谈基于业务流程再造和部门分工的财务机构设置比较

张海燕

张海燕

摘要：我国企业内部财务机构的设置与其财务功能的匹配似乎并没有得到有效解决，还存在一些比较突出的问题。在财务职能的变化下，通过业务流程再造与组织设计相结合，构建敏捷、灵活、高效的企业财务机构，使企业在日益激烈的市场竞争中不断增强自身实力，保持并不断增加自身优势。企业如果结合自身的实际情况，灵活地运用，可以找到良好的成长道路。

关键词：业务流程再造组织设计财务机构比较

[中图分类号]F812.2[文献标识码]A[文章编号]1000-7326（2012）08-0022-02

一、基于业务流程再造理论的财务机构设置

基于业务流程再造的财务机构设置属于管理流程再造，财务管理具体来说包括三个方面的内容：筹资，投资和利润分配。企业以这三方面为中心制定一定时期的企业战略，并通过战略要求设置一定时期的财务组织结构。所以，在业务流程基础上的财务机构设置主要有以下方面：

（一）建立以会计机构为中心的财务管理机构。这种方式的特点是会计核算和财务管理职能不分离，以会计活动为中心划分内部职能。这种方式特别适用于经营范围狭小、生产工艺简单、管理工作量小、管理方法单一的小型企业，财会人员可控制在3人以内。

（二）设立会计机构和财务管理机构相结合的财会机构。中型企业，由于财务管理工作的重要性更加突出，财务管理工作量相对较大，适宜设立会计机构和财务管理机构相结合的财会机构。特点是会计核算和财务管理的职能相分离，以活动为轴心来划分内部职责。财务部门负责筹资、投资、利润分配和组织资金运作的职能；会计部门则主要从事日常的会计核算、成本计算、编制报表等工作。

二、基于劳动分工理论的财务机构设置

从分工理论来看，分工是企业成长和经济发展的根源。交易效率同时制约着企业成长和分工发展。市场化政策可以提高交易效率，保护私有财产的法律可以减少交易风险、交易费用。二者共同的作用造成了以众多企业为特征的生产力发达社会。

通过劳动分工来实现财务机构的设置是我国早期企业实用的机构设置方法。该时期的财务部门设置一般如下：企业财务机构的部门是根据本企业的具体情况和岗位设置情况来分工设置的,一般设有预算科、会计科、资金科、投资科、综合科等。其中,预算科包括预算管理等岗位,主要负责编制及考核资金、生产、成本费用、销售、资本等方面的预算。会计科包括存货核算、成本核算、工资核算、往来结算、收入利润核算、税务会计、总账报表、稽核等岗位,主要负责各种成本费用的归集、利润核算、报表分析和纳税申报等会计核算业务。投资科包括固定资产核算等岗位,主要负责资本性支出的核算。资金科包括出纳、资金管理等岗位,主要负责资金的收发及日记帐的管理。综合科包括会计电算化管理、档案管理等岗位,主要负责日常后勤工作。将业务相近关联性较强的岗位纳入到一个部门,独立行使财务职能,财务核算的流程才会有条不紊、保持畅通。

三、两种类型财务机构设置的比较

（一）分工、流程和组织结构

分工是流程的基础。将一项任务划分为多个不同的、彼此存在逻辑关系的活动并顺序执行,这也就产生了流程。企业内存在各种各样的流程(J.佩帕德和P.罗兰将流程分类为战略流程、作业流程和保障流程),综合形成企业的流程体系,企业目标的实现就依赖于企业流程的整体运转效率。

组织结构给出了企业的部门组合方式和报告关系,作为企业运行以实现其目标的载体,其设计必然关系到企业目标的实现程度。同时,部门组合的方式也决定了流程穿越的部门以及数量。从分工和流程的角度讲,企业部门的组合有两种方式：一种是按照活动的相近性合并相近的活动,设立若干职能部门以完成近似的活动,这就是传统的部门划分与组合的方式,在其中流程一般会穿越多个职能部门,每一个职能部门会与多个流程有关；另一种是按照活动的相关性合并相关的活动,按流程来划分部门,设立流程团队(或小组)来负责流程的实施,这就是再造所要建立的流程型组织。

从根本上说,传统的职能组织结构是以劳动分工理论为基础的。分工理论经过多年发展,逐步促成了这样一种传统的职能组织结构——垂直的金字塔式结构,特别是在大型组织中,组织分工精细、部门和岗位众多、管理层次多、组织高耸、命令链长、规章制度多、规范化强、复杂性高等等都是比较典型的特征。在1980年以前产品供不应求、竞争区域化、企业外部环境不确定性程度低的年代,这种结构注重秩序与内部控制,曾经一度运行良好,树立了企业组织的典范。但是在现在,由于经济全球化竞争的日益激烈、不确定性的日益扩大,这种机械的组织结构越来越不适应变化了的环境,其缺点和不足日益显现,对此大家已有共识,不再赘述。

（二）劳动分工与流程再造的比较

传统财务职能结构是一种机械式结构,其财务职能部门的各自为政使得企业的财务流程被分割得支离破碎,效率低下。那么，在劳动分工基础上的财务部门设置与业务流程再造下的财务部门设置异同在哪呢？

1、区别

（1）劳动分工下的财务组织按职能分工来划分部门，但实际中很难做到完全合理、精确的分工。企业常出现这样的情况：财务部分内部工作分配重复,有利的事情大家争着干；而另外一些工作则互相推诿。虽然存在部门职责和岗位说明书，但这些并没有详细到能够界定财务部门内所有的细分活动。由于利益驱动,总有些活动会出现部门挣抢或者空白，从而引起财务部门内部的冲突。而高层管理人员则忙于“救火”,无暇顾及企业财务战略等更为重要的问题。

（2）在劳动分工下的财务组织结构中没有业务流程负责人。在职能结构中,员工都是以部门利益为导向,导向职能部门的“老板”,并不以流程的高效率运行为目标。职能部门有部门经理负责部门职能的执行,但是穿越各个部门的流程则没有负责人,流程处于无人监管状态。而在业务流程再造下的财务部门设置中,以整个流程的产出和员工对产出的贡献作为绩效评价的标准,无形之中加强了员工之间的合作,而且有专门流程负责人负责流程的运行,流程运行有了组织上的保证。按职能划分部门能够带来职能部门的高效率、局部最优,但局部最优不能保证整体最优的实现。

（3）劳动分工下的财务组织结构有可能分工过细，工作单调、枯燥无味，导致员工士气低下、效率降低，不利于员工的积极主动性的发挥。人的需求是多方面的,注重物质满足的同时注重精神的满足,希望承担责任、拥有权利，需要工作的成就感和满足感。过于机械、单调、乏味的工作显然不符合如今人们的需要。而对于业务流程再造下的财务部门设置来说,员工是流程中各个活动的主体,在整个流程中考虑到了每个员工的个人特征与自我满足感，所以能够进一步提高流程的运行效率。

（4）按财务职能分工划分财务部门不利于企业财务高层管理人员的培养。企业内部培养财务高层管理人员的一般方式是对中层管理人员进行提升。企业如今所处的动态复杂环境对企业的高层管理人员提出了更高的要求,要求其具有全局、整体视角,具有分析、融合不同观点、文化并进行创新的能力,从整个企业出发来思考遇到的问题。而在劳动分工下的财务组织结构中,中层管理人员往往具有狭隘的部门利益观,注重局部利益,忽视从整体上把握企业的运营,难以形成统筹全局的系统思维以便从整个企业的角度来考虑问题。而在业务流程再造下的财务部门设置中,则考虑到了这些问题，并加以改进。

2、相同点

（1）虽然企业财务部门流程化了,但财务分工依然存在。

实施再造以后,企业财务部门的设置由金字塔式结构转变为扁平化的结构,企业按照流程来进行部门组合。如前所述,财务职能结构是按照活动的相近性来组合部门,职能专家被组合到同一个部门中,借此取得劳动分工的经济性。这样,分工的概念直接体现在职能部门的划分上。而流程型财务组织是按照活动的相关性来组合部门,流程团队或小组由掌握各种不同技能的专家组成,并非一个人负责完成流程的全部活动,流程团队或小组内仍然需要分工,需要职能专家各负其责、共同协作来完成流程。职能专家们如同从原来高耸的职能部门被“下放”到扁平化的流程部门。因此,企业财务部门流程化以后,分工的概念并不象以前直接体现在财务职能部门划分上这样明显；分工仍然存在,不是表现在流程部门之间,而是较为隐含地体现在财务流程部门内。

（2）信息技术改变了人们做事的方式和流程,但没有改变分工。

信息技术极大地改变了人们的做事方式,促使企业思考现有财务管理方式的合理性,寻找更为高效的方法。一方面,信息技术使得财务流程中很多活动可以自动化；另一方面,信息技术使得很多工作可以用不同于以往的方式来完成,促使企业进行财务部门流程创新。信息技术的广泛应用对人这一活动主体提出了进一步的要求,即掌握相应的知识、技能来监督、控制信息化、自动化了的流程。信息技术改变了人们做事的方式和流程,但是并没有改变、消除分工本身。不同的是人这一主体的角色发生了变化,由原来实施各个逻辑相关活动变为信息化、自动化操作的监督控制者。

（3）财务部门实施流程再造但也存在分工,可细分的程度有“粗化”的趋势。

劳动分工下的财务组织结构分工过细,现在合理分工程度呈现出“粗化”的趋势。原因有:（1）分工过细导致员工士气低下、效率降低,不利于员工的积极主动性的发挥。（2）如今企业外部环境要求企业财务部门对外做出快速反应,要求企业迅速解决出现的财务问题。这就需要员工掌握多项技能以利于问题的解决,过细分工不利于复合型员工的培养和新问题的解决。（3）科学技术的飞速发展大大促进了生产力和人的能力的提高,人们通过掌握多项技能能够胜任多项工作,而不仅仅是从事单调的机械式工作,社会对复合型人才的需求迅速增加,复合型人才越来越受到欢迎。

作者简介：张海燕（1976—），女，泰山学院商学院，管理学硕士，研究方向：财务管理（山东泰安市，271021）。

[参考文献]

[1]刘莉萍，供应链管理下的业务流程再造策略分析，中国科技信息，2005.10，27

[2]姜虹，基于价值的管理与财务职能的转变，商业研究，2004.1，36-38；2

[3]高远杰，知识经济时代财务管理的创新发展，山西经济管理干部学院学报，2005.1，35~37；

[4]谢志华，财务发展的基本趋势，商业会计，2005.5，16-18；

[5]石道元，赵振华，以财务为核心构筑我国企业管理信息化，经济师，2005.1，241-242；

责任编辑：王法敏