高校档案信息化建设问题初探

罗晓哲

罗晓哲（广东农工商职业技术学院广东广州510507）

摘要：档案管理是学校常规管理重要的组成部分，是提高教育质量，办好、办出特色学校的基础，而编研和信息化工作则是基础工作中的难点和重点。本文就网络环境下档案管理信息化建设问题，从必要性、现实意义以及如何实现等几方面进行了探讨，并给出了几点建议。

关键词：高校档案信息化建设实现

今天我们所处的时代是一个信息化飞速发展的社会，信息作为一种重要的资源，人们对其作用的认识有了很大的提高。档案资料作为重要的信息资源之一，它的价值也越来越被社会所认识。随着高校的扩招，特别是多校区办公的高校，在实际工作中，由于受到时间、地域及人力资源的限制，高校档案信息往往不能及时为用户所用，更无从谈及档案信息资源共享。为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，必须与时俱进，借助先进的通讯设施和技术手段，建立高校档案信息网络，以实现档案信息资源的共享。

一、档案信息化建设的必要性

在信息时代，档案管理信息化建设对推动高校的可持续发展具有十分重要的作用，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量一个学校信息化水平、管理水平的重要标志之一。信息化已经是潮流，是社会发展的必由之路，这是不可阻挡的，每个单位、每个个体或早或晚都会被这股潮流所席卷。高校拥有大量的科研人员及知识研发力量，档案信息化建设水平本应走在社会的前列，然而现实却是高校档案信息化水平普遍不高，称得上真正信息化的更是寥寥可数，这与社会发展和高校身份是极不吻合的。

二、高校档案信息化建设的现实意义

1、是实现资源共享的必然要求。“科学技术是第一生产力”，高校集中了大量的学术前沿信息，是知识创新、增长的基地。如何共享、发挥这些学术研究、科研成果的作用，使之转化为成果，为社会发展服务，是高校应具备的社会责任。而高校档案部门作为这些资源的管理保存部门，必须加强建设，特别是信息化、网络化建设，使其成为高校信息输出和社会采集信息的重要媒介和平台，发挥高校科研先导作用。

2、能提高档案管理工作的服务水平和利用效率。高校档案信息化，采用档案信息管理系统管理，其最大优点就是功能强大、效率高。

由于档案管理系统的利用不受时间和空间的限制，任何系统允许的合法用户，使用用户名及密码即可随时随地检索、查阅利用，真正脱离了档案人员、纸质档案目录、档案库房；特别是多校区办公的高校，这种全天候、全方位的服务水平和利用效率是传统型的档案管理所不能及的。

3、检索查询方便。传统的检索方式，需要通过纸质的档案目录找出所需档案的档号，再根据档号在库房查找、复印，再放回库房，既费时、费力，又容易损坏档案，不利于保管。档案管理信息化后，可以通过计算机即时查询、检索出所需档案信息并打印，能够极大地方便工作人员及查询利用人员，减轻负担。

4、能提高档案部门的工作效率。配合OA办公系统的使用，实施档案信息化后，改变了档案人工收集的模式，由管理系统自动监控，提前介入电子文件和管理工作中的所有文件，随时随地随办，自动捕捉归档，再配合信息发布系统发布利用、提供查看，变被动为主动。整个过程通过电脑操作自动完成，这样，使部门管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作。

5、是节约人员开支、节约办公成本、节约资源的必然要求。传统档案工作会产生大量的纸质文件，要利用人工进行收集、整理、保管、利用等，需投入大量人力物力及手工劳动来整理操作。实现信息化后，实行办公自动化，多校区办公开销特别是纸质开销大大减少，而且实行了电脑自动化归档、利用管理，由计算机代替人力进行操作，减少了人员开支，特别是大大减少了兼职档案员的人数，有力地促进了节约型社会的建设。

三、高校档案信息化建设的实现

档案信息化其实就是把档案信息“三化”：一是数字化；二是接收、传递、存储和利用一体化；三是网络化。信息化的建设就是围绕“三化”的建设来实现，主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范化建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。

1、基础设施的建设。这是档案信息资源建设以及档案管理应用系统建设的基础和前提，决定了档案信息化能否实现及整体程度。基础设施的建设包含整个硬件平台及网络建设，主要由计算机、服务器、交换机、路由器、存储器，以及数据库管理系统、信息安全系统、操作系统、管理系统等组成，另外还有数字化所必需的扫描仪、相机、条码机、复印机、打印机等。建设的核心是计算机网络，只有先进的网络系统，才能保证档案信息化的先进性，才能发挥信息化的整体效益。

2、档案信息资源的建设。“巧妇难为无米之炊”，没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的建设及利用就无从谈起。信息资源建设的主要内容是档案信息的数字化，主要包括两大方面：一是现有馆藏档案的数字化；二是收集和接收各类电子文件，整理集成到统一的信息系统数据库中。

3、标准化、规范化的建设。标准是工作的规范，有了标准，工作的开展就有了可以遵守的准则，信息化健康有序的发展就有了保障。档案信息数字化建设要坚持规范性原则，统一标准，统一规范，使电子文件的归档，室藏档案的数字化，数字化档案的采集、保管、存储、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，这是信息化建设的前提和必要条件。国家已经出台的一系列相关标准和规范有《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》、《电子公文归档管理暂行办法》、《磁性载体档案管理与保护规范》等。

4、应用系统的建设。开发（购买）优秀、可靠的适用于档案管理信息网络使用的软件，是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障，是保证整个高校档案管理信息化运转的重要支撑。系统应遵循国家档案标准，采用B/S结构，具备完善的电子文件管理功能、电子文件管理功能及授权功能、强大的目录打印功能、强大的远程数据备份恢复功能等，可以灵活管理各门类档案。特别要提出的是，一个技术水平高的档案管理软件不仅在管理档案业务方面要有较强的通用性以适应不同类型的档案管理，而且还应考虑到用户计算机水平的参差不齐，对不同应用人员的素质和应用水平也应有较强的适应性。软件在开发设计阶段还要考虑到适应用户的要求，并可按各自的需要能对各模块作必要的改进、扩展，预留与OA办公自动化系统对接的接口，以便实现二者的无缝连接，增强软件的易维护性、可靠性、安全性和兼容性。

5、人才队伍的建设。人是最核心的资源，是档案信息化的成功之本，没有相应的人才，任何先进的技术和管理手段只能是流于形式，信息化只能成为口号。目前各级档案部门中，现有从事档案工作的人员普遍专业知识单一，普通操作型人员居多，既懂档案管理又懂系统开发、数据库维护、程序应用、功能模块扩展和信息导航服务等计算机知识的复合型人才更是匮乏。档案部门应该尽快建立起一支以管理型人才为基础、以复合型人才为重点的档案干部队伍，把提高人的素质放在第一位，加强人才队伍建设。一是做好在职人员培训工作，边学边实践，不断提高信息化管理水平；二是大胆启用现有的技术骨干，培养复合型人才；三是积极引进人才，录用具有计算机专业知识的技术人才，以满足信息化建设的需要。

四、提几点建议

档案数字化是信息化基础工作，也是一项繁重的工作，起点高，耗时长，投入大，各高校应从自身实际出发，根据档案实际利用需求组织实施，逐步实现，切忌急功近利、盲目跟风、仓促上马。以下是几点建议：

1、确定数字化的范围。现有室藏档案中，哪些需要数字化，哪些不需要数字化，要心中有数，综合考虑人力、物力、财力等因素，从实际出发确定数字化范围。

2、选择数字化途径。可选择自己完成，适当聘请勤工俭学学生，适合任务不紧迫、人员充足的单位；也可选择外包，请专门的数字化公司，适合任务紧、财力充沛的单位。

3、选择好的管理软件。无论是购买还是自己开发设计，一款好的、规范的管理软件能让你事半功倍，会是你工作中的好帮手；同时好的软件能够确保数据的安全，让你免去后顾之忧。

4、做好规划、分工。数字化应该循序渐进，特别是对于财力、人力不足的单位，应该分派熟悉计算机的人员负责，按照“先珍贵、易破损的，后普通、易保存的；先利用率高的，后利用率低的；先永久的，后短期的；先当年，后往前追溯”的顺序进行室藏档案的数字化工作。

5、与学校信息化同步进行。目前，许多学校正在筹划、进行“数字化校园”建设或OA办公系统建设，这给档案部门带来了难得的机遇。档案部门应该结合学校信息化建设工作，共享数据平台，特别是做好与大部分文件在上面流转的OA系统的连接，全面实现资源共享，推进档案信息化建设。

参考文献

[1]王梅浅论档案信息化建设的发展[J].魅力中国，2009（12）。

[2]章华明也谈高校档案的信息化建设[J].数字技术与应用，2011（11）。

[3]于春林档案信息化建设的发展趋势[J].赤子，2010（2）。