基于治理视角的企业档案工作作用研究

李雪媛

四川 成都  610023

四川蜀道新制式轨道集团有限责任公司

《中国科技人才》加急

摘要：企业档案工作是企业治理的重要组成部分，对企业的运营和发展有着非常重要的作用。基于此，本文从企业治理的视角，具体分析企业档案工作的作用，然后在此基础上提出几点企业做好档案工作的建议，旨在提高企业档案工作水平和企业治理水平，从而保障企业的正常运营和健康发展。

关键词：企业治理；档案工作；作用

随着我国市场经济体系的不断完善，推动了我国企业发展的同时，也加剧了企业之间的竞争程度。企业档案工作是企业治理的重要组成部分，也是企业提高综合竞争力的重要途径，所以需要加强对档案工作的规划和管理，切实发挥出档案工作在企业治理中的作用，促进企业健康可持续发展。

1 企业档案工作在治理视角下的重要作用

1.1记录和管理作用

企业档案中包括合同、协议、财务报表、人员档案等资料，这些资料记录了企业的各类活动，真实反映企业的历史，也是企业未来发展的重要基础。加强对这些档案资料的记录和管理，可很好地保护企业的商业机密和知识产权，避免企业有不必要的损失。

1.2决策支持作用

由于企业档案记录了企业的历史和现状，所以对企业的决策工作也有重要的重要支持作用。通过查阅企业档案，能帮助企业管理层更好地了解企业的运营情况，并在掌握市场动态的基础上做出更为明确智的决策。与此同时，在企业档案中还保存了大量的数据信息，这些数据信息可以为企业管理层进行战略规划、市场调研等提供基础支持。

1.3风险管理作用

在企业档案中，还记录了企业不同时期面临的风险和挑战，以及如何应对的方法和结果。通过这些信息，可以为企业的风险管理工作提供宝贵的经验，帮助企业更好地预测和应对各种风险。另外，通过对企业档案的分析，还能帮助企业及时发现存在的潜在风险，使企业能提前制定有效的措施规避风险。

1.4合规和审计作用

企业档案在合规和审计方面也有着重要的作用。具体而言，在企业审计工作中，通过对核查相关档案，可帮助企业确认开展的各项业务活动是否符合法规和企业的规定。同时，在合规管理中，还可从企业档案中汲取经验，从而完善企业的合规制度。总的来说，企业档案的完整性与规范性，直接影响企业合规和审计工作的有效性。

1.5信息共享与沟通作用

企业档案作为一种重要的信息资源，在企业治理中可起到促进企业内部信息共享和沟通的作用。企业建立健全档案管理制度，通过完善的制度保障企业档案信息的完整性和准确性，能有效提升企业内部协作的效率。与此同时，在企业员工管理中，通过引导员工查阅和学习企业档案，可帮助员工更好地了解企业的运营情况和企业文化，这有助于增强企业内部凝聚力和向心力，更好地推动企业的发展。

1.6客户与供应商合作伙伴的管理作用

在企业档案中，包含了与企业与供应商、客户等合作伙伴的交往记录和服务协议等重要信息内容，通过这些信息内容，可企业可更加全面地了解合作伙伴供应商与客户的信誉情况、业务特征和综合实力等，从而为企业选择合适的合作伙伴提供依据。同时，企业通过对档案的分析和整理，还能帮助企业进一步优化合作伙伴供应商与客户管理工作，这对企业拓展业务和提高市场竞争力也有重要的作用。

1.7知识传承与创新作用

在企业档案中，还包含了大量的技术、管理、市场等方面的知识与经验。这些知识与经验，是企业经过长期的实践和学习所积累的宝贵财富。通过分析和挖掘企业档案，将企业档案中的知识和经验传承给员工，有助于提高企业员工的整体素质，也能帮助新员工更好更快地适应企业的文化和业务进程。同时，通过挖掘这些知识和经验，还能为企业的创新发展提供有力的支持，有助于充分彰显企业在市场中竞争的优势。

1.8企业形象建设作用

企业档案对企业形象建设也有着重要的作用。完整、规范的企业档案，能够展示企业认真、负责、专业的形象，从而帮助企业获得合作伙伴和客户的信任。同时，对于企业履行社会责任和实现可持续发展目标，档案管理也是展现企业形象和信誉的重要途径。

2 治理视角下企业做好档案工作的建议

2.1加强档案制度体系建设

面对日趋复杂的商业环境，完善的档案制度对企业治理有着至关重要的作用。在企业治理视角下，企业做好档案工作必须要有完善的档案制度支持，企业应加强档案工作制度的建设和完善。首先，企业要建立完善的档案管理体系，明确档案管理的内容、标准、流程和责任。这包括制定档案管理的政策制度、流程和规范，并设立专门的档案管理机构部门和岗位，确保企业档案管理工作能全面覆盖和有效开展。其次，企业应关注档案风险管理，由此建立完善的档案风险管理制度，包括风险评估、风险预测、风险应对等内容，通过完善的制度，保障档案的安全性和稳定性。再者，还需要企业建立严格的档案保密管理制度，以保证企业档案信息的安全性和机密性，尤其是涉及敏感信息的档案，企业应采取必要的保密措施，如限制访问权限、签署保密协议等。最后，企业还需根据自身的实际和外部市场变化，及时调整和完善档案管理制度，确保其能适应企业的发展需要。

2.2落实档案工作责任，强化沟通

企业档案工作的有效开展，需要企业将档案工作责任落实到人。首先，企业有必要建立档案工作领导小组，并明确主要负责人及分管领导、档案管理部门及其他各部门、工作人员分别承担的领导责任、管理责任、执行责任各级领导及员工的职责和义务，确保企业档案工作能顺利开展。其次，企业应加强对档案工作的宣传，使内部员工能正确认识档案工作的重要性，。将档案工作纳入企业战略规划中，提高档案工作的地位，增强内部员工对档案工作的重视程度，有必要将档案工作纳入企业战略规划中，由此提高档案工作的地位。,为企业档案事业发展创造良好环境。另外，基于企业治理视角的档案工作，还需要创建无障碍的沟通渠道，包括横向和纵向的沟通渠道。银锁无论是企业管理还是企业治理工作，都需要无障碍的沟通交流，所以需要获得充分的信息支持，才能获得更为详细、客观的信息。这就需要不断扩宽沟通渠道，才能及时发现相应问题，才能有效发挥档案工作的决策支持作用。对此，企业也需要将沟通纳入至企业战略发展体系中，由此获得合理且有效的沟通模式，增进企业内部各部门的联系，在明确相同目标的情况下开展企业各项管理活动，更好地辅助企业治理工作的开展，进而更好地推动企业的发展。

2.3优强化档案管理队伍建设

为了能让在治理视角下企业的档案工作能得到更加顺利的实施，需要企业重视档案管理队伍的建设。作为企业经营管理者，要正确认识到档案工作对企业发展的重要作用，并在此基础上，为企业档案工作顺利开展创建筑牢坚实的人才基础。在实际工作中，需要不断完善档案管理人才的培养方案，以提升档案管理队伍的综合水平。企业应加强对档案工作人员的培训，提高其专业知识和技能水平。同时，在日常培训工作中，也要引导档案工作人员学习有关档案管理操作硬件软件的能力，并使其在学习过程中能对档案工作有新的思路和想法，创新企业档案工作模式，从而更加规范高效地开展为精准地完成对档案管理信息的分析工作。

2.4加强档案收集和分类管理

企业档案的完整性和准确性对于企业治理至关重要。因此还需要企业加强档案资料治理的收集，应建立完善的档案资料收集制度，并明确收集范围和责任人，确保档案资料能及时、规范地收集，从而保证企业档案资料的完整性和准确性。另外，企业还应在强化档案收集的基础上，做好档案资料的分类管理工作，应按照不同的内容和类型进行分类整理，且要根据资料的变化和更新情况，及时调整档案分类方式，从而实现对档案资料的科学管理。

2.5提高档案利用率

基于企业治理视角下，企业档案工作的开展，应重视档案资料作用的充分发挥，提高档案的利用率。首先，企业有必要建立科学的档案利用机制，由此规范档案资料的借阅、复制、保密等工作，确保档案资料能安全有效的利用。其次，企业还需强化档案服务意识，将档案管理工作与企业业务流程结合，以提高档案的利用价值。例如，将档案信息与业务信息整合，为业务人员提供全面、准确的数据支持，保证业务工作顺利开展。再者，为了方便档案的查询和利用，需要企业建立档案检索系统，实现对档案信息的一站式搜索。通过优化档案检索系统和提高档案数字化水平，用户能更快、更准确地找到所需的档案信息，从而提高档案的利用率。最后，企业可通过建立档案共享平台，促进各部门之间档案共享。将各类档案资源上传至共享平台中，并制定相应的共享规则，使内部各部门能高效地获取所需的档案信息，提高档案资源的利用率的同时，避免档案重重存储和处理。

2.6维护档案信息安全

为更好地发挥出档案信息在企业治理中的作用，需要企业需要重视档案信息的安全维护。首先，企业应加强对档案资料的定期检查，及时发现问题和及时解决问题。企业有必要建立档案资料检查制度，并明确检查的范围和标准，从而保证档案质量信息的质量和安全。其次，企业有必要加强对员工的信息安全教育，增强员工的信息安全意识，更好地保障档案资料的安全性和保密性。最后，在大数据时代背景下，为了保障企业档案数据资源的高安全性，还需要企业不断升级和更新现有的档案管理系统及病毒库，确保档案数据信息的准确性、真实性、完整性和原始性，进而为档案管理工作提供安全保障。

3 结语

综上所述，基于治理视角的企业档案工作，在记录和管理、决策支持、风险管理、合规和审计、信息沟通与共享、供应商与客户合作伙伴管理、知识传承与创新以及企业形象建设等方面发挥着重要的作用。为了促进企业高质量发展以及综合核心竞争力的提升，企业需要通过完善档案管理制度、落实档案工作责任和强化沟通、加强档案管理队伍建设、加强档案收集和分类、提高档案利用率以及维护档案信息安全等方面着手，从而充分发挥企业档案工作在企业治理中的作用。

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