浅谈文件生命周期理论

胡月

关键词：文件生命周期理论；档案学；产生；内容；意义

文件生命周期理论是将文件从最初产生到最终被销毁或被永久保存的运动过程看作是一种生命现象，研究这一过程中文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论学说，是对文件运动过程和规律的客观描述与抽象总结。文件生命周期理论是档案学的基础理论之一，也是档案学走向成熟的重要标志。认识文件生命周期理论对做好档案工作有着重要的指导意义。

一、文件生命周期理论的产生

文件生命周期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的，它首先诞生在国外，主要是欧美国家，之后在世界许多国家得以盛行。进入20世纪，世界人口增长速度加快，各国政府的职能都在扩大，特别是两次世界大战和20世纪30年代经济危机的爆发使得政府的作用越来越重要，公务活动越来越频繁。文件作为政府机关的管理工具和活动记录，也随着政府活动的增多而大量增加。据记载，美国国家档案馆于1934年在华盛顿成立时，就保管了100万立方米的联邦文件，随后以每年6万立方米的速度增长，到20世纪30年代末，文件的年增长量上升到16万立方米，到了1943年，文件的年增长量更是达到了60万立方米。如此暴涨的文件数量给美国政府带来了巨大的压力，几乎到了难以承受的地步。

当时的美国伊利诺斯州档案馆馆长玛格丽特?克罗斯?诺顿在1944年提出了富有创新性的见解：“很显然，任何机关不再可能保存其活动中产生的全部文件，档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件”。这一观点得到了美国国家档案馆专家菲利蒲?布鲁克斯的赞同和支持。1950年，伦敦大学艾利斯教授在第一届国际档案大会上提出了文件生命的“三阶段论”，即关于文件的现行、暂时保存和永久保存三阶段理论。英国档案学者马勃斯在1974年发表的《文件中心的组织》中系统地论述了艾利斯的观点。80年代开始，国外对文件生命周期理论的研究范围扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，也涌现了一些颇有深度的论著。尤其是阿根廷档案学者曼努埃尔?巴斯克斯的《文件的选择》和《文件生命周期研究》这两本著作，成为全面系统论述文件生命周期理论的代表作。延续至90年代，文件生命周期理论不仅流行、扎根于欧美国家的档案界，而且推广到广大第三世界发展中国家的档案工作研究领域。

二、文件生命周期理论的内容

文件生命周期理论的核心内容可以概括为：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段(文件的整体运动过程具有阶段性特征、文件运动过程的各阶段具有不同特点、引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化)；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。

l.文件的最初形成到最终销毁或永久保存，是一个完整的运动过程

(1)文件是一个广义的概念，无论其载体形式和记录方式如何，都是人类社会实践活动中直接产生和使用的信息记录。现行文件和历史档案都是广义文件运动过程中的某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分。

(2)文件运动现象如同生命现象一样，从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。文件最初产生、保管和频繁利用，然后是由于其偶尔的作用和潜在的价值被送往档案室，最后当文件的现行业务价值完全丧失后，除具有档案价值的文件移交到档案馆永久保存外，其他一概销毁，这一发展过程是连续的。

2.文件价值状态的变化过程可以划分为若干阶段

(1)文件的整体运动过程具有阶段性特征。从文件运动形态可分为现行、半现行、非现行三个阶段；从文件保存场所可分为承办单位留存、中间档案馆留存、总档案馆永久保存三个阶段；从文件运转流程可分为产生办理、现行利用、过渡保存、历史保存四个阶段；从文件管理程序可分为文件形成、使用和维护、鉴定和选择、档案管理四个阶段。划分方法尽管不同，却共同反映出文件的运动过程具有阶段性的这一事实。

(2)文件的各个阶段各有不同的特点。如文件的运动形态的各个阶段的特点：现行文件现行作用突出，频繁使用，部门使用，存在本部门；半现行文件现行作用减弱，利用率降低，部门使用为主，检验历史价值，存在本部门或档案中心；非现行文件现行作用消失，无历史价值的淘汰，服务对象扩展到社会，档案馆保存。

(3)文件价值形态的规律性变化引起了文件阶段性的变化。无论是将文件生命周期划分为现行、半现行和非现行阶段或者是设计形成阶段、现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段，其划分的依据都来自著名档案学家谢伦伯格所提出的双重价值鉴定理论。他把文件的价值分为第一价值(又称原始价值)和第二价值(又称从属价值或档案价值)。所谓第一价值，主要从是针对文件形成机关来说，在文件的执行价值中得以体现；所谓第二价值，则是针对其他机关和个人利用者来说，分别以文件的凭证价值和情报价值为特征。文件生命周期各阶段的划分，正是随其本身从原始价值向从属价值过渡而自然形成的。

3.不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理形式之间存在内在的对应关系

(1)处在不同运动阶段的文件具有不同的价值形态和作用，因此需要采取不同的管理方法。文件价值形态的规律性变化还决定了文件的服务对象、保管场所和管理方式。第一价值决定了文件必然以形成机关为首要服务对象，当第一价值旺盛时，为满足机关频繁利用的需求，文件适宜保存在机关内部。但是伴随着第一价值逐渐递减，机关利用需求逐渐淡化，机关自行保管半现行文件，无论在工作人员还是在办公环境方面都是一种沉重负担，但半现行文件残留的第一价值使机关希望有一种既能满足自身利用需求、又能检验文件是否具有第二价值的保管机构，于是文件中心应运而生，我国的档案室也是这种过渡机构。最后，第一价值丧失而又没有第二价值的文件就被销毁，而显现出第二价值的文件则会转而为社会各界服务，在更大范围内发挥作用，所以应将其作为档案保存在档案馆。

(2)各阶段文件服务对象、保管场所和管理方式等方面的变化只不过是文件运动不同阶段的外在表象，只有价值形态的变化才是其内在决定因素。文件生命周期理论通过揭示各阶段文件价值形态与服务对象、保管场所、管理方式的对应关系，找到了文件的连续运动过程发生阶段性变化的根本原因，从而为文件的阶段划分提供了科学依据。

三、文件生命周期理论的意义

1.了解和掌握文件生命周期，能够使档案工作者更进一步地使现行文件管理与档案管理相融合，以利于推进文件管理与档案管理一体化。在文件生命周期理论中，文档运动中的各个阶段各有不同因素的发展和对应的变化，在科技、经济快速发展的今天，掌握并运用这些变化，结合实际，改进工作，使文档在机关工作和现实社会中发挥积极的作用，是文档管理的目的，也是最高原则。文件生命周期告诉我们文件经历的几个阶段实际上就是从文件过渡到档案的几个阶段，从现行文件到档案是一个延续统一的过程。1990年11月19日颁布的《中华人民共和国档案法实施办法》第六条规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织内的档案机构的主要职责”之一是：“对本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。”这条规定明确指出了档案部门对现行文件的管理工作也属于档案工作范畴。在实际工作中档案部门经常向机关、团体、企事业单位进行业务指导，提高他们的归档立案水平，推行立案工作标准化，这些都是文件生命几个阶段健康发展的保证，也保证了文件生命的持续和衔接。

2.以文件生命周期理论为基础可以对文件进行有效管理。为了实现文件的阶段性管理，文件管理的原则方法、规章制度和机构设置也必须符合文件生命运动规律，以文件生命周期理论为基础分阶段采取不同的管理方法。文件管理活动的阶段性特点是由文件生命的运动规律性所决定的，要实现对文件有效地全面管理，文件管理活动也必须是一个连续而又阶段分明的过程。在现行阶段，文件管理活动主要是控制文件过量增长，防止产生不必要的文件，并对现行文件进行整理、分类、编目，及时发挥文件现行作用。在半现行阶段，文件管理活动主要是维护与保管文件并继续为文件形成机关的利用提供服务，同时对文件进行处置，保证文件顺利进入非现行阶段。

3.在文件生命周期的指导下可以在实践中改进档案工作、提高效率。文件生命周期研究文件属性与人的主体行为之间的关系，教导我们应重点关注文件本体自身，而不能只顾人的主观行为而忽视文件的客观属性。比如，文件办理完毕就要收集、整理、鉴定、立卷、归档，归档之后文件才能称为档案，这在学术界已成为共识。但在实践中可以依据文件生命周期将常规的归档重新设置。一般在我国档案工作中，对本单位的发文，文件归档设在文件的制作和现实使用阶段；对外单位的来文，文件的归档在文件暂时保存和永久保存阶段之间。这样可以保持文件有机联系前提下，将文件按价值区分，有效地管理并构成一个有机整体，同时也符合文件运动的规律。将立卷归档关提前的最大优点，就在于它把文件登记、档案实体分类、文件价值鉴定、立卷、考录和档案标准等工作合为一体，全部在信息输入计算机前一次完成。这样，就打破了现行文件管理与档案管理原有的界限，使需要用手工方式参与进行的信息输入与信息处理工作几乎全面合一，使原来文件登记、立卷、考录三项工作项目，减化成了一项工作项目，为进一步提高档案文件质量和促进办公自动化、档案管理自动化作出了贡献。

文件生命周期理论为我们阐述了文件运动的整个过程，说明了文件运行各个阶段的特点，最重要的是为我们论述了文件(档案)管理的完整性、历史性、统一性、阶段性、价值性、对应性等基本性质和管理原则，根据这些基本性质和原则我们就可以结合实际情况加以运用，提高我们的文档管理水平。

参考文献：

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[3]董春利.文件管理的核心理论探究[J].现代商贸工业，2011(23).

作者单位：北京市社会科学院

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