浅谈如何规范工程资料管理

李小花

新疆生产建设兵团第六建筑工程有限责任公司

摘要：建设工程是一项复杂而又漫长的过程，因此，对建筑工程的资料管理工作而言，在贯穿于施工的全过程中，若施工资料的管理工作做的不到位，就会严重地影响到工程的正常建设，也会对以后的建设项目的维修造成很大的影响。因此，就施工资料而言，必须进行必要的整理和有效的管理，才能保证施工项目资料管理的有序进行。

关键词：工程资料管理；存在问题；解决对策

1建筑工程资料管理的内容

首建筑工程资料的内容非常丰富，包括多个方面的文件资料，如计划任务书、地质、水文以及气象等文件资料，这些资料可以帮助项目团队了解施工现场的环境条件和特点。工程方案及初步设计文件是建筑工程资料中的重要组成部分，提供了整个工程的规划和设计方案。照片和录像等媒体资料可以用于记录工程施工、组织和竣工等过程的情况。除了上述文件资料外，还有其他与建筑工程相关的资料需要进行管理。例如，建筑工程的开工和竣工报告是项目中必不可少的文件，记录了工程的开始和结束时间以及关键节点的完成情况。设计变更和技术交底等文件也是建筑工程资料的一部分，用于记录设计方案的变更和施工过程中的技术交底。资料管理在建筑工程中扮演着重要的角色。不仅有助于对项目的全面管理，还为工程施工提供了重要的依据。通过有效的资料管理，项目团队可以更好地掌握项目的进展情况，及时发现和解决问题，确保工程质量和进度的控制。

2建筑工程资料管理过程中存在的问题

首先，工程资料种类繁多。由于建筑工程施工过程中受到多个因素的影响，工程资料种类繁多，包括各种技术材料。这种多样性使得资料管理变得更加复杂，需要更多的注意和规范。其次，低归档率和严重缺乏工程资料是一个普遍存在的问题。一些施工单位在项目归档方面存在低归档率的情况，甚至在工程竣工后无法获取关键的工程资料。这严重影响了后续工程的配套工作，导致工程材料严重缺乏。再次，资料填写存在不完整和不规范的问题。一些工程材料的资料填写存在不完整和不规范的情况。这导致工程量、质量和偏差等方面存在遗漏，给后续工作带来困扰。最后，竣工资料移交延误和丢失是一个常见问题。竣工资料未按规定及时移交，导致统一管理的时间延误，甚至可能导致竣工资料丢失。这给项目验收和后续管理带来不必要的麻烦。

3规范工程项目施工资料的管理对策

3.1施工资料的收集整理

资料管理人员只有做好资料的收集管理工作，才能够切实提高市政工程项目施工材料的管理水平。因此，资料管理人员在具体的工作当中，需全面收集与管理各种试验报告，将工程资料当中试验报告的作用充分发挥出来，进一步保证工程的质量。另外，还应全面收集与资料质量相关的证明文件，出厂合格证、检测报告等资料也应包含其中，保证市政工程建设的质量与资料的质量。相关填表资料也需进行全面收集整理，填报具体资质时，必须严格根据建立规范表进行。填写工作也有着较高的规范要求，不能随意的更改与变动，在书写的过程中应尽量选择碳素墨水这样耐久性较强的材料，提高收集管理工作的规范性。

3.2资料的保管

资料的保管工作就是维护资料的完整与安全，我们要有健全的资料保管制度和借阅制度。所有资料必须装柜，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。文件柜、资料室要保持整洁卫生，并且要有“防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防虫、防腐的措施。特别是资料室防火、防虫、防潮、防盗等工作，要定期检查，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件资料的完整与安全。

3.3规范施工资料归档与移交

工程施工资料的归档与移交是确保工程建设活动全过程记录和保存的重要环节。首先，归档文件必须满足准确、系统并能够反映工程建设活动的全过程。归档文件需要经过分类整理，确保文件的准确性和完整性，并按照要求组成符合规定的案卷。这样可以方便今后的查阅和利用。其次，工程档案通常应有两套，一套由建设单位进行保管，另一套需要移交给城建档案馆。城建档案馆所接收的资料必须是原件，以确保文件的真实性和可追溯性。移交工程档案的目的是为了长期保存和有效管理资料，方便后续的检索和利用。

3.4做好竣工资料整理工作

在建筑工程施工完成后，要进行最后资料的汇总。具体检查材料中是否出现报漏或者错误等情况；同时要对全部的施工工序评定表进行点数汇总，并精确计算和填写工序质量、部位质量以及单位工程质量，保证建筑工程工序、部位和单位工程的合格率能真实客观的真实客观的反映出来，再最终完成后，要由监理及业主方的签字进行确认。将所有工程涉及的施工技术、质量管理和竣工图等资料清单按照一定顺序，进行合理的整理和汇总，进行归档。在整体建筑工程竣工后，要及时有效收集竣工报告、交工验收证书以及施工质量保修书，保证最后的所有手续完备。

3.5确保工程资料的有效性和真实性

建筑工程资料管理的规范性对于确保资料的真实性和有效性至关重要。首先，工程资料的真实性和有效性是资料管理的核心要求。为了确保工程资料的真实性和准确性，项目施工过程中必须明确法律责任。这意味着责任人在签署工程资料时要对其真实性负责，承担法律责任。这样可以确保工程资料的可靠性，避免信息失实或不准确的情况发生。其次，签字责任和委托授权是资料管理的重要环节。规范的管理要求责任人本人必须亲笔签字，不允许代签。如果由于特殊原因无法亲笔签字，责任人必须提供委托授权书，授权受托人代签，并将授权委托书连同竣工文件一并归档保存。这样可以确保签字责任的明确和真实性的保证，避免签字责任的推卸和信息的篡改。再次，修改工程资料的规定可以纠正误差和错误。在工程资料形成过程中，如果发现文字表达不准确或数据错误等问题，责任人应对其进行修改，并在修改处加盖修改人印章。这样可以确保工程资料的准确性和完整性，消除误差和错误对工程进展和结果的影响。最后，为提高资料管理的严肃性和法律效力，明确了签字责任和委托授权的规定。这样可以建立起严谨的管理机制和制度，促使责任人对工程资料的真实性和有效性负起责任，并加强对资料管理的法律约束力。

3.6资料员应具备的知识和能力要求

资料员是负责工程项目的资料档案管理、计划、统计管理及内业管理工作的技术人员。资料员应熟悉国家、省、市城市建设档案工作法律、法规、规定、标准及体系和城市建设工程各主体工程档案管理的内容、分类、范围。掌握工程档案收集、编制、整理、移交的方法。能看懂一般工业与民用建筑施工图，了解各种建筑与结构施工技术和知识。具备正确应用法律法规与理论知识的能力，具备建筑工程质量控制资料、建筑工程技术资料、建筑安全及使用功能资料、建筑工程竣工验收资料管理能力。

3.7加强信息化管理技术的引入

大数据和信息化的技术手段运用在工程管理中已经是势不可挡的必然趋势，通过引进信息化的管理技术能够建设信息化管理网络，全面提高档案管理资料的准确程度，也能降低人工操作的压力。建筑企业需要与时俱进，重视工程资料管理技术和软件的引进，也可以和第三方软件公司相互合作，开发适合本企业需求的专业化软件，体现其管理特色，通过信息化手段不断优化资料管理技术。具体而言，一方面企业内部需要对资料管理技术展开更新，加强档案管理新型科技手段的引进，有关部门也需要在这一方面投入更多的人力物力，引进适配信息化技术的长效机制，确保档案管理技术和资料管理手段能得到及时的变革；另外一方面，如今社会处在新媒体时代，资源流通速度较快且呈现出碎片化分布的趋势，这就在某种程度上加大了资料管理的难度，也使工程档案朝着电子化的方向转变。除了传统的文书资料保存之外，对电子化档案的建设和管理也是至关重要，这也就给档案管理工作和资料管理工作者提出了更高的要求。企业内部针对资料管理必然要探索出一条切实可行的信息化之路，最直截了当的方法就是建设信息化引擎和平台，引进具有信息化素养和实操技能的资料管理工作者，对在岗人员要加强培训，对他们的业务能力展开检测与考核。资料管理信息化能够让工程资料的作用得到最大限度的发挥，也方便人员查找和使用，防止了资料丢失或遗漏的麻烦，提高了资料管理的系统性和有序性。

结语:

完整的工程资料，是工程建设者辛勤汗水和智慧的结晶。通过对它的规范管理将有力的推进建设行业的健康发展，能有效的规范建设各方的建设行为，为城市的建设发展积累宝贵的财富。

参考文献：

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[2]马军.规范建筑工程资料管理促进工程质量监督管理[B].工程质量，2011（09

[3]陈鹏.新形势下如何实现医院档案管理的规范化探究[J].办公室业务，2014，（10）.