浅谈机关档案的开发利用工作

刘剑

湘潭日报社

机关档案是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录，具有原始性、唯一性、法律凭证性等属性。机关档案工作是一项系统信息工程，机关档案的收集、整理、加工、处置，目标就是开发机关档案信息资源、提高利用率和利用价值。大数据时代改变人们的生活和思维方式，如何适应时代进步、升级机关档案的开发利用工作，是机关档案管理工作的一项重要任务。

一、机关档案开发利用工作的现状

目前，机关档案开发利用工作总体来看开发利用率不高、开发利用层次较低，处于大存储阶段到大数据阶段的过渡期。机关档案因受到档案本身特性、外部制度约束和研发技术力量不足等制约，没有得到充分的开发利用，未能有效释放信息资源的价值，人们对档案信息的需求和利用能得到完全的满足。机关档案具有的原始性、唯一性、法律凭证性，导致档案检索具有一定的封闭性。而机关档案工作具有的政治性和机要性，往往使保密制度绝对化，档案安全观既契合保密制度的需要又适应机关超稳定属性的要求，因此成为机关档案管理的主流思想，抑制着档案开发利用工作的广度和深度。机关档案管理虽然普遍实行了电子化、数据化管理，但是区块链技术运用不足，档案库存依然以纸质档案为主体，各馆库之间、各档案之间呈孤岛、碎片状态，难以形成规模效应，档案的整合、开发和利用缺乏物质基础。总之，机关档案开发利用工作在观念、体制、技术等方面与《机关档案管理规定》的要求有一定的距离。

二、影响机关档案开发利用的因素

影响机关档案开发利用的因素有外部环境、内部文化、管理体制、资金投入、技术改造、人员素质等等，主要有：

（一）理念因素

理念是行动的先导，机关档案开发利用工作也需要理念先行。机关档案开发利用滞后的首要原因就是理念保守。传统机关档案开发利用方式是被动接收、整理归档、重视保管、提供查阅，缺乏主动性和创造性。这种保守的思维方式遏制了开发利用机关档案资源的动力，影响了机关档案资源的使用价值和市场价值。同时，机关档案工作具有较强的政治性和机要性，基于档案保密和档案安全的需要，档案管理存在一定的垄断现象，机关档案工作处于一种半封闭、未开发状态，没有积极进行档案分类整理、及时解密公开已过保密期的档案，加工编研符合机关工作特点的档案工作也不足，编研成品数量少、质量低，档案检索工具种类单一，难以满足社会需要。

（二）管理因素

传统的机关档案管理基本依靠人工，随着大数据时代网络管理系统和应用平台技术的出现，档案管理模式逐渐向数据化改变。但是，数据系统的用途大多限于无纸化办公、目录查询、文件检索等，较少涉及对机关档案的加工、利用和推广，机关档案管理的效率不高。特别是声像档案、电子档案的收集归档工作，以及档案利用开发对云计算、云存储、云服务、大数据挖掘和分析技术的运用还很少，机关档案的深加工、精提取、高利用与国家机关档案管理的技术标准有一定差距。

（三）人力因素

影响机关档案开发利用的人力资源方面的因素，主要体现在数量和质量两方面。很多机关单位专职档案人员数量严重不足，甚至兼职档案人员都缺乏。档案人员完成基本的接收、整理、立卷、归档、借阅都耗时费力，无暇顾及调研、分析、开发和利用。档案人员专业性不足，缺乏档案信息技术和大数据利用技术，在观念、意识、经验、能力以及知识结构上，与开发利用机关档案的要求差距甚远，尤其是知识技能、信息意识、编研加工技术和分析判断能力都需要训练、充实和提高。

三、机关档案开发利用工作的建议

（一）转变理念，树立积极的服务意识

大数据时代，机关档案部门应当改变传统的机关档案管理理念，克服本位主义、调整工作思路，积极回应社会需求，提高资源共享的自觉性和服务意识。要实现机关档案资源的深度挖掘和物尽其用，努力打造机关档案资源知识库。在机关档案服务中体现人本思想，给档案利用者提供平等获取信息的权利和精确匹配的智能化服务。机关档案管理部门要对档案利用者的行为进行追踪、捕捉、分析和建立预测模型，以服务理念为指导，以资源开发为核心，以数据库为重点，实现档案编研加工、检索迅速、利用便捷、共享交流的一体化服务。

（二）再造体制，建立数字化管理模式

系统学习《档案法》、《机关档案管理规定》等法律法规，完善档案管理制度、建立档案管理标准体系。大力推行数字化战略，实现机关档案收集、存储、加工、利用和服务的数字化管理。加快传统纸质档案的数字化，对新收集的档案即时生成电子版本，注意收集多媒体、数据库、网页等新形式、新载体的档案资源。加工编撰全宗目录、案卷目录等多层次目录体系，采用磁盘、光盘、移动硬盘等密度方式存储档案信息，升级机关档案检索系统，设计便捷有效的检索工具，提升检索工具的覆盖性与准确性，为远距离快速传递信息提供条件。利用电子技术连接（链接）各数据库，改变机关档案资源碎片化的状态，加强与社会图书情报中介机构的合作，实现机关档案资源的优化整合，发挥机关档案资源的聚合效应。拓宽服务途径，运用云服务手段以微博、微信为载体即时推送机关档案信息，实现不同地域之间实时远程服务，以云计算技术为基础，借用低成本、高安全的云平台实现全方位、高共享的机关档案资源开发利用模式。

（三）补齐短板，铸造专业化人才队伍

机关档案人员职业素质的高低决定着档案信息资源开发利用水平。首先，机关档案部门需要不断培养档案管理专业人才。要加强档案管理人员的政治素养和政治敏锐度，提高政治站位，准确鉴别档案资源能否公开的界线；要提升业务素质，培养机关档案资源开发利用的能力，能够熟练的调研、分析、编撰、深度加工，处理和利用档案资源，着力培养数据提取挖掘能力、统计分析能力、模拟开发能力。其次，机关档案你们需要引进、聘任档案学专业人才，充实、提升档案管理专业队伍知识结构。要保持档案管理队伍的稳定性、连续性，提供档案管理专业人才的职业上升通道和工资待遇水平，加大机关档案资源研发投入，不断推进机关档案管理队伍专业化建设。

参考文献：

1. 丁德胜、李孟秋：《机关档案的利用与开发——〈机关档案管理规定〉解读之十一》，中国档案管理，2019年第10期第70、71页。

2. 王岩：《政务信息公开背景下机关档案信息资源的开发与利用》，城建档案，2019年第11期第43、44页。

3. 张秀华：《影响机关档案资源开发利用的原因及对策》，海峡科学，2013年第7期第74、75页。