地铁建设工程档案管理

周亚平

周亚平

苏州市轨道交通集团有限公司运营分公司江苏苏州215101

摘要：地铁建设工程档案管理工作作为地铁行业管理工作中的一部分，是一项系统化的长期工作，在地铁行业管理工作中占有重要的地位，为今后地铁的开通运营提供保障。如何加强对地铁建设工程档案的管理，应做进一步的思考与研究。

关键词：地铁建设；工程档案管理

前沿

地铁建设工程档案主要指地铁建设管理单位在地铁工程建设过程中形成并收集整理归档的工程立项、审批、征地、拆迁、地质勘察、测绘、设计、招投标、工程验收等文件、资料的统称。它包括地铁工程决策立项文件，地铁建设用地、征地、拆迁文件，地铁工程地质勘察、测绘、设计文件，地铁工程招标及承包合同文件，地铁工程开工文件，地铁工程商务文件，地铁工程竣工备案文件及其他相关文件等。由于地铁建设项目的特殊性，其工程档案与其他建设项目有着很大的不同：第一，地铁工程档案的形成时间较长。由于地铁建设项目工期较长，工程从决策立项到竣工一般需要四五年的时间。第二，地铁工程档案的产生部门较多。资料、文件需要经过多级政府职能部门和相关专业机构的审核批准。第三，因地铁建设项目是一个特大型的地下工程，其内容多样繁杂且专业性强。这些特点，使得地铁工程档案在收集、分类、归档管理环节存在较大难度。

一、地铁建设工程档案管理中存在的问题

1.施工单位对工程建设档案管理上的重视程度不够，只要工程开工，施工单位往往就着急工程进度、质量、形象、安全、资金等，尤其是像地铁工程这么大的项目竣工时间受到限制，必须按照约定的时间来完成。同时，还有许多工作需要协调，施工任务量大，而忽视了档案工作。等到工程完工要办理竣工验收时，施工单位才开始投入人力来突击补充和汇总资料，来应付工程竣工验收之用，使得工程竣工资料准确性、完整性较差，从而影响到日后的归档质量和归档的时间。

2.地铁工程建设周期长，施工单位档案工作和档案人员的连续性较差。一般地铁工程在立项审批、开工建设、安装调试、竣工验收、最后移交工程竣工档案周期约4-5年时间，编制竣工档案的工作就要持续4-5年时间，而这期间施工单位的档案工作往往不会由一人专门负责，而是根据情况变化经常变换档案人员。地铁工程档案关系到地铁今后百年运营大计，不仅当前需要，子孙后代也需要，要从思想上充分重视起来。地铁项目有些标段的档案管理人员中途调离岗位，如果在本单位内部调动尽职尽责者还好，如果调离原单位，后果可想而知，有的资料落在个人手中，用档案资料作为质押来要挟单位领导，达到个人某种利益的现象也出现过。这些做法对档案的损害是无法估计的。

3.施工单位档案人员及资料员的业务水平参差不齐，部分没有经过档案专业资格培训。地铁建设项目由诸多行业和系统的队伍参加建设，不同行业和系统的参建单位对地铁档案专业内容的了解参差不齐。个别承包商对档案工作的有关法律一知半解，甚至一无所知，不重视工程建设文件材料、图纸的管理工作，在内业表格填写上胡编乱造，与现场实际不符。在档案内业检查时，我们就曾经发现检验批质量验收记录内容填写不规范，主控项目和一般项目的内容全部填上，只要表内有空就填，实际工作中却没发生，与现场实际不符。例如：电线钢导管暗敷设分项工程检验批质量验收记录表格内有钢导管的防腐处理项，而在设计中，不需要防腐处理也未产生变更。但是，资料员在填写表格时就把钢导管的防腐处理项都填上了。在竣工图绘制上也不完整，为今后的查阅利用带来困难。

二、做好地铁工程档案工作的几点措施

1、业主建设单位加强对施工单位的监督和指导，在签定施工合同时，明确施工单位领导的责任，使他们充分重视工程档案收集、整理。各标段施工单位必须高度认识档案工作的重要性，加强档案意识，责任落实到人，要求项目经理负责制与工作效率兼顾，建设单位在与各个参建单位分别签订合同时，应将档案材料的收集、整理工作列入合同的有关条款里面，明确各方的责任。如抓好档案资料的源头做到及时收集材料的出场合格证及出场前的检验报告，按照规范要求到有资质的单位检测材料；做到试验数量、数据准确，不合格数据处理无误，使用部位，时间清楚，填写齐全，章戳俱全，书写清晰，装订程序合理、整齐，为档案的编制工作提供及时、准确、系统、完整的工程资料。

2、施工单位应做好档案人员的管理和培养，对档案上的费用做到专款专用。各施工单位在招聘录档案资料的人员时，特别要注重人才的素质、学历和相关工作经历，没有档案资料工作经验者，应先到相关部门培训取得档案上岗资格证书或资料员资格证方可上岗，业主建设单位派专职档案人员经常对各施工单位的档案资料的收集整理情况进行检查，发现问题要求立即限期整改，定期召集各施工单位的档案资料员进行业务培训、交流，以确保资料真实、有序、完整。对收集的资料应放在安全有档案保障措施的房间，配备基本“八防”设施，以保障档案资料的安全。同时业主建设单位配专人定期或不定期到各施工单位检查档案、资料存放情况，如发现不按规定要求做好档案、资料的保障措施，轻者限期整改，情况严重的令其停工整改。

3、要特别注意有关变更文件收集。工程在施工过程中发生一些与设计不相符合而需变更的地方，有平面布局、结构的变通、钢筋的代换、门洞尺寸形式的改变等，这些变更在施工中都有专门的变更文件，这些变更文件就是审核竣工图的根本依据。在审核中，会逐条与竣工图对照验收，图文是否相符，如不相符，则要修改或补充。

4、加强地铁建设工程档案信息化建设，提升地铁行业档案现代化管理水平。积极推进地铁工程档案工作现代化和信息化，实现档案工作由传统手工模式向现代化管理的方式转变。目前国内大都地铁公司都设计、安装了档案管理软件，配备相关设备，建立了地铁工程档案数据库，并逐步实现档案的全文检索和利用。

5、大力开发档案信息资源，增强地铁行业的核心竞争力。为做好地铁行业档案信息资源开发工作，重点对地铁行业档案利用工作进行调查，详细了解档案利用方式方法以及取得的成果，对一些好的经验和做法进行了推广。全面开发地铁工程档案信息资源，使档案信息在提高地铁公司整体管理水平，保持公司健康发展发挥积极作用，同时在一定程度上增强了地铁行业发展的核心竞争力。如苏州地铁档案年查阅达300多人次，利用效果非常明显，为建设、运营中解决了很多问题，为社会提供了优质的服务，赢得良好的声誉。

三、加强地铁工程档案精细化管理工作

2014年，我们集团公司提出“让精细成为习惯、让精致成为典范”的管理理念。为认真贯彻这一管理理念，我们应加强精细化管理在地铁档案管理工作中的应用。精细化管理是地铁单位提高管理水平的有效手段。精细化管理在地铁单位档案管理工作中的应用,可以使地铁单位的档案管理更加规范化、科学化，提高办公效率。“精细化管理”融入地铁单位的档案管理工作中，地铁单位的档案管理工作将会做深做细，管理受控，做到流程规范化、管理科学化，更好地促进日常管理工作。因此，做好地铁单位档案精细化管理工作对地铁行业的发展具有深远的意义。

七、结语

在地铁建设大力发展的今天，抓好地铁工程档案管理工作.不仅需要档案管理部门认真做好监督指导工作，而且还需要各相关单位的密切配合.形成齐抓共管的良好环境。重视并做好地铁工程档案管理工作，一定能为城市现代化建设取得更好的社会效益和经济效益。

参考文献：

[1]GB/T50326-2006.建设工程项目管理规范[S].

[2]黄艺.城市建设重点工程档案管理的思考[J].中外建筑.2009(6).