探析高校外事实物档案的特点及管理措施

覃秋会

广西科技师范学院?广西来宾??546199

摘要：在新的教育政策下，我国的高等院校教育国际化趋势愈加明显，对外交流和合作日益频繁，在这一过程中必然会产生大量的外事实物档案，它是外事档案的重要构成部分，保存价值很高。但是，由于高校办学规模的不断扩大，在这方面的管理上还缺少专业性和规范性，在统一集中管理和开发利用方面也存在有很多漏洞，这就需要高校结合外事实物档案的自身特点，有规范性的制定优化管理措施，以提高外事档案的管理水平。

关键字：高校教育；外事实物档案；特点；措施

在我国高等院校教育中，在教育模式上具有很明显的开放性特点，尤其是在近些年来高等院校改革不断深入的大环境下。高校外事活动的频繁性也使得外事实物档案逐渐增多，这是高校外部交流和合作中的重要资源，需要在日常管理中做重点关注，但是，现阶段高校内外部管理活动的日益繁琐，使得在这方面管理上出现了一系列漏洞，这些漏洞会对其开发利用造成不利影响，需要高校及时发现并采取措施予以解决优化，使其利用率得到提升。

1.高校外事实物档案的特点介绍

所谓的高校外事实物档案就是高校在开放性的教育政策下，进一步加大和国外团体或学者的交流和合作力度，这种合作体现在科技、人才、实训等等方面，在这些交流往来过程中所产生的具有重要保存价值的事物，从当前高校的外事实物档案保存现状来看，它具有以下几方面特点：首先，来源比较复杂。现阶段高校出国访问的师生或者是外国来访、交流、学习的组织和个人学者逐渐增多，并且在交流合作的范围上也不断扩大，这样所产生的外事实物档案就会越来越复杂，涉及到的面更广[1]；其次，档案内容的保密性。外事实物档案既然是在对外交流活动中产生的，那么它的内容构成也就主要是以国内外高校专家教授在来访时的讲稿以及资料赠送等为主，这其中就会涉及到知识产权保护和保密性问题；第三，形式上的艺术性。一般来说，在外事活动中，除了必要的学术知识交流外，还包含有常见的礼仪性书画、工艺品以及美术设计作品等赠送，这些艺术品可以在一定程度上反映出国外不同时期的艺术创意和审美理念，这也是其艺术性的一种表达形式；第四，语言的多样性。外事实物档案是高校在对外交流合作中产生的，而高校对外交流合作又是多方面的，交流合作的对象也是多样化的，不同地区、不同城市甚至于不同国家所文化背景上的差异，使得在档案语言上也会有各自特色，涉及到多个不同的语种。

综上所述，高校外事实物档案所具有的这些特点，需要高校管理部门在制定管理措施时有所侧重，根据不同特点的差异来提高管理措施的针对性和科学性，减少管理的失误，从而使其保存价值得以延续。

2.高校外事实物档案的管理优化措施

2.1对其收集整理工作进行细化

在制定相关规章制度时，需要各种人员结合档案的内容和特点，有针对性的形成各项规范措施，以确保制度的实用性，并且还要对每一项具体操作要点进行明确，例如关于档案的归档范围确定、整理收集方式以及后期利用方式等等，从而为档案的入库对利用提供全过程的制度保障，减少其损耗[2]。

首先，档案的收集阶段。在对外事实物档案进行收集时，还要始终坚持及时性和细致性的工作原则，并在收集方式上融合平时收集和集中收集、一般收集和重点收集两种方式，进一步扩大收集的范围和领域，

在收集的渠道和方法上也要进一步丰富，并及时关注和介入到高校所进行的各种对外交流和合作活动中，建立全过程的联系和交流机制，了解相关档案资料的产生和流转，特别是对那些较为容易忽略和丢失的实物档案更要特别关注，要在第一时间将其收集到档案库中并规范化保存。收集的重点要放在那些对高校长远发展、校园文化建设以及有利于提升高校综合实力的那些实物档案，保证这些档案资料的真实完整，并且它的相关背景材料也要齐全。

其次，档案的分类方面。在对档案资料进行分类时需要坚持科学和合理原则，根据高校外事活动的不同内容和类型来进行针对性分类，例如常见的教学培训、访问交流、科研合作以及学术讲座等等，也可以依据实物档案的具体载体形态，例如文书类、礼品类等等，按照时间先后、重要性来进行排序。需要注意到的是，每一个实物档案都是需要有详细的文字说明的，说明的内容要包括档案的编号、名称、来源等等，确保和实物档案的检索目录相一致[3]。

第三，档案的保管方面。在外事实物档案的保管上，保管人员要时刻贯穿统一集中管理的原则，如果院校的条件允许的话，就可以建立专门的外事实物档案保管库，并及时观察和调整档案库中的温度和湿度，温度和湿度不能过高或过低，不会对实物档案的外观造成影响。如果是那些不适合长期保存的实物档案，可以以保存影印件和清单的方式来实现详细记录，需要注意的是，有些实物档案是采用特殊材质来制成的，这种特殊的材质就需要有特殊的保管方式来进行保管，同时需要在清单中予以特别说明。

2.2提高档案的开发利用重视度

首先，要对外事实物档案进行展览，通过展览来发挥实物档案所具有的文化交流和宣传作用。需要注意的是，在举办这种活动时，要结合高校中心工作的实际需要和参观对象的需要，确定出最有价值的展览内容。同时还要结合高校自身管理工作的变化以及参观对象的类型不同来及时的调整展览内容，但是由于实物档案在多次的展示中势必会对其外观产生不同程度的损伤，特别是对于那些历史较为悠久且制作材质特殊的档案类型来讲，更要立足于保护的角度，对其进行重点部位的拍照并附上详细的文字说明，这样可以在举办展览会时以照片来替代实物档案，这对实物档案来说是一种很不错的保存方法[4]。

其次，强化外事实物档案的编研工作。在高校外事实物档案的实际保管中，管理人员可以对其进行相应的梳理和筛选，并由此编撰出相关编研材料，例如可以根据自身办学性质和办学特色，编制高校外事实物档案系列画册，这样可以最大化发挥外事实物档案所具有的宣传教育功能，展示出高校对外交流和合作的成果。例如建筑方面的院校就可以对国外建筑的风格、类型等进行相应的收集整理，按照不同的特点进行分类，之后将其制作为统一的、规范的精美画册，展示出国外建筑的发展史、建筑的风格类型、特点等等，同时也可以将其风格的特殊性形成原因进行简述，也可以将其和我国国内的建筑相对比，列出两者的差异性和优势性，这就具有很强的可参考性和可视性特点，可以引导学生以饱满的兴趣参与到学习过程中，认识到实物档案所独有的信息承载功能。

3.总结：随着我国高等院校的不断增多，高校体制改革取得了一系列显著成效。在高校内部管理工作中，外事实物档案的保管和利用是重要内容之一，外事实物档案是高校在外事活动中所产生和积累的各种资料信息，它可以在一定程度上反映出高校的教育水平和教育资质，由于其是在外事活动中产生的，因此，它就具有一系列独特的特点，这与其自身产生和利用有很大关系，在对其进行优化管理时需要结合档案自身特点，从多个角度入手，建立一个全过程的保管和利用体系，使其保存价值得以延续。

参考文献：

[1]吴红.高校外事实物档案的特点及管理利用分析[J].浙江档案,2016,(01):59.

[2]吴坚.论高校外事档案管理的新举措[J].办公室业务,2014,(13):100-101.

[3]潘岩,冯严.高校外事档案科学化管理的几点思考[J].中国管理信息化,2013,16(5):77-78.

[4]贺文婷.高校档案管理工作存在的问题及对策初探[J].广东轻工职业技术学院学报,2011,(02):75-77.