企业采购风险的防范管理

陈子亨

（华电西藏能源有限公司大古水电分公司，西藏  山南，856000）

摘要：采购是企业经济活动的重要组成部分，采购风险是企业发展所面临的一项关键风险，加强企业采购风险的防范管理对于提高企业的运行经营、安全生产等具有重要作用。因此，必须采取科学合理的措施对采购风险进行有效防范，降低甚至避免采购风险的发生。本文简要阐述了企业可能面临的采购风险，并针对性提出相应的防范管理措施。

关键词：企业；采购风险；防范管理。

Prevention and management of enterprise procurement risks

Chen Ziheng

（Huadian Xizang Energy Co., Ltd. Dagu Hydropower Branch, Xizang Shannan, 856000）

Abstract:Procurement is an important part of the economic activities of enterprises, and the procurement risk is a key risk faced by the development of enterprises。Strengthening the prevention and management of enterprise procurement risks plays an important role in improving the operation and operation and safe production of enterprises。Therefore, scientific and reasonable measures must be taken to effectively prevent the procurement risks and reduce or even avoid the occurrence of procurement risks。This paper briefly expounds the procurement risks that enterprises may face, and puts forward the corresponding prevention and management measures。

Key words: enterprise; procurement risk; prevention and management。

在企业的生产管理、运行经营过程中，采购风险可能任一出现，导致无法正常进行生产经营，对采购工作的管理和采购风险的有效防范就显得尤为必要。企业要实现长期稳定发展，就要从采购各环节着手，规范采购过程中的所有行为，提高采购工作的质量，加强采购风险的识别防范，保障企业效益的良好实现。

1 企业的采购方式概述

采购是指企业充分基于生产管理以及运行经营对于基建施工、材料设备、科技项目、技改服务等的需求而展开相应的购买活动，并将这些作为企业生产管理、运行经营的重要保障。采购质量直接关系到生产经营的安全稳定与经济运行效益，直接影响到生产成本和建设工程造价。因此，科学防范采购风险可对企业生产运行和经营管理的不断优化起到积极作用。企业采购方式有很多种，招标有公开招标、邀请招标，非招标有公开询价、邀请询价、公开竞争性谈判、邀请竞争性谈判、单一来源采购等。招标是目前应用最广泛也是最主要的采购方式，对于促使公平竞争、强化监督力度、提高采购质量、降低采购成本等具有重要作用；竞争性谈判是指采购需求明确，需要与供应商谈判从而优化、确定实施方案或不能准确地提出采购需求或技术要求，需要与供应商谈判后研究确定的的采购方式；市场竞争比较充分，已知潜在供应商比较多，采购人可准确提出采购项目需求和技术要求的采购项目，询价方式较为实用；有服务配套的要求或只能从唯一供应商处采购的，可采用单一来源的方式进行采购。通常将采购项目分为工程类、服务类、货物类，根据采购类型的不同对采购方式进行比选，尽量选用最为合适、经济科学的采购方式，降低采购风险的发生，保证采购工作的顺利进行。

2 企业的采购风险成因分析

采购涉及领域广、工作面宽，其中任一环节都可能会产生风险，造成采购风险的因素有很多，总体来看，主要有以下几个方面。

2.1 采购环境风险

现今国内市场环境瞬息万变，面临着政策变化、市场竞争激烈以及国家调控等因素影响，这也加剧了企业物资采购的复杂性与多变性，采购环境的不利影响会带来更高的采购风险，同时也考验着企业对外部采购环境变化的适应能力与应变能力。

2.2 采购管理机制风险

采购管理机制的建立健全是保证采购工作顺利进行的关键，其决定了企业对采购的管理和风险的把控，如果采购制度不健全、采购流程不完善、采购机构设置缺乏合理性，会导致企业内部出现管理混乱、权责不明等情况，在外部环境变化出现风险时，若未及时采取有效措施，可能无法满足企业正常生产经营的采购需求，容易给企业带来不利影响甚至损失。

2.3 采购人员责任风险

若采购人员工作经验不足、专业水平不够、缺乏风险意识，在资格条件合同条款的拟定、招标文件的编制等具有法律效力的重要环节上可能存在微小疏忽而给企业带来损失；在商务谈判、技术评审等关键工作中可能因业务技能不熟悉，无法对材料成本、设备参数等进行深入科学地分析研究，最终用报价作为谈判的唯一条件，得到的采购价格可能只是一个相对的最低价，得到的材料设备可能不是最理想的品质。若采购人员业务素质及道德品质差，发生向供应商收取贿赂金、透露密封的投标文件或报价信息等违法违规行为，将直接或间接引发采购风险。

2.4 采购决策风险


采购决策是决定采购合理性的基础，决策人员由于业务水平等原因作出不利或错误的决策，产生采购风险，就可能使企业生产经营受到影响[1]。例如，项目立项依据不足，导致项目决策缺乏科学性，可能会带来审计风险；立项过程中，领导强加自己的想法于工作人员，致使项目立项不能遵循科学合理原则，也可能造成采购风险。

2.5 采购计划风险


采购计划[2]是采购工作中的关键环节，需求计划的上报和采购计划的编制若不是完善合理、预算准确可行等，可能带来采购风险。采购项目费用估算及资金渠道不明确、缺少相关完整的技术指标等，后期的变更索赔等会造成采购计划频繁调整，影响采购结果、合同签订及合同执行；市场发生波动、采购计划编制不科学或采购管理不严格，都会影响计划的准确率和执行率；预期交货时间、技术参数、采购数量、规格型号等与采购目标发生较大偏离时，也会产生采购风险。

2.6 合同风险

合同管理工作是采购风险防范的重要内容。合同签订前，未对合同条款进行仔细审查潜在的风险，可能引起纠纷、对采购产生不利影响；合同执行中，可能出现到场货物的规格型号与采购文件对不上、供应商延迟交货、承包商违规分包等违约行为，影响项目的整体推进及合同的正常履行[3]。

3 企业的采购风险防范措施

采购风险存在于企业采购的各个环节，影响着企业的正常生产运营，阻碍着企业的发展。企业应当加强采购风险管控，制定科学合理的防范措施，提高采购工作的效率与质量，以最大限度降低与防范采购风险，实现对整个采购过程的有效控制，从而保障企业的长期稳定发展。对此，结合前面造成采购风险的各项因素，从以下几个方面提出针对采购风险防范管理的有效措施。

3.1 加强对外部采购环境风险的掌控

企业应加强对市场环境与信息的监测与分析，准确把握市场情况、掌握产品价值信息、分析外部采购环境，对于外部环境情况的变化及时预测分析并采取有效措施应对。要充分做好市场调研工作，以掌握的信息分析判断在未来的采购中可能出现的采购风险，并对企业采购风险内控管理进行相应调整，制定科学合理的风险管控方案，最大限度降低与防范采购风险的发生，避免企业经济运营效益受到损失。

3.2 建立完善的采购风险管理机制

建立严格、完善的采购机构与制度，从风险识别、衡量控制、到评价总结，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、防范产生纠纷，还能监控预防采购人员的不良行为，通过制度的保障，引导和规范企业阳光采购，提高采购风险管理的效果[4]。采购管理制度应规定采购申请资料、采购权限、审批流程及责任界限的关系、各种采购的规定和方式、限价测算和采购结果审批等；实时掌控政府政策法规调整及外部采购环境变化，学用结合国内外典型的采购风险管理案例，不断完善企业采购风险管理机制。同时，还应加强采购各环节、全过程的监控，从计划审批、发布招标、投标评审，到谈判签约、验收付款、审计结算，施行全过程制度考核、财务监督、审计跟踪三管三控，加强对需求计划和采购计划的审查，紧盯计划项目的采购目标、交货期限等，不断提高采购工作质量。

3.3 加强采购人员的风险意识教育

采购人员的业务能力与素质水平是采购成功的关键，因此，须打造一支高素质高水平的采购管理队伍，不但要思想品质过硬，有良好的职业道德，而且还要有丰富的业务经验，能够熟练掌握采购业务技能，具备风险预测识别与分析防范的能力。企业可以通过风险意识与廉洁意识的教育培训，强化采购人员的法律观念和风险意识，不断提高采购人员的业务专业水平，并自觉遵守采购过程中的各项规章制度，规范采购行为、降低采购风险的发生概率。企业还可以通过定期换位轮岗，避免采购人员与供应商建立长期密切的关系，极力防止违法违规的行为及腐败现象的发生，降低人为风险。

3.4 提高采购决策的科学合理性

采购决策决定着采购的合理性，提高采购决策的科学合理性，是企业减少采购风险带来损失、提高采购风险管理水平的重要途径[5]。决策者应该从企业自身与市场环境的实际情况出发，在决策过程中要极力避免凭借主观判断与以往经验来进行决策，采购项目能否实施、实施后的使用期限、会不会含在别的项目工作范围内、是否已经实施了才开始立项，这些问题考虑要全面透彻，才能确保采购决策的客观科学和采购工作的安全合理，避免造成采购风险和审计风险。例如，不同的采购方式可能造成采购成本的巨大差异，须多方面考虑、全方位比较，选择更为灵活的采购方法；邀请采购方式下的邀请单位选择，要合理有据；采购文件中资格条件设置是否科学合理，事先是否进行过市场调研；最高限价是否需要设置，设置是否合理等。

3.5 合理编制上报采购计划

采购计划是采购管理工作的主线，是提高资金利用效率、优化企业资源配置的关键，涵盖采购方式、采购范围、项目类型、费用预算、计划时间、最高限价等多项内容，采购工作应严格按照确定的采购计划执行。下级单位应根据相关制度规定，按月、季度、年准确及时地编制和上报本单位采购需求计划，并同步编制与上报采购申请资料，包括采购方案与采购文件，采购方案主要包括采购项目总体概况、采购内容、采购方式、资质条件、资格审查方式、评审办法、评分细则、最高限价、拟邀请供应商、暂估价等，同时需提供启动采购的立项依据文件、费用控制计划表、采购申请资料的内部审查意见等；采购文件应按照国家政府发布的相关范本以及项目自身特点进行编制，并根据有关管理规定的更新及时调整相应条款，资格要求及技术条款设置应符合项目实际，不能设置排斥潜在供应商的条款。在上报计划时应严格按项目计划开展节点要求，结合项目实际，科学合理地确定采购方式、交货期限等，尽量减小因采购方式或市场价格波动等对采购工作带来的影响。

3.6 强化采购合同的管理与审查

（1）严格合同的谈判与管理。签订合同前，均应按照采购计划和采购结果，进行商务技术谈判，合同条款应根据国家有关管理规定，及时更新调整。合同谈判中发生成交价格、采购数量、交货期限等重大变化的，应及时汇报及时处理。合同谈判需撰写符合国家法律和行政法规要求的谈判纪要，并经双方签字确认，保障双方权益，规避合同签订风险。签订时企业应严格执行国家法律法规、行政法规和内部采购管理有关规定，并按企业内部权责，分层分级按程序进行合同审签，例如：ERP系统。

（2）严格合同的签订与审查。合同条款的完整性、合法性和严密性是采购安全的重要保障，也是对签订合同的双方实施制约的主要手段。审查主要包括当事人是否具有独立承担民事责任能力和独立订立合同的权利，签订合同单位是否具备采购文件要求的资质条件，商务条款文字表述是否准确，合同条款是否符合国家法律及行政法规的要求，合同签订是否符合法定程序，中标或成交单位名称地址是否正确，法人授权书是否完备，是否符合招标文件技术指标的要求，保密工作有无要求，合同期限、争议与违约责任解决方式等内容。

（3）严格合同的执行与结算。合同履行情况是质量验收和付款结算的基础，企业可建立完善设备监造、 催交协调机制，以派专人去厂家现场监造等方式，确保采购质量。建立完善的合同管理制度，按制度规定对产品参数、检测报告、出厂报告等文件资料进行收集归档，到货后对货物按技术标准进行检查验收，全过程保证所采购的物资符合要求。采购人对供应商的进度款结算、质量保证金的预留等各项工作应符合合同规定。可根据供应商对合同的执行情况，对供应商的售后服务、工作质量、供货品质等进行综合评价管理[6]，对不合格的供应商，可限制或取消其采购参与资格，降低供应商风险。

4 结论

企业采购风险的防范管理涵盖数个专业领域，是一项十分复杂而又特别关键的工作，直接关系着企业的生产安全的和经济效益。企业应不断完善自身采购风险管理机制，加强对市场环境的调研分析，规范采购行为和采购流程，提高采购决策科学性，强化采购人员的风险意识教育，优化采购计划与合同管理，针对采购风险制定有效可行的应对策略，不断提升企业采购风险管理的整体水平，保障企业长期稳定发展。


参考文献：

[1]  高正平. 电网企业电力物资采购风险管理[J].南京：物流技术，2005.

[2]  张浩. 论企业物资采购风险防范管理[J].西安：管理观察，2013.

[3]  葛曲. 电力企业的采购风险及管理分析[J].广州：中国市场，2016.

[4]  郑建红. 浅谈提高企业采购风险管理水平的途径[J].经贸实战，2015.

[5] 田立钢，李智琼. 企业采购风险管理策略研究[J].北京：企业导报，2011.

[6]  杨俊霞. 浅谈如何控制企业的采购成本[J].濮阳：经济师，2011.

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作者简介：陈子亨，男，助理工程师，本科，主要从事工程建设采购管理方面工作。E-mail：[e-mail]

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