浅析工程档案重要性及现实运用

李慧芳

海南葛洲坝实业有限公司

摘要：档案管理工作在针对社会发展进步问题方面，能够有效推动事业单位工作的展开。目前，我国逐渐实现现代化建设，档案工作也因此得到相应的发展，同时在档案管理工作中如果遇到问题要对其进行及时分析和解决，从解决问题的过程中不断总结，积极创新，制定出新的有效对策。文章重点针对工程档案重要性及现实运用进行了分析，以供参考。

关键词：工程档案；重要性；现实运用

1导言

工程材料标准化、制度化管理是工程结构安全与施工质量的保证，为了达到施工控制的目的，在建设工程中具有十分重要的地位和意义。通过收集和整理工程资料，确保工程资料的完整性和真实性，能够保证施工活动的顺利进行，并能顺利完成工程的验收，为工程提供原始的依据。所以，相关企业应注重对工程档案的管理工作，不断提升管理工作质量。

2工程档案管理的重要性

2.1工程档案代表了工程建设质量的好坏

现如今对工程项目的质量评价摒弃了传统的依靠现场检查和工作人员的个人经验这种方法。根据《建筑工程施工质量验收规范》中要求:工程质量验收合格必须满足工程档案验收合格及工程观感质量验收合格。由精确的数据与直观的图表所形成的工程档案直接反应了工程施工质量的高低，对评定工程的质量等级更具有科学性和说服力，从而取代了传统的方式。

2.2工程档案管理是保证建设工程质量的重要手段

工程档案反应的是建筑工程施工的管理水平，而建设工程施工的管理水平最直接的体现就是建设工程质量的好坏，也就是说工程档案管理是确保建设工程质量的重要手段。工程档案管理，能够时刻提醒要按照标准进行工程建设，不能存在糊弄、敷衍的情况，同时还可以作为一种监控手段对在建工程实行实时控制，保证建设工程质量。

2.3工程档案是建设工程质量控制的关键环节

工程档案管理是工程项目施工质量的重要保障，作为关键部分的工程档案管理则成为质量控制的关键环节。工程档案是一个文件资料体系，工程档案管理则是一个动态过程，最终目的是实现档案的完整化、标准化、系统化、真实化。工程档案对建设项目质量的监控主要表现在对现场的施工组织和原材料质量的控制。也就是通常所说的“人、材料、机械、方法、环境”五大因素。工程档案管理通过对这些因素的控制，保证了建设工程质量，成为工程项目质量控制的关键环节。

3工程档案管理现状

3.1档案管理不规范

许多单位工程档案的立卷、编目、检索等未按国家标准规范操作。内业资料文字篇幅多，而影像图片少，尤其是一些隐蔽工程没有影像图片而仅有文字记录，难以令人信服，使内业资料不能真正反映建设项目的实际情况。部分项目的竣工图归档不完整，竣工图的修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符，竣工图中相关项目及技术负责人签名常常漏缺不全，有些竣工图编制不规范、标识不统一，无设计与竣工数量对照表，由于变更执行程序的不规范，极易导致竣工图误差和失真。某些工程项目不重视平时的资料积累，资料内容制作缺乏真实性，施工中有些材料已经使用，而材料质量证明后来才到，造成质保资料与施工进度不同步，极易出现工程质量漏洞。

3.2档案检索效率不高

目前，档案检索的主要形式为手工检索和计算机检索。从当前档案管理形式来看，传统的手工检索所占比例相对较大，各档案管理部门在手工检索的基础上进行工作的安排，编制出多种档案检索工具。在编制检索工具的过程中往往会出现只注重数量而忽视质量的问题，档案员工将档案服务工作质量寄托在编制检索工具中。

3.3管理人才缺乏

社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。

4工程档案的现实运用措施

4.1积极开展档案知识培训

对企业档案管理人员进行培训，使其成为掌握现代科技知识和现代管理知识的复合型档案管理人才。这批档案管理人员将所学到的知识结合企业的实际情况制定出适合企业的档案管理方法对企业全员进行培训，使其了解档案的重要性，将档案管理纳入日常工作中，使得档案管理标准化、常态化，才是提高企业档案管理水平的重要手段。

4.2档案的现代化要与企业的信息化同步

企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在企业信息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。因此，要努力实现档案管理同现代科技的有效对接，利用计算机等现代化管理，减少档案工作的繁琐和重复劳动。

4.3加强档案管理人才培养，制定企业档案管理标准和规范

工程档案管理工作归根到底需要通过人和制度来完成，因此在具体工作过程中，企业需要一边加强专业档案管理人才的培养，加大对工程档案管理的预算投入，从技术、资金等方面支持工程档案管理队伍建设，档案管理人员自身需要不断加强从基本档案管理知识到相关的信息技术、法律法规等延伸领域的学习，积极参加企业组织的专业技能培训以及行业交流，及时转变过去陈旧的档案管理理念，根据市场的变化进行档案管理观念的调整；一边在企业内进行工程档案管理规范与规则制定，成立工程档案管理专项管理机构负责相关工作，对现有的管理制度根据实际情况进行全面完善与规范，并积极落实，使得企业工程档案管理工作有章可循，全面推动工程档案管理工作的常规化。

4.4重视设备档案内容

设备档案应完整地记载设备购置、使用、修理、报废的原始根据，酒店建筑档案内容如下：a.设备名称b.型号c.机号d.产地e.厂家f.数量g.单价h.技术资料i.语种j.购置日期k.使用部位。

每个设备在档案中都要建立设备卡,设备卡内容如下:a.设备名称。b.型号。c.机号。d.产地。e.厂家。f.数量。g.单价。h.技术资料。i.语种。j.购置日期。k.使用部位。主要技术指标。m.故障现象。n.故障部位。o.更换部位。p.修后指标。q.工作状况。r.年折旧率。s.已使用年限。t.报废理由。u.技术鉴定人。v.总经理签字。w.建卡人。

建立设备、设施技术资料室。酒店内所有设备的技术资料、相关技术文件要集中保管，实行节约制度并按规定填写借阅单。资料借阅申请单内容：a.资料名称。b.型号。c.语种。d.部门经理签字。e.借阅人。f.借阅时间。g.归还时间。

4.5实施科技兴档，提高档案工作的整体水平

要充分利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。应配备档案密集柜、计算机和缩微设备。建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进，为社会提供有效服务的档案馆。档案馆不仅要收集本地档案信息进行加工、整理、汇编，还要广泛收集其它地区的信息资源进行加工利用。

5结论

总而言之，随着计算机信息技术的迅速发展，档案管理作为企事业员工人事管理工作中的一个重要组成部分，不仅在员工职位晋升、绩效考评等活动中的作用日益重要，而且档案信息资源的利用也逐步受到社会的重视。档案管理工作对于社会的发展进步，对于企事业单位的工作展开都有着十分重要的意义。

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