试析企业办公室的公文管理与保密问题

普珍

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摘要：随着市场经济的快速发展，企业之间的竞争日益激烈。因此，企业公文的管理与保密工作就显得十分重要。但时下仍有很多企业就此问题上没有给予高度重视，依然存在着许多问题。本文主要论述了企业公文管理与保密方面所存在的一些问题，以及如何采取有效措施来解决此类问题。

关键词：企业办公室；公文管理与保密；存在问题与对策

1、办公室公文管理和保密工作的重要性

  随着市场经济的不断发展，办公室公文管理及保密工作越来越受到企事业单位的重视。公文管理工作周密细致，保密工作做的好，可以有效的保证单位资料的规范以及独有性。尤其是一些技术问题，如果管理上存在问题，就会带来很大的麻烦，尤其是如果出现泄露的情况，那就给单位带来不可估量的损失。为此，研究和探讨办公室公文管理及保密问题是一个重要的课题。本文从办公室公文管理及保密工作的重要性出发，分析了目前办公室公文管理工作中存在的问题，并在这些问题的基础上重点的探讨了办公室公文管理及保密工作的具体措施。最后得出：企事业单位在以后的办公室管理工作中，必须提升公文管理的质量，落实更加有效的管理措施，制定更加细致的公文管理人员的岗位职责，领导层做好监督工作，从根本上落实公文管理工作的规范同时保证公文文件的安全性。只有这样，才能不断的提升办公室公文管理水平，提升文件的保密度，让单位处于一个健康可持续的发展轨道中。

2、公文管理中存在的问题

  2.1公文办理部门职责不清，文件办理效率低下

  企业处理公文时，常出现办理部门推诿，延办现象。主要在于部门之间职责不清，业务交叉，没有明确分工，导致其在公文办理中效率低下。在出现问题时，部门之间相互推卸责任。再者，各部门间的灵活性很低，出现部门之间缺乏沟通、协调等问题，没有共同协作解决公文管理问题。

  2.2缺少公文保密意识

  出现公文管理与保密有关的问题，通常都是由于文档管理人员与办公室其他工作人员缺少文档保密意识而造成的。部分工作人员对于文档的管理、登记与保密重要性缺少正确的认知，未将文档保密工作与办公室利益及自身利益有效结合起来，认识不到文档的丢失与泄密会给办公室带来巨大损失，这就限制了公文保密工作开展的有效性。另外，许多办公室都存在人情问题，将能否顺利查阅公文与信任、人情、关系、工作甚至事业相互挂钩，认为文档管理人员拒绝自己不正当的公文查阅或浏览要求，就是“不给面子”，就是“信不过自己”，就容易引起办公室的争端。同时，在人情的影响下，文档管理人员常常会在上级领导的要求下向领导提供公文信息，并且不予登记，这就进一步威胁到了公文的安全。

  2.3缺乏保障制度

  如果办公室公文管理人员对公文管理认识力度不够，便很难形成完整概念，也无法使用完整体系进行管理。他们一般会认为整理和管理材料是一些琐事，在进行公文材料管理时，会将工作开展坚守的原则抛之脑外，根据积累的经验开展工作，这样容易导致有法不依、有章不循以及我行我素的不良工作作风的出现。当前企业公文管理没有明确的制度，导致公文管理工作开展缺乏规范性，漏洞百出。

    2.4没有构建有效的安全检查体系

  企业公文管理与保密工作重在一朝一夕的监督管理，但当下仍有很多企业还没有建立相应的检查体系，公文管理与保密工作也因此提高了危险系数。企业日常没有做到及时检查公文每天的借阅、存放等问题，这样很难掌握公文的动态去向。另外，企业在此问题上也没有加强技术防范，在科学技术日新月异的今天，网络上的公文备份也存在被黑客盗取的风险。

  2.5没有构建相应的惩处制度

  许多员工在借阅公文时出现没有当天归还或外泄保密性文件等问题，但企业就此方面依然没有采取相应的惩处措施来遏制这一现象，每天借阅的公文如果没有及时归还，公司就相当于无法知道企业内部的重要文件的去向。此外，与外人谈论涉密性文件也大大提升了企业风险性。

3、如何解决企业公文管理与保密问题

  3.1建立起严格的文件保密制度

文件保密制度，是指办公室人员在与具有重要信息的文件的接触中，需要对文件的内容进行保密或回避的规定。在工作中，会有很多紧急的，重要的文件，需要大家进行保密，这就需要严格执行制度，保证文件安全。文件保密工作的开展，可从以下几点开展：

3.1.1强化办公室人员的文件保密意识

文件的保密，是在文件合理的登记、传阅、保存的基础上建立的，需要大家的共同努力。加强办公室人员的文件保密意识，是非常必要的。一是文件的管理者需要时刻紧绷保密的思想意识，做好文件登记工作，严格执行文件借阅制度，妥善保管好文件确保安全，是文件保密的首要责任者。二是其他办公室人员也要提高保密意识，在与文件的接触中，不随意翻看，不随意传播，遵守借阅制度和保密制度，保证文件在流传环节的保密。

3.1.2建立严格的文件保存、整理工作制度

重要的文件，要定期进行整理和检查。如在每月底对保存的文件进行整理，清点、查清重要文件的去处、流向，何时归还等信息，做好登记。对于过期的，没有留存价值的文件，在领导确认后，可进行销毁处理，保证信息不外泄。文件的保存要安全严谨，必要时可借助现代化的工作如密码箱、摄像头等进行保护，保证没有漏洞。

  3.2加强管理员工的指导工作，强化员工风险意识

  企业在平时就要对公文管理人员开展定期培训指导工作，真正让其意识到公文管理与保密工作的重要性。管理人员也不要一直在嘴上谈论着要如何管理好企业的重要文件，而是要践行到日常工作中去。平时员工在整理公文以及其他文件时，需要叠放整齐，避免浪费不必要的时间在查找文件上。这样才能进一步的强化管理人员的风险意识，降低涉密性文件的风险。

  3.3整顿公文管理部门，提高工作效率

  在公文管理部门方面，建立员工问责制。在部门管理分工上要求明确，在出现问题时，各部门主动承担具体责任。其次，要提高部门之间的灵活性，整顿闲置部门，提高工作效率。除此之外，还要加强部门之间的沟通与交流，齐心协力的做好公文管理与保密的工作，减少失误的发生。

  3.4构建相应的公文安全检查体系

  在公文的管理与保密中，企业管理人员应定时检查、考核公文管理的具体情况。再者，对于公文传阅制度也要重点作为检查对象，要检查每天公文借阅去向，并做好登记处理，以防出现失误。此外，企业还可以通过建立二维码输入借阅人等信息，这样一来可以实时追溯借阅人信息，给公文检查上也带来了诸多便利，同时也减少了在检索借阅过程中出现的漏洞，降低了检查过程中人力财力支出。最后，公文管理人员要加强网络防范，密切关注网络保密文件的备份是否受到攻击与窃取。

  3.5建立相应的惩罚制度

  企业员工在借阅公文上如出现没有按规定借阅以及拖欠归还的情况时，公司上层应建立一套相应的惩处制度来规范此类行为。避免再次出现此类情况。再者，公司员工不得与不相关的其他人讨论有关企业公文的任何保密性文件，违反规定者一律要接受惩处。通过这样，不仅能减少员工借阅时的不当行为，同时也能进一步的强化员工的风险意识。

结语：综上所述，公文管理与保密工作是办公室工作的核心任务，对于企业而言，任何方面的重大决策都需要以公文的形式进行下达或传递，必须做好公文管理与保密工作，才能够保障企业的运行保密性，确保在市场竞争中的基础，保障企业的可持续、稳定发展。对此，公文信息应当得到有效地保护与妥善的处理。

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