构建有效沟通机制，开拓人事工作新方法

郭琳

中国石油天然气股份有限公司广西贵港销售分公司    广西贵港市    537100

   摘要：在当今高速发展的信息时代，信息普遍被认为是不可或缺的重要组成部分，快速、准确、大量地获取信息，被认为是在竞争中保持处于不败之地的重要途径。人们通过网络、新闻、报纸、图书、杂志等多种方式获取信息，获取信息方式的多元化，拉近了不同国家、不同文化人们之间的距离，但更有效缩短距离的方法是通过有效沟通完成的。特别是在销售领域，信息尤为显得重要，作为销售工作的后备力量之一的人事工作，更不能离开沟通。在工作中，沟通无处不在，但该如何去理解和认识沟通，怎样做到沟通，怎样使沟通达到最好的效果，即如何达到有效沟通，这些都将是开展人事工作的新方法和新思路。鉴于沟通已经在不同的工作领域带来的明显效果，确信有效的沟通也必能给传统的人事工作注入新鲜的血液，开拓出属于人事工作中有效沟通的新领域。

关键词：沟通；有效沟通；人事；方法；重要性

引言

传统的人事管理工作的特点是以“事”为中心，强调“事”的单一方面的静态控制和管理，其管理的形式和目的是“控制人”。而现代人事管理工作是以“人”为核心，特点是尊重人、依靠人，发展人，强调一种动态的、人性化的双向管理模式。目前人事工作正处于一个重大变革时期，人事工作质量也面临着进一步的改善和提高。作为人事工作者应改变传统的人事管理观念，走出传统人事管理，适应时代变迁，做好现代人事工作管理。这就需要人事工作者在工作中转变工作思路、改变工作方法，找出适合本公司特点的新路子和新方法。企业是由人组成的，人是企业创造利润和价值的源泉，该如何选人、用人、留人，都关系到人事工作开展的效果，更是与企业的长远发展密切相关。提高人事工作质量的方式方法有很多，以下就是从沟通的角度，浅谈有效沟通在人事工作中发挥的重要作用。

构建有效沟通机制，开拓人事工作新方法

——浅论有效沟通在人事工作中的重要性

一、定义

人们在工作和生活之中每时每刻都进行着沟通，以至于大家对于沟通这个概念已经非常熟悉了，但什么是沟通？可能很少有人进行过认真、深入的思考。一般认为，沟通是指在一定的社会环境下，人们借助共同的符号系统,如语言、文字、图像、记号及手势等，以直接或间接的方式彼此交流和传递各自的观点、思想、知识、爱好、情感、愿望等各种各样信息的过程。从字面上可以简单理解为，沟通就是运用媒介将信息传达到另一方。由于人们的生活和工作与沟通密不可分，日常的沟通一般都能达到，但是为了达到提高工作效率、增强团队凝聚力等带有目标性和目的性的沟通，则需要进行有效沟通。何为有效沟通？显然，有效沟通是沟通之一，只是有效沟通更注重沟通的目的性及沟通的反馈性，可以理解为所谓有效沟通，是通过听、说、读、写等思维的载体，通过演讲、会见、对话、讨论、信件等方式准确、恰当地表达出来，以促使对方接受。管理上的有效沟通，从其概念上来讲，是为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在特定个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。也可以理解有效沟通是一种双向的沟通。

二、有效沟通的重要性

在工作中，需要与上级、下级、相关部门、外部进行各种不同层次的沟通。松下幸之助曾经说过：“企业管理过去是沟通，现在是沟通，未来还是沟通。”管理者的真正工作就是沟通。不管到了什么时候，企业管理都离不开沟通。有效沟通还是一种技能，是一个人对本身知识能力、表达能力、行为能力的发挥。无论是企业管理者还是普通的职工，都是企业竞争力的核心要素，做好沟通工作，无疑是企业各项工作顺利进行的前提。有效沟通在人事工作中的重要性主要表现在：

1、准确及时传达公司决策与政策

公司决策需要一个有效的沟通过程才能施行，沟通的过程就是对决策的理解传达的过程。决策表达得准确、清晰、简洁是进行有效沟通的前提，而对决策的正确理解是实施有效沟通的目的。在决策下达时，决策者要和执行者进行必要的沟通，以对决策达成共识，使执行者准确无误地按照决策执行，避免因为对决策的曲解而造成的执行失误。人事工作主要涉及人员职务升降和岗位的调整与变动，与个人的职业生涯发展密切相关。如何将相关的人事决策及政策传达到位，这就需要有效沟通。如接到广西公司关于开展职称报名考试的通知，我们往往接到通知，就转发到各部门、各库站，然后在QQ群上要求油站按时收文，并根据要求报名。往往效果并不理想。主要是很多人员不能很好地理解文件精神和内涵，这就是沟通不到位的表现。人事部门接到通知后，应认真研读文件，如有不明白之处应及时与广西公司取得联系，以便回答其他人员的提问。再次，在传达信息时，要明确工作负责人，以便开展工作。接到通知的人员，如有不明之处，应主动与人事部门取得联系，咨询相关事项。此时有效沟通才能开展，信息才能及时、准确地传达到位。

2、提高工作效率，化解管理矛盾

　　在人事管理工作中，经常会碰到因沟通不畅而导致影响工作效率，产生管理矛盾的情况。例：某站员工临时请长事假，需安排一名员工到位顶替请假人员的岗位。从控制用工总量和控制用工成本出发，不适宜安排新员工，故拟从其他油站借调员工顶替请假人员岗位。在处理该项工作时，人事部门容易陷入单边决策，没有做好人员调动前的沟通，包括有效信息获取的沟通、与油站经理的沟通，特别是缺乏与油站经理的沟通，而是根据自我意识下发调动介绍信。往往是下发调动介绍信后，油站经理提出种种的原因或理由，拒绝服从公司人事部门的安排，这样一来，首先影响了工作的效率，有人员需求的油站得不到满足，其次是影响了人事部门在基层油站的形象，容易使基层油站对人事部门的工作产生误解，从而造成矛盾。处理类似的情况，应该发挥有效的沟通，在进行人员调整之前，首先应与加油站管理部门取得联系，明确近期各油站的销量情况，根据销量得出各站应配备的员工数，然后再与各站实际员工数对比，明确人员超编的油站。从超编油站中，综合考虑涉及调站的两站的规模、距离等，选取有可能调动的油站进行沟通，通过与油站管理人员进行沟通，落实人员调动。与油站经理进行沟通，这是有效沟通的重点，向油站经理讲清楚需要调动人员的情况，这只是沟通，取得油站经理的认可与支持，才是有效沟通。在这过程中，需要认真聆听油站经理对人员调动的看法和想法，合理的就采纳，不合理的，则可以通过掌握的信息情况予以驳回。在进行有效沟通后，则下发调令通知单，完成调动。

3、激励职工，形成良好的工作氛围

一个企业的群体成员之间进行交流包括相互在物质上的帮助、支持和感情上的交流、沟通，信息的沟通是联系企业共同目的和企业中有协作的个人之间的桥梁。人具有自然属性和社会属性，在实际的社会生活中，在满足其生理需求时还要满足其精神需求。每个人都希望得到别人的尊重，社会的认可和自我价值的实现。一个优秀的管理者，就要通过有效的沟通影响甚至改变职员对工作的态度、对生活的态度。特别是作为人事部门的工作人员，与员工的交流和沟通是最多也是最频繁的。在有效的沟通下，不单能按要求完成工作，也能跟员工建立起良好的关系，从而构建良好的工作氛围。特别是在面对辞职员工的时候，应该进行有效的沟通，而不是简单地在辞职申请上签字同意。应该向辞职员工本人、辞职员工所在油站的员工了进行沟通。沟通的过程，即表明了公司人事部门对员工的关心及对工作的负责，通过沟通，可以知晓员工辞职的原因及心理，通过员工辞职原因的分析，可以知道工作中存在的不足，方便在日后改进。

三、实施有效沟通存在的问题

在日常的沟通行为中，常常因为一些“意外”而使沟通无法实现，更有甚者会出现相反的效果。这些情况都表明，沟通出现了障碍，有一些因素影响了信息的有效传递。主要存在以下问题：

1.个人原因

（1）人们对人对事的态度、观点和信念不同造成沟通的障碍。知觉选择的偏差是指人们有选择地接受，例如，人们在接受信息时，符合自己利益需要又与自己切身利益有关的内容很容易接受，而对自己不利或可能损害自己利益的则不容易接受。如，一般情况下，调动一名优秀员工的难度往往比调动普通员工的难度大，而且要大得多。主要是优秀员工能给油站带来很多良好的效果，或是较高的销售技巧，或是较好的规范服务，等等，总之，优秀员工能起到榜样的作用，而普通员工则无此优势。

(2)个人的个性特征差异引起沟通的障碍。在组织内部的信息沟通中，个人的性格、气质、态度、情绪、兴趣等差别，都可能引起信息沟通的障碍。沟通中发现，性格温顺的人容易进行沟通，性格暴躁的人员则较难以沟通。我们也比较倾向于和温顺的人员进行沟通，而尽量避免与“难缠”的人员打交到，这都是个人的气质特征在“作祟”。

(3)语言表达、交流和理解造成沟通的障碍。同样的词汇对不同的人来说含义是不一样的。在一个组织中，员工常常来自于不同的背景，有着不同的说话方式和风格，对同样的事物有着不一样的理解，这些都造成了沟通的障碍。

2．人际原因

人际原因主要包括沟通双方的相互信任程度和相似程度。沟通是发送者与接收者之间“给”与“受”的过程。信息传递不是单方面，而是双方的事情，因此，沟通双方的诚意和相互信任至关重要。在组织沟通中，当面对来源不同的同一信息时，员工最可能相信他们认为的最值得信任的那个来源的信息。上下级之间的猜疑只会增加抵触情绪，减少坦率交谈的机会，也就不可能进行有效的沟通。沟通的准确性与沟通双方间的相似性也有着直接的关系。沟通双方的特征，包括性别、年龄、智力、种族、社会地位、兴趣、价值观、能力等相似性越大，沟通的效果也会越好。在工作中，本人经常碰到与基层管理人员沟通不畅的问题，但由部门负责人进行沟通，则可以将问题解决。

3．结构原因

信息传递者在组织中的地位、信息传递链、团体规模等结构因素也都影响了有效的沟通。许多研究表明，地位的高低对沟通的方向和频率有很大的影响。例如，人们一般愿意与地位较高的人沟通。地位悬殊越大，信息趋向于从地位高的流向地位低的。信息传递层次越多，它到达目的地的时间也越长，信息失真率则越大，越不利于沟通。另外，组织机构庞大，层次太多，也影响信息沟通的及时性和真实性。

四、实施有效沟通的方法

沟通是要完成个人或群体间的一致目的，或达成某种共识。成功与否，与其说在于交流沟通的内容，不如说在于交流沟通的方式。要达到有效沟通，取决于交流的对方认为传达的信息是否可靠而且适合。

根据以上对有效沟通的定义，达成有效沟通须具备两个必要条件：首先，信息发送者清晰地表达信息的内涵，以便信息接收者能确切理解。其次，信息发送者重视信息接收者的反应并根据其反应及时修正信息的传递。免除不必要的误解。要达到有效沟通，两者缺一不可。

在人事工作中，要进行有效沟通，可以从以下几个方面着手：

一是必须知道说什么，就是要明确沟通的目的。如果目的不明确，就意味着你自己也不知道说什么，自然也不可能让别人明白，自然也就达不到沟通的目的。

二是必须知道什么时候说，就是要掌握好沟通的时间。在沟通对象正大汗淋漓地忙于工作时，你要求他与你商量下次聚会的事情，显然不合时宜。所以，要想很好地达到沟通效果，必须掌握好沟通的时间，把握好沟通的火候。

三是必须知道对谁说，就是要明确沟通的对象。虽然你说得很好，但你选错了对象，自然也达不到沟通的目的。比如要进行人员调动，必须与调动的部门（负责人）取得联系，并得到其认可，而不是对其他管理人员进行沟通。

四是必须知道怎么说，就是要掌握沟通的方法。你知道应该向谁说、说什么，也知道该什么时候说，但你不知道怎么说，仍然难以达到沟通的效果。沟通是要用对方听得懂的语言——包括文字、语调及肢体语言。要懂得用何种语调、何种姿势、何种态度去开展沟通。企业管理者要对职工按不同的情况划分为不同的群体，从而采取不同的沟通方式。如按年龄阶段划分为年轻职工和老职工，对年轻的资历比较浅的职工采取鼓励认可的沟通方式，在一定情况下让他们独立承担重要工作，并与他们经常在工作生活方面沟通，对其工作成绩认可鼓励，激发他们的创造性和工作热情，为企业贡献更大的力量。对于资历深的老同志，企业管理者应重视尊重他们，发挥他们的经验优势，与他们经常接触，相互交流，给予适当的培训，以调动其工作积极性。

在明确以上几点后，是远远不够的，想达到有效沟通，还必须拥有真诚的沟通态度，沟通不是简单的交流或是命令和服从，而是体谅对方，彼此真诚交流。

五、结论

总之，有效的沟通在人事工作中起着非常重要的作用。成功人事管理人员将有效沟通作为一种新的管理手段，通过有效的沟通来实现对员工了解和激励，创造工作动力，激发工作潜能，为分公司的发展创造良好的工作氛围。因此，应统一人事管理思想，提高认识，克服沟通障碍，建立有效沟通机制，为实现分公司和个人的共同发展而努力。