浅析如何提升办公室综合事务管理水平

郭睿

郭睿

中铁六局集团有限公司北京市海淀区100036

摘要：办公室是在企业中起到至关重要作用的一个部门，不仅能够协助领导对企业进行管理，同时也是沟通企业各部门，以及企业和职工之间的桥梁。故此，办公室一直在进行不断地自我改善和完善以适应新时代对企业的要求。

关键词：企业；办公室管理；措施

1.办公室综合事务管理工作在企业发展中的作用

办公室综合事务管理工作包括整理分档、统计、管理企业的各项资料文件，同时还要帮助企业管理层向下逐层传到其会议精神与工作的具体分配内容，还要时刻保持与企业各个部门间的沟通，保证工作的顺利进行。其次，行政部门还负责企业的接待工作，这是企业发展中的重要环节，也是对外展现企业风采的有效手段，对企业的发展和形象有着十分重要的影响。在具体的实际工作中，办公室行政管理人员通过对其他部门的工作内容及其进程的了解，并对其进行统计整理，将结果主动与企业管理层进行沟通，进一步保证企业管理层决策的准确性和科学性，减少因信息断层或者上下沟通不畅引起的不必要损失。由此可见，综合事务管理工作不仅为企业上下架起了沟通的桥梁，这不仅让企业管理层了解企业基层员工的工作和精神面貌，也能更好的将企业领导层的管理精神和工作指示更准确的被基层员工所了解和执行。

2.办公室实施精细化管理的意义

2.1解决职责不清问题，避免推诿扯皮

办公室工作千头万绪，一旦责任没有落实到人，就可能出现拖沓应付甚至互相扯皮的现象，就会给单位推进重点工作造成被动。实施精细化管理，就是进一步理清科室人员之间工作职责，确保各项工作责任明晰、精准到位。

2.2解决经验主义问题，避免疏忽大意

办公室工作的重复性比较强，很容易形成惯性思维，习惯用经验办事、按惯例操作，这样既不符合新形势下从严治党的工作要求，也容易出现工作失误。实施精细化管理就是要把单位对办公室的新规定、新要求固化下来，作为工作规范。

2.3解决结合部问题，避免工作交叉或管理真空

办公室的许多工作需要各部门人员之间的协调配合，一旦出现结合部衔接不畅，就可能造成工作出现交叉、脱节、撞车及管理真空等现象。实施精细化管理，就是要进一步分解细化责任要求，明确责任任务，实现部门人员之间紧密协作，确保工作环环相扣、衔接紧密。

2.4解决程序繁琐问题，避免效率低下

办公室具有时效性强的特点，很多工作必须在规定时间内完成。但是目前很多工作程序繁琐，不仅导致部门内工作拖拉，也给职工办事造成极大不便。实施精细化管理，就是要清除繁文缛节、缩短办事时限，提升办公室整体效率，更好地服务现场、服务职工、服务领导。

3.如何提升办公室综合事务管理水平

3.1优化办公室人员结构和工作流程设置

任何企业若需在社会市场中站稳脚跟，保证其自身的可持续发展，就需对办公室人员结构进行优化，同时还需优化工作流程设置，只有这样才能提高企业综合管理水平，保证管理模式的科学性和合理性。在对管理内容进行梳理以及对管理结构进行完善时，需从甄选办公室人才入手，拟聘优秀的岗位人才，保证办公室人员的专业素养，进而优化办公室人员结构，提升办公室队伍的整体素质。此外，办公室综合事务管理是企业众多管理工作中的一个缩影，但它却是企业形象的风向标，企业综合事务管理工作内容虽然比较琐碎繁多，但其中的大部分内容均在不同程度上涉及到企业的机密，为此，必须优化企业工作流程设置，使企业朝正规化方向发展。

3.2突出办公室服务企业经营生产的参谋决策、日常保障作用

在企业经营生产中，办公室综合管理工作的开展可以规范日常工作秩序，促进日常工作的全面落实，继而有效提高办公室综合管理效率。办公室综合管理服务于整个工作流程，它发挥着协调各部门的枢纽作用，是企业经营生产的主要参谋决策力量。为此，在企业经营生产的参谋决策中应突出办公室的综合协调职能作用，保障日常工作秩序的开展，如搞好上级与下级基层的协调关系，进而提高决策参谋的穿透力，最终保证各项生产工作的顺利圆满完成。

3.3构建信息化综合事务管理系统

网络信息技术正处在飞速发展和广泛应用的重要阶段，技术与各个领域的融合程度也在增强，那么机关单位在办公室综合事务管理当中同样需要做好现代技术的应用以及有效融合，为管理现代化的实现以及管理效率的提高提供强大的动力支持。而且新时期办公室综合事务管理对于现代化和电子化办公提出了更高的要求，所以要积极构建符合本单位管理要求的信息化综合事务管理系统，做好技术应用和改进工作，为效率和质量的提升提供根本保证。实现全自动化办公室信息化综合事务管理系统的突出优势，而在具体实践当中必须要加大信息化改革，在技术以及资金方面给予支持，将计算机设备和网络信息系统优化纳入到现代化管理体系当中，保障各项工作的有序开展。另外，在信息化建设的过程中，要尤其注重网络安全，可以特别邀请专门技术人员负责网络和信息安全的运作，同时也要培养本单位的工作人员掌握有关的技术知识。

3.4提高办公室行政管理人员素质

要想做好新时期的办公室综合事务管理，机关单位必须要切实提高管理人员的综合素质，加大对综合事务管理人员的素质能力分析，及时发现他们在处理实际工作当中存在的问题和不足，分析出现问题的原因，找到他们能力和素质方面的欠缺点，为针对性的培训教育工作打下基础。在对行政管理人员进行教育培训时，一方面要关注其专业业务素质的培养，要求其掌握丰富的综合事务管理理论和实践技能，具备能够在综合事务信息化管理当中适应全自动办公的能力，同时还需要不断提高交往沟通能力、应变能力、创新能力等方面的素质。另一方面要关注行政管理人员职业道德素质的培训，提高他们的责任意识和爱岗敬业意识，更好的承担行政管理的各项职能，为机关单位在新时期的创新改革和综合发展作出贡献。

3.5完善企业管理流程

为了充分保证办公室工作流程的顺畅合理，应当不断优化组织结构，提高办公室管理水平。办公室的工作流程是决定办公室办公效率的主要原因，指导着办公室的工作方向，能够规范办公行为，有助于员工工作效率的提升，避免出现散乱的办公状态。所以，应当加强规范工作流程，明确办公内容和事项，避免办公人员由于工作杂乱无章而出现疏漏。同时，需要合理配置人员，提高办公效率。企业办公室要做好领导指令的传达工作，同时配合领导完成相应的工作，保证有条不紊地完成办公内容。

3.6优化管理环境

良好的办公环境有助于提升办公人员的工作效率，所以优化办公环境也是办公室管理的一项工作内容。员工在良好的工作环境中能够更好地享受并开展工作，能够产生归属感，有助于实现员工的团结。员工的生活、工作观念受到信息化和自动化的影响，很多工作都开始朝着自动化和信息化方向发展，所以企业应当积极引入先进的科学技术，逐渐完善办公室硬件设施，尽量为员工配备足够的办公用品，保证办公室工作的顺利开展。

结语

综上所述，企业提高办公室综合事务管理能力意义重大，企业要致力于对办公室行政管理制度的不断完善，积极创新工作模式，以主动的服务意识大力推进企业办公室综合事务管理工作的开展，对企业的发展提供条件。

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