企业档案管理系统在项目文档中的应用

丁慧,江萍,王婷婷,张敏,胡莹

中核工程咨询有限公司河北分公司,河北 石家庄 050011

摘要：本篇文章首先对项目文档管理工作的发展情况及工作现状进行阐述，总结了档案管理工作的特点，并对目前工程项目开展中的电子文档管理工作进行研究与分析，阐述管理中出现的问题，最后对项目文档管理过程中档案管理系统的应用进行进一步的研究。

关键词：工程项目；文档管理工作；纸质文档；电子文档；管理效果

工程项目文档管理工作在工程项目实际执行时起着非常重要的作用，具体就是在工程项目开展的过程中，将各参建单位所提交的文档信息进行接收、整合，并对文档信息进行管理，该工作贯彻于项目开展各环节中。目前，项目实施时，相关人员对于文档管理工作的重视程度明显提高，通过文档管理工作的有效进行，使得项目实施更为顺利、高效。传统的项目文档管理工作主要是把项目实施各阶段中涉及的所有信件、传真等各种形式的纸质文件收集起来，进行管理。而在目前信息时代飞速发展，网络技术不断普及的情况下，项目文件从纸质文件逐渐演变成了电子文件，在这种情况下，纸质文件管理的方法显然无法满足电子文件管理工作的实际需求，为此，必须以电子文件为基础，建立电子文件管理制度，明确管理体系、管理标准等，只有这样才可有效提高工程项目文档管理工作质量及工作效果。

1工程项目实施过程中文档管理工作的具体情况

在工程项目实际实施的过程中，绝大多数企业都是采用了档案管理系统来对项目文档进行管理的。通过企业档案管理系统的应用，可以在项目实施时，对项目质量、项目实施过程、项目文档信息等进行严格控制，以促使工程项目可以正常开展，保证项目的质量。

1.1体系内容

第一，文件管理工作的范围以及组织结构：在电子文件管理过程中，管理人员需要重点对电子文档进行分类，并完成编码工作，只有这样才能够帮助管理工作人员对管理工作的范围、组织结构等进行规范；

第二，文件特点及属性：对电子文件的特点及属性进行详细描述，以便于相关工作人员更好的查询以及利用电子文件；

第三，对电子文件进行全过程的管理：在文档管理工作中，需要对文档形成、文档审核、文档发布、文档归档、交付等各环节进行管理，以提高文档管理的全面性，保证文档管理工作的质量；

第四，系统建立与管理：对工程项目文档管理系统、文档共享系统、协同系统等进行建立，使得电子文档管理工作高效进行，促使文档管理水平有效提高。

1.2实施的主要流程

第一，对企业档案管理系统的具体框架进行确定：一般情况下，该系统的框架主要包括了文件特点及属性、文件管理范围及其组织结构等多个部门；第二，结合电子文档的特点对电子文档进行分类，结合实际看来，电子文档具体被划分为技术类的电子文档、管理类的电子文档等多种类型。之后再根据每一类文档生成的条件以及文档的主要来源，对其进行进一步的划分，使其成为层级不同的子类文档，以此便于管理人员对文档进行管理，提高管理效率；第三，对电子文件进行编码，并制定相应的属性：结合工程项目的基本特点，对电子文档进行编码以及文档属性的制定，以此方便管理人员的控制与管理；第四，建立电子文档分发以及管理矩阵，以此有效提高电子文档管理工作的效率。要想对电子文档进行有效分发，并实现授权，相关人员需采用相应的软件系统。

1.3工程项目电子文档管理工作进行过程中出现的问题

对当前项目电子文档管理工作的具体情况来看，可以发现在管理过程中还存在很多不足，具体包括以下内容：第一，在对电子文档进行管理的过程中，并没有对软件系统的功能性进行完善，导致软件系统具备的功能无法与管理工作之间相互匹配，对管理效果造成严重影响，同时软件系统的数量比较多，很难有效提高软件系统的应用效果；第二，电子应用系统中较多功能模块缺失，对系统的应用效果造成严重的影响。

2在项目文档管理工作中企业档案管理系统的实际应用

在项目文档管理理念不断转变，大数据时代不断发展下，使得项目文档管理工作的工作模式会出现较大的变化。要想满足当前项目文档管理工的实际需求，实现对项目文档的全过程管控，提高文档管理质量与效率，就应当对项目策划阶段、设计阶段等各个阶段中包含的全部文件进行规范、全面且严格的管理，以保证各参建单位所提交文档信息的完整性、有效性。除此之外，还需要以工程项目文档管理工作内容、管理要点等为基础，建立电子文档管理系统。

2.1对电子文档管理系统进行合理建设，并对该系统进行完善

在项目管理工作中应用企业档案管理系统，可有效提高文档管理工作的质量，使得文档管理水平有效提高。在档案管理系统建设的过程中，需重点考虑以下几点内容：

第一，电子文档的类型、数量比较多，为保证电子文档管理效率、管理质量，就必须确保文档管理系统具备协同性、便捷性的特点。

第二，工程项目开展时会涉及较多的文件资料，文件类型主要有纸质文件、电子文件这两种，为了实现对文件的高效收集、整合，实现对文件的有效管理，提高管理效率，就需要尽可能避免使用纸质文件。

2.2对项目电子文档管理体系进行建设与完善

对项目电子文档管理体系进行进一步的完善，在建设与完善的过程中，需要将建设数字化工厂作为主要目标。数字化工厂是一种智能化、数字化的系统，该系统不仅具有工厂属性，同时也具备了工程属性，主要包含了各种数字化的数据信息，同时也将工程设计、采购、管理等各项工作相互集成起来。数字化工厂的主要功能包括：第一，可以直接将数字化数据信息展示出来；第二，以数字化数据信息为基础，对相关工作人员进行仿真培训；第三，以数字化数据信息为基础，对检修措施、检修方案等进行制定；第四，结合数字化数据信息，对改建扩建措施及方案进行制定。

2.3将电子文档管理系统和3D技术之间相互结合起来，并应用于实际管理中

根据电子文档管理系统在工程项目中的应用情况可以发现，不同企业在应用电子文档管理系统时有着不同的应用效果、应用水平，为使得该系统的应用效果明显提高，实现对工程项目电子文档的有效管理，相关人员需对该系统的功能模块进行进一步的完善与拓展，对系统进行进一步的开发，以此能够使得系统功能得以完善，使得实际工作质量、效率显著提高。在企业档案管理系统建设完成之后，相关人员需要将各类有关的属性模块配置在系统中，其中主要有文档管理模块、交付模块等等，以此使得企业档案管理系统更加全面，使其信息化水平有效提升。在计算机技术快速发展下，可以将项目开展时涉及或是形成的各种电子文档和3D技术之间有效结合起来，以此提高管理效率。

结语

综上所述，为促进工程项目文档管理工作正常实施，使得文档管理质量、效果更加显著，就需要结合实际对企业档案管理系统进行科学、合理的建立。本篇文章主要对工程项目文档管理工作中，企业档案管理系统的应用进行研究与分析，明确了企业档案管理系统在实际管理过程中的重要性，同时对目前文档管理过程中出现的不足进行简单阐述，给出完善文档管理系统的方法与建议。

参考文献

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[2]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局.电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)[S].2002.

[3]许慕阳.大型炼化工程项目文档管理信息系统探讨[J].广东化工，2015，42(294)：43.