新时期人事档案管理工作探析张雪

张雪

烟台大学山东烟台264000

摘要：随着我国各项制度改革的深入，人事档案管理也面临着一个新的时期。人事档案是企业员工个人经历、活动、绩效等的真实记录。一个人从童年到成年的经历都记录在上面。因此，在招聘员工时，各用人单位经常以员工的个人人事档案作为录取的参考依据，并通过教育背景、经验、社会关系、思想品德、业务能力、奖惩等综合情况来决定是否录用此人。记录在人事档案上。因此，在新时期，如何做好人事档案管理工作，解决人事档案管理工作中遇到的问题，已经成为了人们需要关注的话题。

关键词：新时期；人事档案；管理工作；探析

导言：

人事档案是对一个人的经历、政治观点、工作情况等的具体记录和介绍。它们具有一定的依托、依据和参照功能。特别是当一个人成为正式成员、拥有专业头衔并提供养老保险时，个人档案占据着非常重要的位置，是一个人生活轨迹的记录。人事档案具有法律效力。随着社会的快速发展和进步，对人才的需求越来越明显。任何单位都应开展人事档案管理工作，就目前情况来看，我国人事档案管理工作还存在一些问题和不足，面对这些发展困境，笔者提出了自己的个人观点和看法，仅供广大读者借鉴和参考，不足之处还望见谅。

1加强新时期人事档案管理的重要意义

人才是企业发展的重要力量，因此有必要对人才进行管理。随着新时期人才流动速度和频率的不断提高，人力资源应该加强对人才的管理。新时期，企业加强人事档案管理的重要意义主要表现在以下两个方面：一是人事档案可以作为企业选拔优秀员工的重要依据。人事档案是员工的信息记录，记录他们的教育水平、专业水平和主要成就等。通过档案中的相关信息，可以掌握员工的信息，并根据工作内容、长期发展等因素选择合适的优秀人才。以便充分利用他们的才能，为单位创造更多价值；二是合理配置人力资源。公共机构中经常有人在不适当的岗位上工作。尽管他们努力工作，抱怨并认真工作，但他们没有创造更大的价值。如果他们的工作内容根据人事档案中的信息内容进行调整，他们将能够在适当的岗位上快速开始工作，并有条不紊地提高工作效率和绩效水平。为了让人才找到自己的发展方向，为事业单位创造更大的经济效益，加强新时期的人事档案管理具有重要意义。

2造成人事档案管理问题的原因

新时期，造成人事档案管理问题的原因比较复杂，归纳起来，可以概括为四个方面：

2.1档案管理意识薄弱；

2.2档案管理机制落后；

2.3档案管理方法滞后；

2.4档案管理硬件水平较低。

3新时期人事档案管理中存在的问题

3.1未能够充分认识人事档案管理工作的重要性

就目前企事业单位人事档案管理的实际情况而言，一个常见的问题是对人事档案管理的重要性没有充分认识。一些管理者认为，文件只是过时的文件，在企业和机构的发展中没有更大的价值。因此，文件管理相对混乱，保存的文件价值相对较低，这与归档规定不一致，相关设备的配置也缺乏合理性。另外，相关管理人员对于人事档案在人事调动及人力资源优化方面的重要作用并未能够充分认识，因而也就未能够对档案进行较好加工利用，导致企业及单位员工也对人事档案重要性缺乏认识，未能够与人事档案管理较好配合。

3.2政策执行的差异性

在目前中国的国情下，编制的差异直接决定了各种政策执行的差异，这些具体的项目都会在人事档案中得到详细体现。首先，工资和薪水的差异。根据中国目前的实际情况，国有企业提供的人事档案、行政档案、商业档案和其他人事档案通常有四种，而这些档案不受国家支持。在现行政策的框架内，他们的薪酬待遇存在根本差异。第二，职称评定的差异。与上述情况不同的是，机构设置不尽相同，各种专业职称的认定也存在根本差异。其三，社会保障的差异。当前，企业单位实行的是“五险一金”，即养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险和住房公积金，各种保险已经属于社会保障。但是，行政、事业单位只实行“三险一金”，即养老保险、医疗保险、失业保险和住房公积金，出现了双轨制现象，成为社会的焦点之一。

3.3人事档案管理模式仍比较落后

在人事档案管理过程中，另一个重要问题是人事档案管理模式仍然相对落后。就目前人事管理的实际情况而言，许多单位和相关人员仍然选择传统的纸质管理模式。对于文件信息输入，他们仍然选择手动输入模式，这不仅会影响工作效率，而且安全性相对较低。在许多管理单位和部门，人事档案信息管理尚未实现，缺乏信息设备，即便购置信息化设备，其利用率仍旧比较低，未能够使这些信息设备的作用得以充分发挥，这些因素的存在会在很大程度上影响人事档案管理效果，导致人事档案管理不理想。

3.4管理人事档案的工作人员素质较低且缺乏专业性

如今，许多企业仍在使用传统的人事档案管理方法，这不仅需要大量人力，也需要档案管理人员投入大量精力。当这些员工进行人事档案管理工作时，他们通常会反复检查材料，这些纸质档案在被人们反复拿走后会变得非常脆弱。上面的文字也会变得越来越模糊，纸张也会变黄。这样，很容易出现信息缺失或丢失的现象。当然，仍然有一些企业人事档案管理人员不具备一定的专业知识，对档案的区分和管理也没有很好的了解。这样，很容易丢失人事档案，或者在需要调用人事档案时无法及时找到相应的档案。这些将给公司的人事发展带来某些问题。此外，还会有一些员工具有很强的专业知识，但他们不具备合格的专业素质，这往往是为了他们自己的利益，而利用自己工作职位的方便，出卖或泄露他人的档案信息，给当事人带来困扰。

3.5涂改档案

在一些企业内部，由于缺乏完善的档案管理制度，导致个别人为了满足自己的需求，对档案材料上的学历、年龄、职称等内容进行人为涂改，进而影响了档案材料的真实性，降低了档案材料的价值。

3.6人事档案收集的资料真实性、准确性不高

众所周知，人事档案是许多雇主招聘员工的主要参考依据。因此，人事档案中数据的真实性和可靠性变得尤为重要。然而，随着社会科学技术的发展和网络的不断普及，企业收集的人事数据往往混杂在一起，无法实现人事档案的最基本用途。许多企业收集人事档案和资料只是为了应对上级的调查。信息量根本不够。为了拥有我们都知道的东西，每个员工都需要建立人事档案，不仅是在基层，也包括各个企业单位的领导。这样，在进行人事档案管理工作时，就必须平等对待他们。也不能认真收集数据，因为有些人是领导者，但是普通员工的档案应该得到处理。这是非常不负责任的表现。此外，有些人在制作文件时编造了一些谎言，以备将来发展。有些人为了早点退休而故意提高年龄。一些人为了获得更高的工资，篡改了他们的服务年限。有些人为了找工作甚至伪造学历，这降低了档案的真实性和可靠性。主要原因是企业在收集数据时没有做好数据审查工作。

3.7对人事档案管理的重视程度不够

目前，人事档案管理中存在的问题之一是重视不够，管理意识薄弱。至于人事档案的管理，它是一项人事管理活动，是每个工作人员个人经历和工作表现的记录。这具有重要意义。人事档案管理实际上是一项面向服务的工作。就任务量而言，它是非常大的，但就利用率而言，它是缺乏的。人事档案管理不能受到太多关注。在管理设备不完善的情况下，人事档案管理不能很好地实施。

4新时期人事档案管理工作的重点分析

4.1丰富人事档案建设内容

新时期，按照市场经济的要求，以经济建设为中心，人事档案建设的内容不断丰富，人事档案的价值进一步挖掘。正常情况下，为了丰富人事档案的建设内容，需要在档案材料中添加新材料，以不断提高人事档案的综合服务能力。人事档案和资料的收集网络不断完善。为了保证归档材料的及时性和真实性，根据材料形成规律和实际特点等，有必要通过定点收集、补充收集等方式收集归档材料。

4.2加强人事档案管理的意识

面对当前人事档案管理工作方面存在的不足，我们首先要做的就是从思想上加强对人事档案管理工作的认识。一方面可以做一些人事档案管理的宣传工作，让更多的人对这项工作有一定的了解。二要普及人事档案管理工作方面的法律法规，以便更好地管理人事档案，使得其重要作用和意义发挥出来。

4.3提高人事档案管理人员的素质

新时期，具有传统观念和观念的人事档案管理人员已经跟不上时代的潮流，人事档案管理人员的素质和能力也亟待提高。人事档案管理人员作为档案管理的主体，在档案管理中起着举足轻重的作用。因此，提高员工的素质和能力是一项重要内容。首先，在招聘员工的过程中，有必要筛选员工的个人能力和素质，并努力选择符合时代发展趋势的人。其次，针对已经招收上来的工作人员，要采取定期培训的形式对工作人员的个人能力和素质进行加强，并将与时俱进的内容传递给大家。最后，还要提高人事档案管理工作人员的专业性技能，以加快档案管理工作的效率。

4.4创新人事档案管理模式

随着市场经济体制的不断完善，近年来人事制度改革不断深入，一些新的人事制度的全面实施，使员工与单位之间的关系相对自由，这也增加了人员流动性。在这种新形势下，过去的人事档案管理模式已经不能适应当前多元化的人事档案管理工作。因此，有必要加快人事档案管理模式的创新，从人事档案管理对象、主体和管理方法等多方面加快人事档案管理模式的多元化发展，进一步探索人事档案管理机制和模式，以更好地适应当前多元化的人事制度，为人员的合理流动创造有利条件。

4.5推动人事档案管理的信息化

在当前人事档案管理工作中，必须加快信息化建设进程，将人事档案管理工作与计算机技术和网络技术有效结合，依靠信息技术全面提高人事档案管理工作效率。同时，还应该注意人事档案管理软件的开发、各种功能的实现以及软件的兼容性。构建人事档案管理信息工作平台，使人事档案管理达到新的水平。

4.6加强人事档案管理信息化建设

在当前人事档案管理过程中，为了提高其管理水平和质量，另一个重要方面是积极改变传统的管理模式，进一步加强档案管理的信息化建设。单位和人事档案管理部门要加大信息化建设的投入，积极建设信息化设备，使信息化管理的实现有一个比较理想的基础。此外，人事档案管理相关人员应积极学习信息管理技术和方法，以便更好地利用信息技术实施人事档案管理，从而进一步提高人事档案管理的科学性和有效性，确保人事档案管理的质量和效果，促进其进一步发展。在此基础上，为企业和单位的人力资源优化和单位的开发利用提供了良好的基础和理论依据。

4.7注重档案数据库的构建与维护

随着事业单位的发展，人事也发生了很大变化，从而增加了人事档案管理的难度。因此，为了协调人事与事业单位发展的关系，促进事业单位的有序运行，人事档案管理变得越来越重要。虽然一些单位购买了信息设备，但它们的使用效率相对较低，没有发挥应有的作用。因此，有必要对档案数据库的信息收集、信息安全、存储和应用进行专门的处理和调整，以实现人事档案信息管理的相关处理和调整，这对优化人事档案的完整性和可靠性具有积极作用。为了提高数据档案的安全系数，有必要对其网络系统进行加密。在调整档案及相关资料机密性的前提下，有必要实现信息档案的处理和调整。

4.8加强对人事档案的动态管理

人力资源部是人事档案的主要管理部门。然而，由于本单位人力资源部门员工数量相对较少，在人员招聘、培训、绩效评估等方面工作量较大，因此有必要关注人事档案动态管理系统的建设和完善，并从信息变化和信息存储应用的角度进行特殊设计，以实现人事档案管理效果的相对提高。公共机构的员工相对来说是流动的，因此人事档案也应该随着人员流动而调整并动态管理。首先是人事档案是从业人员在各个时期、各个阶段真实状态的反应，所以要体现从业人员的受教育水平、专业技术水平等。其次是单位要随着从业人员个人的发展变化而补充相关资料，例如从业人员的工作水平、同事评价、工作考核、工作态度等方面的资料，让从业人员的资料更加丰富具体。再次是增加从业人员在单位所作出的贡献，例如在人事档案上记录从业人员的个人专业技术水平，以及其发明和应用的新技术，让档案资料来增添从业人员的个人成就感，并且将让该项荣誉伴随从业人员一生。最后是归纳整理从业人员的学历资料、工资奖金的变化等。这些档案信息是基础资料，同时也是随着个人的发展而不断变化的，进而见证从业人员不断成长的过程。通过不断增添和调整人事档案资料中的内容，可以看到一个准确的、立体的从业人员的信息资料，进而为人才的综合评定提供大量的理论资料。同时只有不断增添个人信息资料，才能够做到人事档案的动态管理。

4.9实现人事档案管理工作的电子化

在信息时代，人事档案管理信息化已经成为不可阻挡的趋势。人事档案管理的信息化不仅要求硬件的准备，也要求人事档案管理人员素质的提高。对于前者，该单位应购买先进的技术设备，并建立更完整的人事档案信息管理系统。人事档案管理人员应充分实现现有信息的数字化，及时收集人事信息，动态更新信息。这些及时更新的信息将有助于人事工作的发展。当然，在电子化、信息化的同时，也要注意人事档案管理工作的安全性，做好保密工作，防止信息泄露对工作造成的困扰。

4.10创新人事档案管理工作的方法

要做好人事档案的管理工作，员工必须掌握新的工作方法。时代在继续，人事档案管理人员必须与时俱进。人事档案管理人员应具备熟练的计算机操作能力，以适应人事档案管理信息化的发展要求。精通计算机操作不仅可以帮助管理者提高工作效率，还可以更有效地为服务对象做好工作。除此之外，人事档案管理人员还要密切关注本领域的理论研究和实践开展，把握理论前沿动态和好的工作方法，并将其运用到本单位的人事档案管理工作中。在服务于本单位人事工作开展方面，人事档案管理人员要不断地琢磨，对人事档案信息进行分类、汇总，提高信息的利用率。

结束语

新时期，人事档案管理进入了一个新的阶段。然而，随着市场经济体制的不断完善，市场上人才资源的配置给人事档案管理带来了巨大的挑战。因此，有必要加快新时期人事档案管理的创新，充分利用信息技术加快人事档案管理信息化水平，进一步完善人事档案管理体系，更好地促进人事档案管理的顺利发展，使人事档案更好地适应新时期的发展需要，为人力资源管理提供更好的服务。

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