做好新时代学校档案工作

马青 杜君

临沂职业学院 山东 临沂 276000 临沂第三中学 ,山东 ,临沂 ,276000

摘要：在当今形势下学校管理工作出现了不少新情况、新问题，为了使档案积极配合各项管理工作，创新发展、奋勇作为是时代赋予档案人员的任务，为了保证和顺利做好档案工作，本文制定了有关门类档案的归档范围和保管期限表、整理和档号编制方法。

关键词：新时代 ；学校；档案；整理

对临沂第二中学薛老师在《科技新时代》杂志上发表的《中小学档案管理暂行办法分析与探究》一文，进行了认真的细读和研究，她阐述的论点和方法适合中学档案实际，给学校档案人员了铺平工作的道路，为档案分类、整理和保管带来了极大的便利；但只制定了分类方案和党政管理、教育教学类的归档范围及保管期限表，有一定的局限性，本文接着谈一下其他几个门类档案。

一、整理方法

1、根据党政管理类、教育教学类文件材料形成规律和特点，以件为单位进行装订、分类和整理，符合现行学校档案实际和需要，又下面的管理提供条件，因这三个门类材料大部分以文件或表格的形式产生，这样便于以后扫描建立电子档案，实现网上浏览原文。

2、科研、基建和仪器设备类档案按照科研课题，包括可行性研究、立项、方案论证、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用，论文，实验项目进行立卷；基建按项目按项目前期文件、管理材料组卷，招标、合同由标段组合，施工文件按照工程、结构和专业划分，竣工图按结构、水电、暖通、电梯、消防等顺序分类，监理根据合同、事由组卷，竣工文件按验收结论、附件证明排列。

3、会计档案，按《会计档案管理办法》进行收集，共4类，以立卷方式进行整理，会计资料和记录应齐全完整，保持之间的有机联系，电子档案保证与其纸质的准确、可用和安全性。其流程分类—组卷—划分保管期限—编号—著录—娤盒—交接—上架。

4、声像档案，分照片和录音录像，包括上级领导视察、重大活动和会议、重点建设项目、先进人物等照片和录像，按年度—保管期限—照片（录音录像）整理，把一个年度的分成若干小组（有内在联系或同一个事由），编写组联符合，如（1）组有6张照片（或录音），然后在每一组内再写照片号，第（2）组顺着第一组继续编写照片号7、8等，对照片的要素：时间、地点、人物、事由、照片号和参见号都要著录全面。

5、电子档案是在公务活动形成的，经由电子邮箱系统传输的由保存价值的相关信息，可以参照纸质档案以件单位分类整理，有附件的应与正文为一件，归档的电子邮件及时从原邮箱里迁移出来，不可长期保存里面。

6、实物类档案，凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集归档整理。要保持清洁和无破损，必须有文字说明和编号。

二、、编制档号

1、以件为单位整理的档案（适用于党政管理和教育教学类）档号编制：档号的结构如下，保管期限的表示方法：Y(永久)、D30(定期30年)、D10(定期10年)。

档号参考示例：

（1）党政管理类档案为例，以件为单位进行整理的，其档号为：

0000-D Z·2020- Y -001

2、以专题、项目立卷方式整理的档案，档号由全宗号、分类号（项目编号）、案卷号组成，以基建工作类档案为例：

0000- JJ·XXX-001

案卷号

项目代号

分类号

（因全宗号未定，暂时用0000代替）

三、归档范围和保管期限

1、科研类(KY)

1--1、本校科研计划、实施方案、鉴定的文件材料 定期30年

1--2、教职工科研项目的申请、立项和批复 永久

1--3、教职工的论文、论著及其出版情况 永久

1--4、在各种刊物上发表和在学术会议上交流的论文、论著及专家评价材料 永久

1--5、自编讲义、教材、典型教案 定期30年

1--6教师、学生参加科研活动的成果材料 永久

1--7本校开展外事、校际学术交流活动的文字材料、领导讲话等 永久或定期10年

2、基建工作类(JJ)

2-1、征地等申请、报告、批准文件 永久 ，拆迁材料 长期

2-2、工程承包合同协议书、堪测、设计、施工、竣工、验收的图纸，校园地下管网等 永久

2-3、各类施工图纸 、监理、验收材料 永久

3、仪器设备类(SB)

3-1数学、物理等教学设备和实验器材 10年

3-2购买的电脑、空调机办公用品

3-3安装调试、维修记录 10年

4、财会类(CK)

财务档案包含以下四项：凭证、账簿、会计报告和其它资料

4-1、本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等 30年

4-2、档案移交和销毁清册 永久

4-3、年度以上决算和 预算报表 永久

4-4、会计月、季报表 10年

4-5、各类账簿 30年

4-6、日记帐 和往来帐 30年

4-7、预算内各种原始凭证、记帐凭证 定期30年

4-8、预算外各种原始凭证、记帐凭证 定期30年

4-9、学校基金各种原始凭证、记帐凭证 定期30年

4-10、银行存款余调节表 定期10年

4-11、银行对外帐单 定期10年

5、声像类（SX）

5-1 照片

（1）本校集体照（学校领导班子、全体教职工、毕业班） 永久

（2）本校重大活动照片（上级领导视察、校庆、校友会、校运会

教代会、外事接待、校际交流、教育教学专题活动等） 永久

5-2 录音

本校教育、教学、科研等重要活动录音带 永久

5-3 录像

（1）本校集体照（学校领导班子、全体教职工、毕业班） 永久 （2）本校重大活动照片（上级领导视察、校庆、校友会、校运会教代会、外事接待、校际交流、教育教学专题活动等） 永久 5-4 各班班级成长档案，时任教师、班干部、班级荣誉及过程性材料 30年

6、实物类(SW)

6-1 奖杯 永久

6-2 奖牌 永久

6-3 奖状 永久

6-4 证书 永久

6-5 锦旗 永久

6-6 其他 30年