中职学校会计档案信息化管理分析

樊娇媛

广西来宾职业教育中心学校546100

摘要：当前中职院校的会计电算化以及会计信息化不断发展，使用现代化的技术手段对会计档案信息进行收集、整理与保存，为会计档案信息的查询提供便利。本文就中职学校会计档案信息化管理进行分析和研究。

关键词：中职学校会计档案信息化管理

信息化下的会计档案有传统的纸质档案，也有计算机硬盘、光盘等储存会计数据信息的财务系统。加强会计档案管理工作，能够有效地掌握学校一定时期内的经济以及财务活动，是学校的基础性工作，能够为学校制定政策、规划财务以及经费开支等提供科学的依据。使用现代化的信息技术手段对会计档案信息进行科学的收集、整理与利用，为会计档案信息化查阅提供便利，促进中职学校职业教育的现代化发展。

一、中职学校会计档案信息化管理的现状

1.档案数量多，管理水平不高。当前中职会计档案管理依旧以纸质为主，并且一定时间后才能够将会计档案装订成册，纸质档案数量比较多，随时有可能会混淆、丢失。而且在对档案进行装订以及打印等工作中还会消耗大量的人力物力，如果要查账，需要按照年份查阅凭证号，然后到档案室调取相关资料，使工作效率受到影响。还有些中职学校对会计档案管理重视程度不高，存放会计档案的档案室硬件设备不足，防虫、防火以及防潮等措施不到位。

2.会计档案信息安全性不强。以往的会计档案管理是将经济业务记录在纸上，在会计凭证后附有原始的发票以及单据，然后装订成册并盖章确认。如果要对纸质的数据资料进行修改必然会留下痕迹，能够为非法修改被制止。而会计信息化的背景下，计算机中储存的数据信息很容易被篡改，而且不会留下任何痕迹，不容易被发现，并且计算机硬盘如果损坏，并且没有备份数据，是很难恢复的。网络信息技术的发展使得计算机病毒感染、黑客等攻击严重威胁着会计信息化档案的安全，造成无法估量的数据损失。

3.档案管理人员素质水平有待强化。会计档案工作中，管理人员的素质水平是十分重要的。一直以来，中职学校只是注重会计业务的继续教育，忽视了档案管理以及信息化建设，会计人员的素质水平存在一定的差异，满足现代化的信息技术以及会计档案管理需求的人才十分短缺。

二、中职学校会计档案信息化管理的有效策略

1.完善会计档案管理设施，实现信息化建设。“互联网+”时代，网络信息技术快速发展，当前中职学校也实现了信息化建设，电子凭证逐渐出现，建立原始凭证交换平台，设置现代化的档案管理设备，对网络办公软件进行升级，将网络办公系统与财务软件有效链接起来，对常规经济业务通过网管接口进行处理，依据会计记账实现资料的自动读取，是吸纳经济业务的输入。在财务软件的记账凭证编制模块下设置原始凭证的扫描上传功能，实现会计档案信息的实时查阅。在中职学校的网络办公系统中建立会计档案信息查询系统，链接财务软件中的数据，实现会计电子档案的信息化管理。网络办公系统中应设置相应的权限，让相关科室的人员能够直接查询业务，能够为教育教学、评估以及审计等提供科学的会计信息数据，使会计档案利用率得以提升，实现资源的共享。

2.提高会计档案信息化系统的安全性。中职学校会计档案信息化管理后，需要全力做好会计档案管理的安全以及保密工作，加强内部控制制度以及电子档案信息保障机制的建设，严格控制权限，授权操作系统的管理权限，通过密码和口令进行管理，实现数据的科学备份，避免数据被篡改，实现会计档案信息化管理更加安全、保密。需要由专人对储存会计信息化数据的计算机以及服务器进行管理，做好日常维护，并且不能让外人操作财务计算机，完善网络安全管理机制的建设，为数据库进行加密处理，建立网络入侵防御系统，做好硬件设备的防范，避免非法入侵。会计档案管理人员需要对会计档案进行科学的整理与备份，完善会计电子资料备份的管理制度，使会计档案资料管理更加安全，也使财务软件系统稳定运行，与此同时，也需要强化纸质档案的存放与管理。

3.全面提高会计档案信息化管理人才的素质水平。做好中职学校会计档案信息化管理工作，人才是十分关键和重要的。会计档案信息化管理要求会计档案管理人员具备更高的能力素质，要求会计档案信息化管理人员不仅具备扎实的会计、档案管理知识，还能够熟练操作计算机，懂得网络技术。要提高中职学校会计档案信息化管理的水平以及效果，需要通过多样化的途径全面提高会计档案管理人员的教育培训，使会计档案管理人才能够掌握现代化的档案管理知识与技能，强化综合业务素质水平。会计档案管理人员在日常工作中应与时俱进，将新知识、新技能应用到会计档案管理工作中。此外，还需要加强激励机制的建设，提高会计档案信息化管理人才的工作积极性与主动性，使会计档案信息化管理水平以及效率得到全面的提升。

参考文献

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