企业电子会计档案管理体系的构建与应用

王伟娜

中车唐山机车车辆有限公司 河北唐山 064000

摘要：电子会计档案纳入会计档案范围，电子会计凭证从纸质走向电子化的趋势已经不可逆转，大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，利于企业财务和会计信息资产管理价值的实现。电子会计档案具有存储介质多样、管理依赖设备、存放条件严格、成本弹性大、安全风险较高等特征，需要从电子会计档案形成、传输和利用各环节采取管理措施进行全过程保护，从各个环节保障电子会计档案的真实性、准确性、完整性、可用性以及安全性。文件连续体理论对文件运动形式的理解从线性向多维转变，以全新视角和思维方式对电子文件的运动过程进行重新考查，也为企业电子会计档案管理带来了新的机遇。

关键词：电子会计档案；管理体系；构建与应用

1会计电子档案的定义和内容

会计电子档案与传统会计档案的保管内容既有所交叉，又有诸多方面的不同之处。会计电子档案的保存由计算机、数据库等技术支持，包括文字、图表等多种形式，涵盖更为广泛的内容并记录更为详细的事项。目前，多数企业开展会计电子档案管理，主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计资料。与传统档案不同，会计电子档案主要来源于SAP系统、金税系统、票据系统、OA系统和现有档案管理系统，归档形式包括电子和纸质两种方式。会计电子档案管理是会计档案电子化、数字化的重要形式，也是构建财务共享平台的重要基础。

2会计电子档案的应用优势

首先，电子档案的应用，能够减少纸质档案管理模式中对办公耗材和档案存储空间的占用，能够优化档案整理、归档、入库、转移和利用等环节的运行方式，减少档案管理资源浪费，降低档案管理成本；其次，应用会计电子档案管理模式，能够基于大数据技术和检索技术，更为精准地获取所需的档案信息，提升单位业务部门与财务系统之间的信息交互效率，提升财务共享水平，推动财务管理朝向智慧化方向发展；最后，会计电子档案的应用，能够基于大数据和人工智能技术，对档案数据进行深层次分析，深度挖掘信息价值，为业务决策和具体实施提供参考，有效规避项目运营风险，提升企业财务风险控制和内部控制水平。

3企业电子会计档案管理体系的构建与应用

3.1前端控制

首先，公司提前制定严格的电子会计信息档案管理流程制度、管理职位制度、内部控制制度，对规章制度进行组织解读，提高档案管理人员的工作意识。同时，将管理流程、监督维护措施以及电子会计管理人员权限等方面的管理规定细化进企业内部管理制度中，从制度方面为电子会计档案管理体系的应用做好保障。

其次，提供稳定安全的网络环境，从技术方面保障电子会计档案管理体系的应用。为防止会计数据在传输和归档过程中丢失或被恶意篡改，公司选择高品质的磁性介质并安装正版杀毒软件，对电子会计档案予以双重备份，存储盘与备用盘分离存放、共同保存。由于公司部门及分、子公司较多，所以结合私有云与公有云进行混合部署，服务器实现高配置、高容量、强稳定，满足公司的电子会计信息处理需求。

3.2创建层管理

为实现电子单据和影像在系统内的自动分组与匹配，公司建立的电子影像系统中融合了多种技术手段实现电子会计信息的多元化方式采集。例如，在公司配备高拍仪、扫描仪，及时将财务部门、预算管理部门、资产管理部门、仓库部门的纸质票据电子扫描并通过接口上传至电子影像系统。同时，系统完成自动分组后由相应业务领导基于自身权限进行审批，财务审核后传回系统并将纸质票据归档。

3.3捕获层管理

公司内部存在的会计核算系统、外部供应商系统、银企互联系统、业务系统、电子发票服务平台以及发票管理系统在实现相互连接后利用机器人流程自动化（RPA）逐步实现电子会计信息的数字化管理：客户扫描开票码之后，提交了开票信息，RPA基于推送合同信息生成待开票数据，对名称、税号、地址、开户行、账号、数量、开票单位的收款人等信息进行自动检核；通过税控发票开票软件中自动导入开具功能,将待开发票的信息批量导入到税控发票开票软件,完成发票开具和线上传输；银企互联系统收到回款通知，开户银行将会按照接口规范将相关要素变动信息予以反馈，合同、客户、项目等同步款项信息经由企业收款稽核平台进一步匹配；报账系统收到款项信息后自动审批、校验、入账。在整个过程中，公司财务部门与相关业务部门高度协同，采购、销售与付款流程实现数字化。

3.4组织层管理

很多公司存在大量的纸质会计档案，其电子化管理过渡期间的组卷分册需要借助条码技术实现线下、线上联动和联查。在此过程中，企业档案管理部门充分借助自动化物件技术，将分册条码附在档案上，线下按照固定数量进行分册和组卷，线上则基于纸质档案分册自动生成目录、盒脊、封皮等信息，进一步以可视化技术对档案存放情况进行展示。

对于从各部门、各分子公司收集到的电子化会计资料，档案管理部门按照国家规定的版式文件要求对其进行转换和归集整理。同时，基于前端控制设置的系统预留接口，整理后的统一的版式电子会计信息导入电子影像系统，并通过RPA和URL实现与原始凭证、影像数据、申请单、报账单以及记账凭证的自动关联，经过“四性”检测后完成电子会计档案的归档。

4会计电子档案管理优化路径

4.1明确会计电子档案的归档范围和原则

财务共享服务中心的高效运行，离不开会计电子档案数据的有效支撑，但是在会计档案管理体系中，必须依照管理工作的开展要求，明确会计电子档案的归档范围。对于部分无需进行财务分析的档案内容，应当剔除归档处理范围，对于具有保密性要求的档案内容，则应当进行二次处理，只有确保内容符合保密要求，才能与财务共享中心对接传输。在会计电子档案的归档处理中，应当坚持保密性原则、安全性原则、适用性原则和高效性原则，既能够体现出档案应用的价值，又能够推动电子档案管理工作不断优化，以此才能够切实推动财务共享体系高水平运行。

4.2将会计电子档案融入财务共享数据库

将会计电子档案融入财务共享数据库包括两种方式：对于采用云数据方式运行的财务共享平台，可以直接采用异地同步上传的方式，将相关数据实时传输至云平台，财务共享中心能够直接利用这些数据；对于采用本地数据库的财务共享中心，可以采用异构数据库的形式进行建设，在确保会计电子档案数据库保持自身运行特征、运行要求和运行安全性的基础上，实现与财务共享平台的信息共享。通过数据的有效融入，不仅能够有效提升财务共享数据采集和处理的效率，而且能够有效规避档案传输过程中存在的人为干扰现象，提升数据准确性，为财务管理优化奠定良好基础。

4.3优化会计电子档案管理工作制度

在制度体系中，应当剔除与财务共享运行要求不相符的内容，增加与新型技术管理要求相适应的内容，确保各项工作的开展和问题的处理都有对应的依据，全面提升电子档案管理的规范性。在制度内容中应当增加对应的绩效评估要求，对各个岗位工作人员的日常工作进行动态化评估，以此推动部门管理工作不断优化，为会计电子档案管理的创新发展奠定良好的人才基础。在制度内容中，应明确会计电子档案管理模式优化的宣传工作要求，以企业文化创新为导向，提升工作人员对新型模式的认识水平，推动档案管理与财务共享有效对接。

结论

企业进行会计档案电子化管理不仅能降低企业运营成本，而且能显著提高企业信息化建设水平，推动电网企业良好发展。为保证企业电子会计档案在财务管理中取得更好的应用成效，企业须积极采取相应的管理措施，保证电子会计档案管理水平提升，实现会计档案管理规范化、标准化。

参考文献：

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[2]吴心驰.数字时代背景下构建会计电子档案管理体系研究[J].财会学习,2022(01):76-78.

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