浅谈档案管理流程

郝月荣

菏泽市东明县中医医院

摘要：无论是电子文件管理还是传统档案管理，都需要有效的机制来推动与保障。档案管理机制是指确立文件管理基本要素之间的相互关系，保障管理目标顺利实现的基本原理与方式。我国传统档案管理的流程设计一直沿用的是文档集成多元管理体系，将档案管理的行为前置到文件形成领域，在组织上初步形成了文件形成领域和档案管理领域的集成。本文简要介绍档案管理的流程。中国论文网h

关键词：档案管理；档案管理流程

档案由若干职能项划分，总体可以分为：行政管理，经营生产管理，科技研究产品管理，基本建设管理，财会、人事管理。档案的基本类型可以分为文书档案，人事档案，会计档案和其他载体档案。所谓的档案管理，就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等活动。从而提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的方法。档案的基本流程主要是：

1.档案的收集和整理

收集的档案主要包括对单位有历史价值和根据研发和市场需要收集的可分析性资料。收集的材料要保证其真实性和完整性，并具有相应的完整的手续。归档的材料应为原件，文件材料字迹清晰，图样、图表完整。根据收集的档案进行必要的分类以确保以后查阅方便。档案分类应按照档案的内容和组织部门、业务项目等因素进行分类。对同一“类”（或小类）的案件应该装订于一档，如档案内容较多，一个档夹不够使用时，可分为两个或以上的档案进行装订，并在类别之后增设编号，以便查考。每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序进行编号，并以每一份档案一个编号为原则。档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。档案分类各级名称经确定后，应参照“档案分类编号表”将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2.档案的鉴定统计和归档

归档的文件主要是对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等，重要的会议材料，包括会议的通知、领导人讲话、会议简报和会议记录等。反映主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等，单位的各种工作计划、计划考核、报告、统计报表及简报。与其他单位来往的文书及权益文书等。领导的批示以及与有关单位签订的合同、等文件及过程材料，公司内部人事调整的文件材料和员工奖励、处分、考核的文件材料、本单位以及员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。单位发布的各类宣传材料和反映本单位重要活动及历史改革、大事记的剪报、照片、录音、录像等。

建设全程档案，员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）形成的档案资料；财务档案资料以及各种实物档案。部门档案资料要进行详细信息的等级，并编制有关《部门档案（文件/合同）管理记录目录》，以便检索利用。档案文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

基建档案在归档时时一般不少于两份，其他档案一般在归档时使用一套，对于较为重要和频繁使用的档案应根据实际情况增加归档分数。

3.档案的日常管理和保管

单位档案管理人员须按照国家档案管理规章制度对档案资料进行立卷、标识和保管。应定期的对档案资料检查、清理，如发现问题，立即向领导报告，并对破损或褪变档案应及时进行抢救。保管档案的基本物质条件是：档案库房、库房设备、档案装具、档案包装材料等。

由于档案的特殊价值，要求对档案进行长期甚至无限期的保存，要求档案库房建筑防热、防水（防潮）、防光、防有害气体及灰尘等。密闭条件好的库房，库外温湿度对库内影响较小，利用空调机、去湿机降湿、降湿的效果就比较理想，开动空调机、去湿机的频率小、时间短，节省能源。档案装具的设计应符合坚固耐久、不损害档案、便于管理，有利于合理利用库房空间以及经济美观的要求。切实必要的档案包装后可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的危害，减少档案载体的机械磨损。档案库房的电器设备，应定期检查、保养，发现隐患及时排除。严格控制档案库房中使用明火、电炉、电熨斗等电器设备，严禁在库房吸烟。档案管理人员外出时，应注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员的未经批准不得进入档案室。

4.档案的借阅和保密

各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，档案管理员和借阅人员，要负责做好档案的保密工作，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

借阅档案原件只限在档案室，不能带出，档案借阅一般只提供复印件，如需借阅原件，则需要相应的手续和相关管理人员签字同意。对已到保密期限的档案，经行政人力部经理或项目办公室主任同意后解密，并对解密档案作一般档案管理。借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。档案的收进、移出、保存、销毁、展出等都必须有严格的手续，随时掌握档案的库存量、借出量、阅览量、移出量、销毁量，确保档案不丢失。外单位摘抄档案的，应经相关领导批准，并对摘抄的材料要进行复查审核。员工离职时，对已形成的档案资料或所借阅的档案应办理移交手续。

5.档案的销毁

档案保管期满需要销毁时，可以按照以下程序销毁：一.由本单位档案机构提出销毁意见，编制档案销毁清册；（2）单位负责人在档案销毁清册上签字。

销毁的档案包括项目：保存期满或者在保存期内无需继续保存的档案，应及时予以废除或销毁，废除或销毁程序必须经有关部门批准执行。

对已失去利用价值的档案，在进行档案的销毁时，有关人员必须写申请销毁报告，经部门负责人审核，领导审批确定。经批准销毁的文件应留存半年，确无保存价值后再销毁。档案在执行销毁时，必须由行政人力部、法务主管代表和相关部门代表组成的监销人员进行现场监督，监销人员不得少于三人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件一并存档备查。凡属于加密档案的销毁应该按照相关规定的程序，确认无误后才可以进行档案的销毁。任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。

6结语

为了使档案管理适应社会的快速发展，首先，要让档案管理人员具有专业知识，提高档案管理人员的素质，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。这样才能够使档案管理人员成为既懂专业知识，又可以适应信息化要求的合格档案管理人才，也才能为单位的档案管理与服务水平的提高提供保证。