大数据背景下强化档案管理工作的思考

杜梅

巨野县机关事务服务中心

摘 要：档案是为发展提供重要依据、决策辅助的重要参照，档案管理更是关系到未来社会各项发展的重要工作。在大数据、云计算等计算机应用技术飞速发展的时代，档案管理工作面临着新的机遇和挑战。文章通过对这些机遇和挑战进行分析，找出应对措施，以便于档案管理工作能更好地抓住时机，实现提质增效发展。

关键词：档案管理；档案工作；大数据

大数据时代的到来使档案管理的方式发生了巨大转变。在信息收集整理、知识挖掘以及档案服务等多方面都实现了创新与优化，为档案管理工作的长足发展提供了新的机遇。随着政府信息公开条例深入推进，政府职能转变，特别是大数据、云计算等各类技术高速发展，人们需要越来越多元化、个性化的信息服务，这对档案工作提出了更高的要求。

一、大数据背景下档案管理工作的机遇

1.更有利于挖掘档案价值。随着信息技术的不断提升，档案信息数字化进程不断加速。无纸化办公的大力推进使得传统的纸质文档逐步向电子文件过渡。利用大数据分析等技术手段，档案信息的筛选效率得到较大提升。信息资源的纵向及横向连接，进一步增强了档案信息分析的深度及广度，大大提高了档案资源利用率。

2.更有利于信息资源共享。大量汇集的档案信息只有在云计算及大数据的技术支撑下，才能真正发挥资源共享的作用。互联网信息的传递，让档案服务由幕后逐步走向台前。平台化资源共享打破了时间和空间的限制，也进一步降低了档案信息共享成本。通过共享信息的横向串联，人们更全面地了解及掌握到客观事物的整体形态，为各项事务决策提供了更加坚实可靠的资源支撑。

3.更有利于推动档案工作创新。不断优化和提升的档案信息系统操作功能，将以往传统档案工作的各项环节进行功能性整合。借助于技术的革新，将档案信息所涉及的碎片化、即时性、非结构化特征的数据，进行归类、整理和收集，极大提高了档案资源的丰富性和多样性。

二、大数据背景下档案管理工作面临的挑战

1.档案收集、存储的难度不断增加。随着多媒体的不断拓展，音频、视频、图片等多种形式的非结构化档案信息所占比重越来越大。档案的收集、整理等环节主要面临以下两方面的挑战：一是档案信息的收集及管理难度加大。随着无纸化办公的盛行，部门、机构通过电子文件传递信息及下达任务指令越来越多，不同类型的非结构化档案信息使得传统的档案管理系统难以进行有效的储存和管理，加之电子文件归档尚不成熟，对电子文件的管理机制亟待进一步完善。二是数据资料分类整理缺乏智能化管理系统支撑。就目前数字信息档案管理而言，多数系统依托于数据库技术进行开发和完善，难以结合自身档案数据特征形成专业化、网络化、智慧化的档案存储系统，不利于存档数据的维护和查取。随着数据量增加及数据多样化，数据存储及访问速度重要性凸显，档案服务面临着巨大的挑战。

2.档案管理的安全性难以保障。随着信息技术及互联网技术不断更新，档案存放逐步由纸质存档向电子存档转变、线下存放向线上存放转变，但随之而来的安全性问题逐步凸显，主要包括：一是存档介质的安全性难以保障。目前，多数档案管理部门以硬件磁盘的形式保存档案信息。由于多数存储介质存在长期不稳定性的特点，随着放置时间、环境等因素的变化，往往会导致存储介质物理或化学性质发生改变，从而造成存储数据丢失。二是信息安全保障体系不健全。云计算、大数据应用等技术的升级，为档案数据存储提供了更优方式，有些部门及单位充分利用大数据及云计算等技术，逐步建立起先进的“云档案”管理系统。但一些涉密信息也直接或间接地通过网络上传至服务器进行储存。由于多数民用服务器并不具备较高的互联网安防等级，大型服务器及管理系统极易成为网络攻击的对象。数据丢失及泄密隐患，是当下档案信息安全所面临的重要挑战。

3.档案管理的创新及联动机制不足。由于档案数据对前台业务的直接作用不显著，多数部门、机构及企业的档案管理工作很难引起更多重视，由此引发的挑战主要体现在以下两方面：一是创新驱动力不足。档案信息化时代，对档案从业人员的专业素质提出了前所未有的要求。从事档案管理的相关人员普遍存在“半路出家”的现象，缺乏系统性技能培训，特别是对大数据知识的学习较为欠缺，造成信息化技能不足，使得新时代档案管理创新能力和创新意识受到了极大的制约。二是线上线下档案管理联动机制不完善。由于档案管理人员未能掌握足够的信息化技术，多数线上数据的管理与线下档案的管理分部门执行，因此线上档案信息与线下档案管理协调联动不足。

三、大数据背景下推进档案管理工作的思路举措

1.着力建设档案管理平台。面对新时期更为复杂的档案管理要求，着力打造档案管理平台是提升管理效率的关键。平台系统的打造既要坚持档案保管单位的个性化需求，也要兼顾系统性资源对接便利。从整体兼容性角度来看，需要高屋建瓴地设计出整体性强、智慧程度高、存储量大的基础平台。同时，较强的多元化信息处理功能及构架丰富的数据接口，是保障各类子平台接入，增强不同数据转换、传输能力的重要条件。以此为基础，才能使部门之间、地区之间的数据进行有效衔接，彻底打通数据壁垒，减少信息资源的重复性收集，进而实现系统平台集约化、智慧化、交互化发展。从个性化需求看，由于不同部门所处理的档案类型不一，应该在强化档案信息规范化的基础上，量体裁衣，依据档案管理信息类型及档案人员具体诉求，开发具有针对性的管理子系统，进一步提升信息采集、转换、查询、整理、更新等各环节工作效率。与此同时，便捷化的操作系统及门户平台，是减少从业人员培训成本、迅速普及系统应用、提升用户查询体验的重要保障。

2.着力完善档案管理制度。完善的档案管理制度是提升档案管理标准、规范档案信息、提升管理效率的重要保障。一是完善规章制度。规章制度力求简单实用，具有较强的可操作性和实践指导性，拒绝花架子和空壳子；必须要有较强的普遍约束力，不能只适用于档案行政管理人员，应对单位所有干部职工具有同样的规范效力，提升单位整体的档案管理意识。二是完善标准化设计。科学优化管理流程、确定标准化操作细节。将档案管理流程同管理系统相结合，使标准化切实体现在每个操作细节中。三是强化档案安全责任意识。切实履行好《档案法》及各项保密制度要求，强化档案管理人员的安全责任意识。从信息源头入手，对不同密级的信息实行分级化管理，严格管理使用人员的查询等级。同时，不断更新管理系统的安全防护措施，防止黑客及各类网络攻击造成档案管理安全事故。

3.着力提升档案利用个性化服务。大数据时代背景下，要及时创新档案服务理念，使档案管理工作与地方中心工作相契合。一是強化发展服务意识。围绕地区发展的重大决策和部署，通过档案信息整理及数据挖掘，为各类重大事项的决策提供可参考的数据及信息资源，将档案工作的被动服务转变为主动服务。二是强化民生服务意识。积极联动涉民部门，强化信息的交互与使用，打通部门间的信息壁垒，扩大涉民信息采集范围，完善采集涉民信息及建立民生档案工作。同时，加强民生信息的综合分析和整理，为服务百姓生活提供更加全面、翔实的信息资料。三是强化社会服务意识。通过大数据分析用户的数据查询类型及个性化需求，提前利用微信等方式将关联信息及办事流程推送给用户，进一步提升用户体验，增强服务满意度。及时关注民生实事和社会热点信息，通过档案信息整合，及时传播客观、准确的信息资料，实现正向舆论引导。

4.着力提升档案管理人员信息化技能。信息化、大数据时代对现阶段档案管理从业人员综合技能素养提出了更高要求。目前，档案管理工作一方面要求从业人员具备专业的档案管理知识及信息收集能力，另一方面对数据库应用、网络信息处理等计算机技术也提出了相应的要求。一要加强信息化网络学习平台建设，将管理系统的实际应用及具体案例以网络授课的方式融入实际教学，方便相关人员及时通过网络平台，掌握先进的档案管理理念及技术，进一步提升工作团队的专业素养。二要强化档案管理人才创新培养机制。从大学生抓起，将实际档案管理与相关教学相结合，积极引导学生将理论与实际工作结合。加大对高校学生信息化综合技能的培养力度，使其具备一定的云计算、大数据分析、数据类型转换、多媒体文件的剪辑和处理等计算机技能。