解析档案信息化实践与档案工作创新

吕秀艳

吕秀艳

（牡丹江电业局，黑龙江牡丹江157000）

摘要：社会信息化进程的加快，使信息资源已成为人类经济活动和社会活动不可或缺的重要资源。信息技术的广泛应用和发展，使信息产业成为国民经济中最具增长力的部门与重要的支柱产业之一，与此同时，信息技术的广泛应用与发展给档案信息化的建立带来了新的契机。本文对档案信息化实践与档案工作创新进行了分析与讨论。

关键词：档案；信息化；实践；创新

档案的信息化是为了科学的管理档案、扩大和发展档案部门的社会公共服务功能，也是为了落实科学的发展观、构建社会主义和谐社会和更好地发展档案事业服务。加强和完善档案信息化的理论体系建设，是促进档案信息化的实践发展，更好地服从、服务于经济社会发展和现代化建设的重要基本条件。

1档案信息化理论的涵义

档案信息化是一个比较广义的概念，而在本文中，笔者将结合多方面的资料和自身工作经验讨论档案信息化。档案信息化的涵义至少包括以下几点：第一，档案信息化是一项智力型的系统工程，也是一个长期而复杂的建设过程，不能一步到位；第二，档案信息化是通过档案信息的资源化，利用了现代的信息技术来管理档案，提高效益的过程；第三，档案信息化是为了档案信息社会公共服务，实现档案信息资源的共享；第四，档案信息化是根据当今国情和现代信息技术工作环境，重新确立的网络环境中档案管理和服务的基本框架和方法，用以提高档案工作的效率和现代化水平。

2档案信息化的基础工作

实现档案信息化是一个长期而复杂的过程，这个过程离不开大量的基本工作的完善。

2.1人才储备。中国的档案事业要想尽快实现档案信息化，必须要有一大批精通档案管理业务、懂计算机技术、会外语和各类专业知识的复合型人才。目前我国的市场经济条件下，人才都是自由流动的。由于档案部门的薪金待遇相对较低，并这样的情况短时间内难以从根本上得到改变，这就给档案部门吸引和挽留所需的人才造成严重问题。因此，档案部门应针对这一状况制定有效的措施来招聘和留住人才，做好档案信息化的人才储蓄工作。

2.2纸质档案的数字化。为了使可利用的纸质档案成为网上的信息资源，就必须将其数字化的处理，使之符合目标的要求和信息化的环境。当前，根据我国的国情，最待完善的就是档案目录的数字化，建立档案目录的数据库。在这样的基础上，再进行档案全文信息数字化。

2.3网站的建设。网络技术是档案信息资源共享的最佳技术手段和最好实现途径，档案信息运用的网络化成为档案信息化实现的重要标志之一。目前，我们档案网站的建立还存在很多的问题。如：大多数的网站上还没有查询功能，有的也只能档案号来查询，这就给普通的利用者带来了很大的不便。此外，有关档案目录的信息还没有上传到网站中去。并且，全国近3700个档案馆中，只有几十个档案馆建立了网站。种种情况表明，档案网站的建设方面应该加大力度，尽快建设，以便民众。

2.4档案信息进入公共网络中的实际问题。在实现档案信息化的过程中会遇到很多实际问题，如：网上“电子档案信息”的真实性、可靠性、保密、提供方式、收费、法律保护等问题。对于这些问题的研究和解决，是顺利实现我国档案信息化的先决条件。

3档案信息化建设的实践内容

3.1建立档案的数据库。第一，输入文件级的目录。第二，采用大型的图纸扫描仪和文字扫描仪、数码相机等设备，对原文件全文扫描、老照片档案及实物档案实行数码照相，实现原文件信息的信息化。

3.2建立档案室（馆）的网站。与市电业局、兄弟单位等局域网实施系统内部的资源共享。在局域网上向广大的电力工作者提供档案的信息查询服务，并赋予权限全文下载，逐步实现信息沟通，营造电力经济发展的有利环境。

3.3加强电子文件收集、积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。现在，我们要求进档案室的文件全部实行电子与纸质文件的双档双轨制，纸质和电子文件一并移交档案室。这样既推进了档案室的电子化进程，又节省了档案室建设数据库的工作量。

3.4加强电子档案的整理与保护。电子档案整理：目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应该按照档案的种类分别整理组盘。文书电子档案整理对内部文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。组盘后，档案人员应该用统一的数据库结构和规范命名，并建立文书档案盘内文件的目录，以便于计算机对盘内文件的查找。

电子档案保护：由于归档电子文件用脱机方式保存，在实际使用中大量的电子文件由原来的软磁盘发展为光盘保存。光盘作为新型的存储载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。加强病毒的防范，要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保光盘不带病毒。

3.5加强档案管理软件的推广力度。电子文件包括电子文件内容、载体和显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。印发电子目录数据库的结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段、名称、类型、长度作出规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

4档案信息化的建设创新

4.1推广档案的信息化，提高档案的标准化和规范化水平。目前，档案信息化的现状是档案的标准化、规范化的滞后和各个兄弟单位之间的档案资源不能实现共享，档案人员的业务水平不等，这些都严重影响了档案系统水平的整体提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面与各个环节，其中首要的就是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。

4.2信息化的建设应该要提高系统的整体水平。档案信息化的建设重点应该是组成系统的各个节点都应该达到一定的水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥出整体的优势，提高系统的综合能力。部分节点或者是一个重要节点的障碍，都有可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力一样是不现实的。鼓励和支持先进的单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以便于取得值得推广的经验，对整个系统都是有利的，但其根本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点是不可能组成先进的系统。

4.3有重点地抓好数据库的建设。当今，我国电网档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡与发展阶段，完成这一步的关键在于数字库的建设与完善。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络的连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

参考文献

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