城建档案数字化管理浅析

陈立萍

（乐陵市住房和城乡建设局山东乐陵253600）

摘要：随着我国现代化建设的不断深入，城市建设中的房屋建筑、道路桥梁以及地下管线基础设施等工程项目的数量也越来越多。城建档案工作在20世纪80年代起步，经90年代的快速发展，逐渐形成了一定的规模体系。城建档案作为城市发展进程研究的重要依据，传统的纸质档案管理方式已经无法适应现代化的发展需求，无法满足人们对信息传递和共享的实际要求。因此，推动城建档案数字化建设，势在必行。

关键词：城建档案；数字化管理；措施

1实现城建档案数字化管理的意义

1.1数字化管理是实现科技档案由传统的管理模式向现代化管理模式转变的最好的方法

数字化管理依靠高科技手段来支持档案工作，档案检索方式将更加简单而有效。档案工作人员不仅是档案实体的保护者、调整者，还将成为档案信息的管理者、档案信息产品的生产者、档案信息利用咨询答疑的服务者。馆藏档案编研成果数字化的领域更为广阔、效率更高。

1.2档案信息数字化使档案部门能够摆脱传统的管理方法

档案库房完全虚拟化，就像人脑的记忆，只是在我们发出有关命令之后，按照设定的软件程序进行整理排序而输出，有利于提高信息的收集和使用效率。尤其是对于珍贵的档案文献或档案原件处于易损或变质状态时，经数字化后，可制作视读替代品，利于原件保存。

1.3数字化管理采用先进的数字化存储技术，使信息存储密度高，节省存储空间

随着社会文化、经济、科技等的迅猛发展，档案信息总量以惊人的速度增长，造成档案库房拥挤、保管困难。采用传统的密集架和缩微技术等方法可以提高档案保存的密集程度，但不能从根本上解决问题。而数字化信息具有存储密度高、存储量巨大、性能可靠、易用性好、存储成本低、多媒体融合等显著优势，从根本上解决了档案增加带来的库房拥挤的情况。

2城建档案数字化建设中存在的问题

2.1城建管理信息存在一定的缺失

在城建档案的数字化管理过程中，难免会由于信息网络不稳定而导致信息缺失的现象和问题，如计算机软件自身的问题、基础设施硬件的问题、信息网络的问题等，这些都对城建管理档案的信息造成了一定的干扰，降低了城建档案信息的真实性和准确性，导致城建数字化档案出现不够完整的现象，尤其是重要的城建档案信息资料的缺失现象极大地影响了档案资源的正常使用。

2.2安全程度不高

在电子档案形式的数字设备创建中，若其中一个运作步骤产生问题，就会导致所有的文件档案无法得到确定。而电子数据的各种不安全特性给电子档案的安全保密工作造成了很大的威胁。这些问题都是当前数字化档案管理中普遍存有的问题。另外，有些缺乏责任感的档案管理人员未对档案进行统一管理，没有进行有效备注与存档，致使档案经常受到损坏。

3做好城建档案数字化建设工作的若干思考

3.1做好城建档案数字化建设的前期调研和合理规划

要注重城建档案数字化建设的前期调研工作，对实体馆藏城建档案的管理情况进行详细、全面地调研，确保城建档案信息资料的完整性、真实性，能够为需求者提供快捷、高效的城建档案信息化服务。同时，还要在城建档案的数字化建设中做好科学合理的规划，包括馆藏城建档案的具体数量、不同类型等，在科学调研和合理规划的前提下，依照相应的标准进行档案的分类、整理，使之成为系统化、清晰化的具体档案条目，能够快速、准确地为档案检索提供线索和渠道，满足使用者的具体需求。

3.2加强标准化建设

实现数字档案的信息资源共享，必须按照一定的标准与制度对文档进行数字化转化，因此建设城建档案管理的数字化，需要制定科学规范的制度体系，其实质是实现信息化标准规范体系与规范数字化档案管理。信息化标准规范体系是对信息收集与整合，让档案信息安全得到保证以及数字档案的格式统一准则和建立与管理数字档案网站，进行全面说明与引导。而数字化档案管理规范实质是由接收原则与管理准则组成的。加强标准化建设，让城建档案数字化建设的发展具有科学性与操作性，并为其提供有效凭证。

3.3进一步提高扫描人员的整体素质

若想进一步提高扫描工作效率，就需提高扫描工作人员的整体素质，可开展以下几项工作：一是对于扫描人员流动性大，新任扫描人员难以很快胜任扫描工作这个问题，可以根据现有的扫描工作制度、工作流程和技术标准等，形成简单易懂的操作手册，提供给新任扫描人员进行学习。二是对于扫描过程中遇到的新问题或者多人、多次出现的问题，可以由扫描人员自己记录下来，定期提供给扫描工作管理人员。管理人员将问题归纳后，对于大家共同的问题，可在工作间隙对扫描人员进行简单的培训，加以解决。三是对扫描管理人员进行系统的培训，让其从城建档案的形成过程、组成内容、容易出现的问题等各个角度了解各种类别的档案，对城建档案形成系统性的认识，以便于在扫描工作过程中对扫描人员产生的问题进行解答和处理。

3.4合理选择数字化软件和档案加工范围

城建档案数字化管理系统软件可以将各项信息和数据有机地整合在一起，然后主动对信息数据挖掘分析，充分利用大数据系统为城市规划、管理及建设等方面决策提供重要的参考价值，提高城建档案部门的形象与知名度。此外，还要正确地确定城建档案的数字化加工范围，基于城建档案数字化建设工作量大的特点，要依照一定的原则和方法，明确城建档案的加工范围，制定合理的城建档案数字化加工方案，确定城建档案数字化加工的流程，结合具体实际设定相应的档案数字化加工标准和参数，较好地满足城建档案管理和利用的需求。

本局自2009年建立了自动化办公软件系统，2012年安装了城建档案信息化管理系统，今年又对城建档案信息化管理系统进行了更新，更新后的档案管理系统包括八个模块：档案业务管理、档案整编、档案查询、档案利用、案卷统计、声像档案管理、虚拟库房管理模块。需要查阅利用哪方面的内容，只需用鼠标轻轻点击对应的模块即可，方便快捷，整个档案管理系统清晰明朗，一目了然。更新后的城建档案信息化管理系统与德州市城建档案馆最新技术相匹配，并与德州城建档案馆的技术参数标准相适应。

3.5加强信息维护，确保档案安全

首先，档案管理人员应对扫描后的数字化档案进行核实，将已实现数字化的城建档案原件妥善保管，及时销毁加工过程中的相关硬盘，以防档案信息被泄露。其次，做好日常安全管理和信息维护。在使用者查询档案信息时，需进行详细身份信息的登记，详细询问调取档案的目的、用途，并跟踪管理。在互联网上提供已公开档案目录查询服务的，必须认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，保证计算机系统和数据的安全保密。对不同的用户给予不同的权限，防止非法登录和非法操作数据。重要数据应严格进行备份，并应异地保存。此外，城建档案管理人员还要加强监督巡查工作，随时对档案信息库进行抽查，及时对信息安全软件进行升级，采取必要的计算机病毒防范措施，避免网络受到病毒破坏，防止不法分子侵入档案管理网络系统进行不法活动，以保证数字化档案信息资源的安全存储与调用。

4结语

随着信息的公开化程度越来越高，相关档案的社会性也在逐渐增强，对档案的使用范畴也渐渐扩大。因此，档案管理人员要立足于实际，实事求是地展开工作，不断完善管理体制与措施，将传统的档案管理形式转变成现代化的管理模式，实现城建档案的数字化管理，以符合时代发展的需求，更好地为社会发展服务。

参考文献：

[1]吴卓敏.城建档案管理数字化建设问题的思考及对策分析[J].经营管理者,2017(10).

[2]刘锡峰.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].速读旬刊,2015(6).

[3]陈俏俏.城建档案管理数字化建设[J].中国科技博览,2016(2).