视，加大宣传力度，就能积极影响并增强全体教职员工的教学档案规范管理的意识，促使广大教职员工树立正确的教学档案观念，及时地移交相应的教学档案材料。同时档案管理人员在工作中也应积极主动的利用起现代化的设施设备，为学校的教学资料收集与查询提供更为便捷的服务[3]。

3.2提升教学档案管理人员的业务素质和能力

在中学的教学档案管理过程中，档案管理工作人员的综合素养和专业技能对提升教学档案管理水平起着关键的作用，将直接关系到教学档案管理工作开展的成效。因此，学校要为档案管理人员提供多渠道、多层次、形式丰富的学习手段，档案管理人员积极参加相关的继续教育与上级主管部门的系统培训，尤其是学校的档案管理人员如果是兼职的话，他们在专业知识方面一定是缺乏的，学校应该请，上级主管部门来校给予一定的专业指导和培训，全面提高档案管理人员的业务能力。在信息化社会背景下，学校更应督促档案管理工作人员尤其是转岗到档案管理工作中来的老教师们加强计算机及网络方面的技能培训，熟练掌握电脑操作及信息检索技术等方面的专业知识，成为一名档案管理工作的复合型人才，在工作中追求开拓创新，在学校迎接教学督导等工作中能运用自己的专业技能为检查工作提供准确而完备的材料，发挥档案工作应用的强大作用，以适应新形势下的教学档案管理工作。

3.3建立健全教学档案管理制度

教学档案在很大程度上能反映和体现了一个学校一段时期教学管理工作的水平以及教学工作过程的全貌，完整齐全的教学档案它所具有的参考价值对学校教学工作未来的发展也有着间接的影响，建立健全教学档案管理制度对于中学的教学档案管理是很必要的。中学的档案管理工作要成为校长的“一把手”工程，在学校发展规划和工作计划中，均要制定建设目标;档案管理工作人员岗位职责设置要合理，人员队伍要尽量专职化;日常教学档案管理工作流程要明确，档案管理人员要熟悉教学档案的归档范围，收集的教学材料要坚持“宁多勿漏”的原则，但凡觉得有用的材料，不论其用处大小都先收集起来，这样才能尽早的杜绝材料不全甚至遗漏的现象发生;档案材料收集过程虽然具有周期性，但因收集过程是一项比较繁杂的程序，所以档案管理人员不能坐等教学管理人员将材料送上门，有的档案管理人员甚至会用一个月的时间去突击应付一学年的教学档案资料的收集与归案，这是绝对不允许的[4]。

档案管理人员要将工作日常化，细则化，将每一项教学材料的收集都落实到人。同时为了收集的教学档案资料完备，档案管理人员要走出去主动关心学校各项教学活动的开展情况，了解学校教学科研的发展动向，去挖掘、收集第一手材料。档案被利用是档案管理的另一项工作重点，需要制定相关的档案查询、借阅等管理制度，不管是纸质档案还是电子档案，教学档案利用率一旦提高就必须要加强档案的日常维护工作，经常检查教学档案资源的损耗，及时有效地对教学档案进行归档整理，对于有些利用率特别高的教学档案更要做好原始材料的备份工作[5]。

结语

总之，档案工作对促进学校教育工作的开展具有重要作用，能够为教育教学改革和发展提供参考及依据，能够为教学管理工作提供基本资料支持。学校及档案管理人员必须重视档案工作，加强对档案资料的管理和利用，利用其提高教育教学质量，促进学校教育发展。

参考文献：

[1]陈冬云.加强和改进中学档案管理工作的建议[J].兰台世界，2019（2）：126-127.

[2]许媚.中学档案管理重要地位及加强档案管理的途径[J].兰台世界，2020（2）：208-209.

[3]王虎.中学档案管理工作的现状与对策[J].华夏教师，2019（21）：7.

[4]程蕾.试析中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].办公室业务，2019（11）：122.

[5]陈冬云.做好中学档案管理工作的几点看法[J].兰台世界，2020（7）：174-175.