浅析企业档案信息化管理及利用

王丽艳

新疆天智辰业化工有限公司 新疆石河子 832000

摘要：对于档案信息化建设而言，其是一个较为抽象的概念，其主要是把传统的档案管理方式变为信息化管理模式，从而实现数字化档案管理以及网络化档案管理，并将档案工作的信息传递、接收、存储等过程与信息达到共享。换一句话来说，档案信息化建设主要就是适用信息技术提高档案现代化水平，对档案管理的新情况，新原则进行相关思考，从而确立网络环境中档案管理和档案服务的基本方法，实现档案信息的社会化服务。

关键词：企业；档案；信息化管理；措施

1新时代企业档案管理的需求

在新时代科技日益发达、信息高速流通的背景下，现代企业应迅速调整管理模式，充分利用科学技术，发掘信息资源，才能在日益激烈的竞争中占据有利地位。企业档案是企业信息的来源、决策的依据、发展的渊源和强本固基的基石，是企业的无形资产，作为信息资源管理的主要对象之一，如何高效、有效地管理、利用、挖掘档案资源，是对新时代企业档案管理提出的新挑战。那么在这样的新时代下，企业档案管理有哪些特点呢？

1.1新时代企业档案管理具有革新性

由于信息技术的应用，传统模式下的档案资源管理模式已经不再适用。从前对纸质文件材料移交、整理、数字化的工作方法已被彻底颠覆，档案的信息资源管理要求企业能够将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，通过计算机网络技术完成文件的收、管、存、用。

1.2新时代企业档案管理具有高效性

新时代，特别是对于大型企业集团来讲，档案数目增长迅速，档案管理工作日益复杂。如何处理好传统载体档案和电子档案、集团档案与子公司档案的关系尤为重要。因此，高效管理和运用档案，都是企业档案工作目前面临的主要问题。

1.3新时代企业档案管理具有价值性

新时代，能够充分利用、预判、发挥各种信息资源的企业管理者，才能抓住市场的先机。企业档案作为记录企业各项活动的载体，包含着许多重大潜在使用价值的信息资源，因此，企业档案管理工作的水平决定了企业是否可以利用档案挖掘资源，以提高企业经济效益和社会效益。

2档案管理在信息化建设存在的问题分析

2.1档案管理信息化资源整合不够

目前，对于我国档案管理信息化档案建设而言，可以说是初步实现了档案信息化建设，但是信息资源还没有得到相应的整合。也缺乏长远的规划，出现的这些问题就导致了信息资源不能够进行充分利用。在大数据时代，相关人员需要对档案管理工作进行进一步的规划，并利用互联网以及高新技术实现信息资源的高效整合。

2.2数据的异构性

从目前情况来看，我国已经进入到了信息化的时代，更多的企业和机关单位也开始使用计算机技术，因此，越来越多的资料在以各种形式出现在网络数据库中。这样的龚总模式以及储存方式对相关工作人员带来了极大的帮助，但是对于档案管理人员而言，却带来了极大的挑战。比如说，在办公室中，大量的文件以及资料存储在数据库中，这样就方便了办公室人员对所需资料的提取和储存；但是管理人员却遇到了阻碍，因为在这些数据存储的时候，档案管理人员要将文件按照不同的属性以及来源进行分类储存。数据异构性就会影响到档案管理人员的工作效率，对我国档案信息化建设就会造成阻碍。

3企业档案信息化管理及利用的有效途径

3.1制定企业信息化管理长远规划

要想对企业档案实施信息化管理，首先要做到的便是构建企业信息化管理的长远规划，以此来引起企业自身的高度重视。意识到档案信息化管理在利用方面对企业所产生的效益。作为企业的档案管理部门，应该承担起促进企业综合性发展的责任，凭借战略性眼光与踏实肯干的作风进行内部档案信息化建设。其次，针对企业档案信息化管理，应该制定出明确的规划和实施方法，以科学流程指导操作。在整个执行过程中，都具备长远性和复杂性，因此，相关部门之间的密切配合也是实现企业档案信息化管理的必要支持。为了真正实现企业信息共享、资源配置以及相互协作，必须根据制定的目标进行建设和管理，一步一步稳扎稳打，切实推进企业档案向着信息化管理和利用方面转型。

3.2加强软硬件设施建设和人员培训

在企业档案信息管理和利用方面，除了需要制定长远科学规划以外，还需要加强软硬件设施优化和人员培训，以此来实现档案信息化建设目标。作为档案管理部门，应该重视与信息技术部门之间搭建良好的合作沟通关系，无论是业务上还是细节当中，信息化技术部门都能够及时给予良好支持，尽可能改善不足之处。对于一些较大型企业，可以设置较高的目标，以最快的速度实现将档案信息化建设归纳到企业的综合建设当中，做到资源配置全面化，充分解决软硬件问题以及人员培训方面的问题。首先，在硬件设施方面，企业档案信息化管理需要良好的网络硬件设施做支持，利用主干网络、数据库、计算机等进行信息存储，搭建良好的运营平台。其次，在软件方面，依据档案信息化建设规模，决定企业自行开发与购买，考虑信息兼容性的同时也要科学控制成本，避免在这一过程中造成浪费。最后，在人员培训方面，注重思想道德素质教育和个人掌握的基本技能，培养有责任意识的档案管理人才。在计算机软件熟练运用方面，尽可能运用对系统熟悉的人员，减少在培训过程中基本操作方面浪费时间。

3.3创新档案管理信息化机制

在当前的市场经历体制下，企业内部的档案管理工作也应该随着社会条件的变化而变化。为了使企业能够更好的发展，企业可以通过以下几个方面来强化自身的建设:第一，确立岗位责任制，将具体的工作内容确认到每一个工作人员的身上。第二，制定相应的奖惩制度。通过科学的奖惩，从而提高企业内部工作氛围的积极性。在确立以上规定时，要根据企业自身的特点进行制定，以科学的方法规范工作人员的行为，激发出工作人员对于工作的使命感。另外，提高对计算机软硬件的管理，标注出需要注意的安全事项，保证信息的安全。

3.4创新档案管理信息化服务

为了保证企业的档案管理符合时代的发展，要不断的更新档案信息化服务。例如，企业可以利用网上的检索工具，来保证资源的共享。此外，企业还可以构建电子文档信息中心，保证用户能够自主的进行电子文档的上传。同时，对于电子文档的下载能够保持多个平台进行处理。通过创新档案管理工作，转变档案管理的形式，使其变成开放式管理，以此满足用户的需求，适应经济的发展。通过不断使服务主体得到创新，实现网络远程检索，主体多元化建设，从而满足管理工作的时代需求。另外，企业为了能够更好的利用电子信息建设，可以通过人工整理，将网络现有的电子文件信息纳入利用范围，从而实现档案管理、信息化服务一条龙建设。

结束语：综上所述，档案信息化管理主要指的是运用现代化技术手段对企业的重要档案进行系统信息化操作，在科学合理范围内实现资源共享，以此来促进企业更好运转。相对于传统方式下档案管理，这样的优化方式不管是对于后期利用的便捷之处，还是对于整体数据的保存性而言，都有极大意义。

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