浅析公文排版中的不规范现象之表现

叶文玉 戴 锐 徐 上 胡晓红

嘉兴学院南湖学院 浙江嘉兴市 314001

摘要：为推进公文排版的规范化，国家专门制定了公文的格式标准。但据我们考察，相当一部分公文在排版过程中没有严格遵循格式标准，而存在不规范现象。本文依据国家法定格式标准，通过考察所搜集到的党政公文，从版头、主体、版记各组成要素的排版实际出发，试图分析出各要素不规范现象的表现，以期为公文排版质量的提高提供切实的参考。

关键词：公文排版、公文格式、不规范现象

前言

为推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，国家专门为党政公文的排版制定了可依循的格式标准。现在正在实施的格式标准是《党政机关公文格式（GB/9704-2012）》（以下简称《格式》）。这个格式标准的施行，推动了公文排版的科学化和规范化，提升了公文整体结构的庄重性和美观性，进而促进了公文处理的效率。

为了解在实际公文排版中对《格式》标准的遵循情况，我们对从各地官网上所搜集到的百余篇党政公文进行了较为细致的考察。通过考察，我们发现相当一部分党政公文的排版没有严格遵循《格式》标准，不同程度的存在着不规范现象。为了进一步了解这些公文排版中的不规范现象的具体表现情况，我们对公文格式版头、主体和版记三大要素在排版中的不规范现象的进行了统计和梳理。统计结果显示：在百余篇公文中，主体部分的不规范现象最为常见，超过了三分之一；其次是版记的不规范现象，接近三分之一；最后是版头的不规范现象，占了近五分之一。下面，我们对版头、主体和版记中各要素在排版中的不规范现象之表现情况依次进行梳理。

一、公文版头排版中的不规范现象之表现

公文版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人六要素组成。其中份号、密级和保密期限为涉密公文排版时所用，而涉密公文因不公开而无法搜集，故暂缺三者排版规范与否的情况分析，另外紧急程度为紧急公文排版时所用，在公开的网站上我们没有发现紧急公文，故也暂缺紧急程度排版规范与否的情况分析。下面我们对公文版头排版中发文机关标志、发文字号、签发人三要素的不规范现象之表现依次进行阐述。发文机关标志排版中的不规范现象主要体现为：（1）发文机关标志字体字号使用不规范，如《关于从严加强干部队伍建设打造勇立潮头红船铁军的决定》一文中的发文机关标识使用方正美黑简体（《格式》标准推荐使用小标宋体字）。（2）发文机关标志与发文字号编排距离不规范，如《关于印发夜间经济发展实施意见的通知》一文中，发文机关标志与发文字号之间的编排没有间隔（《格式》标准规定二者之间应相隔二行）。发文字号排版中的不规范现象主要体现为：发文字号的要素颠倒，如“(76)杭银农字第85号”（规范化的用法应是“杭银农〔2020〕85号”）。签发人排版中的不规范现象主要体现为：签发人字体使用不规范，如《关于某路等五处地名的请示》一文中“签发人”及其姓名使用的是楷体四号字（《格式》标准规定，“签发人”三字用3号仿宋体字而签发人姓名用3号楷体字）。

二、公文主体排版中的不规范现象之表现

公文主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、附注等要素组成。标题排版中的不规范现象主要体现为：分行不当，导致句意不明，如《关于成立某市机场和城市轨道交通推进工作领导小组的通知》该标题在排版回行时将“城市轨道交通”一个完整的词意拆断了（《格式》标准规定：在编排标题时，每一行应保证表达一个完整的意思）。主送机关排版中的不规范现象主要体现为：主送机关过多，导致首页无法显示正文，如《关于某市加强中小学欺凌综合治理方案的通知》一文中11个主送机关占据了公文首页的版面而正文被编排在第二页（《格式》标准规定：主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记）。正文排版中的不规范现象主要体现为：层次结构序号混乱，如《关于公布2017年高中招生录取分数线的通知》一文中第一结构层次序号使用“一”，而第二结构层次却使用“1”（《格式》中明确规定，正文结构层次应依次使用“一”“（一）”“1.”“（1）”标注）。附件说明排版中的不规范现象主要体现为：附件说明与正文之间行距过小，如《关于举办“第十三届全国创新名校大会”的通知》一文中“附件：《第十三届全国创新名校大会实施方案》”紧贴正文，编排在正文下一行（《格式》标准规定，应在正文下空一行左空二字开始编排“附件”二字）。发文机关署名排版中的不规范现象主要体现为：发文机关署名与正文之间行数过大，如《关于同意某广播电视大学更名为某某大学的批复》一文中，根据发文机关署名（盖章后）与正文之间空五行之多（《格式》标准规定：加盖印章的公文，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内）。成文日期排版中的不规范现象主要体现为：成文日期编排直接居右而没有空格，如《关于调整第四届某市仲裁委员会组成人员的通知》一文中，成文日期没有右空四字编排，仅是将成文日期编排在右侧（《格式》规定此类公文成文日期一般右空四字编排，并且发文机关署名以成文日期为准居中编排）。附注排版中的不规范现象主要体现为：附注编排在正文之后或版记之上。如《关于清理规范电网和转供电环节收费有关事项的通知》文中将附注编排在正文之后，发文机关署名之前；又如《关于印发<某省尾矿库闭库销号管理暂行办法>的通知》一文中，将附注编排在版记上一行（《格式》标准规定，附注应在成文日期下一行左空二字编排）。

三、公文版记排版中的不规范现象之表现

公文版记由抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。抄送机关排版中的不规范现象主要体现为：错用字样，如《关于某同志职级的通知》一文版记中使用“报”字样后跟各主送机关、“抄”字样后跟各抄送机关（《格式》标准规定，将主送机关移至版记时应使用“主送”二字，抄送机关前使用“抄送”二字）。印发机关和印发日期排版中的不规范现象主要体现为：位置编排错乱，如《关于某市碧溪街道碧溪区东单元控制性纤细规划的批复》一文中，抄送机关和印发机关距离版心线皆空二字，另有公文直接顶格编排（《格式》标准规定，抄送机关、印发机关和印发日期编排时需要左右各空一字）。

版心外页码排版中的不规范现象主要体现为：（1）位置错乱，如《关于疫情防控期间有关药品执行实名登记销售的通告》一文中，页码在版心之下居中编排（《格式》标准规定，单页码居右空一字，双页码居左空一字）。（2）字体使用有误，如《关于公布市区范围内2019年度非工业行业平均亩均税收的公告》一文中使用了宋体小四的字号（《格式》标准规定，应使用四号半角宋体阿拉伯数字）。

四、结语

本文通过对现实公文案例的考察，梳理出公文版头、主体、版记各要素在排版时的不规范现象的表现情况。这些公文排版中的不规范现象之产生原因和解决措施还仍需继续思考探究。

参考文献：

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［4］王倩.试谈公文格式的规范化[J]. 商情，2019（26）：P295-P296.

作者简介：

叶文玉 、戴锐， 嘉兴学院南湖学院，本科在读；徐 上、胡晓红，嘉兴学院南湖学院教师。

项目基金：该文系嘉兴学院南湖学院2020年SRT成果之一：项目名称为“公文排版中的不规范现象研究”