基于事业单位档案数字化管理工作的思考探索

沙尼娅·阿尼胡斯

阿勒泰市艺术团，新疆 阿勒泰  836500

摘要：档案管理作为事业单位的重要管理工作，其管理效果直接关系到事业单位正常工作的开展水平。随着我国数字化技术的发展，各事业单位都主动开展档案数字化管理工作，档案管理质量与管理效率得到了显著提升。因此事业单位还需加强档案数字化管理工作的重视力度，通过多种途径不断提高档案数字化管理工作水平，保障事业单位的档案管理工作质量，本文主要就事业单位档案数字化管理的思考进行探讨分析。

关键词：事业单位；档案管理；数字化管理

档案作为事业单位发展中的重要资源，不仅能实现单位内部信息的整合，还能促进单位各项工作的有序开展。事业单位在档案管理中还需加强数字化技术的应用水平，通过数字技术手段强化档案信息的整合与处理水平。但是目前部分事业单位在档案数字化管理工作中还存在比较多的问题，需要主动优化档案数字化管理体系，发挥出信息化技术在档案管理中的应用优势，推动事业单位的稳步发展。

1 事业单位开展数字化档案管理的重要意义

在事业单位发展中会产生大量的档案信息，档案内容也直接关系到单位的决策管理水平，对档案管理的质量与档案信息的应用水平有着很高要求。但是在传统人工档案管理模式中，档案信息共享程度比较差，信息检索速度慢，影响到档案信息价值的发挥。通过开展档案数字化管理工作，能显著提高事业单位的办公效率。在传统人工管理模式中，档案资料只有在归档之后才能查阅，但是事业单位工作开展中产生的档案信息量多，外加上部分业务流程的开展时间比较长，可能会出现档案资料查阅障碍的问题，影响到事业单位的办公效率。但是通过档案数字化管理工作，能实现档案信息资源的快速归档，方便对档案信息的查询与应用，弥补了传统档案管理工作中的不足。其次数字化档案管理模式的应用，可以显著提高档案信息的利用率。通过数字化管理系统，能让档案资料的保存时间更久。事业单位各部门可以通过档案管理平台检索与查阅档案信息，让档案资源的共享程度提高，显著提升档案的利用效率。

2 事业单位档案管理的现状和不足

2.1 缺乏现代化办公设备

部分事业单位在档案管理工作中，因为缺乏资金支持，并没有对档案管理的硬件设备进行更新优化，现行办公设备无法满足档案数字化管理工作的需求，影响到档案数字化管理工作的开展质量。部分事业单位档案数字化管理建设进程缓慢，没有实现对纸质档案的数字化处理，对档案信息未采用相应保护措施，并存在档案堆积等问题。因为缺乏现代化办公设备辅助档案管理工作，影响到档案资源的有效利用。

2.2 档案资源检索效率低下

目前部分事业单位在档案资源检索中，应用的还是传统的手工检索模式，对计算机检索技术的应用程度有限。事业单位在完成档案的数字化处理后，因为检索技术的限制，无法实现档案信息的快速查阅，影响到档案价值的发挥。此外部分事业单位在档案数字化管理系统建设中，多是照搬一些其他企业的经验，并没有基于自身档案管理工作需求进行针对性调整，导致档案资源检索效率低下。

2.3 思想认知不足

事业单位的一些档案管理工作人员，因为受到传统档案管理理念的影响，对数字化管理技术的应用缺乏重视度，也不愿意主动改变自身的工作模式，无法满足档案数字化管理的开展需求。部分档案管理人认为档案管理工作没有技术含量，只是简单进行档案资源的归档与管理，影响到档案资源价值的发挥，这也是事业单位档案数字化管理中面临的重要问题。

3 事业单位数字化档案管理的对策

3.1 加强对档案数字化建设的重视度

在事业单位发展中，还需对档案数字化管理工作的开展重要性有深刻的认知，并且要加强档案数字化建设的资金投入力度，基于档案数字化管理工作需求引进现代化办公设备，为档案数字化管理提供良好的管理平台。此外档案管理部门还要针对现阶段管理工作中存在的问题，制定科学有效的管理策略，做好数字化技术与档案管理工作的有机融合。这样才能发挥出数字化技术在档案管理中的应用价值。最后还需基于事业单位档案管理工作的开展需求，加强专业管理软件的开发与应用，最大限度地提升档案数字化管理水平。

3.2 完善档案数字化管理制度

在将数字化技术应用到档案管理工作中，对传统的档案管理模式也带来了比较大的冲击与挑战。因此事业单位还要主动完善档案数字化管理制度，对已有的档案管理制度进行不断创新和优化，确保档案数字化管理工作的开展质量。档案的使用与保存作为管理工作的重要内容，事业单位还需要制定好档案信息的保存、录入、使用与采集等相关制度体系，并要对档案格式进行统一管理 ，提高档案信息采集与数字化处理时的规范性，确保档案资料的整体质量。其次在档案数字化管理工作中，要采用相应的绩效考核制度，对档案管理的工作责任进行明确，提高档案管理人员的责任意识，获得理想的档案数字化管理效果。

3.3 提高档案软硬件设备性能

在档案数字化管理工作中需要将信息化技术作为应用核心，因此还需强调技术的应用水平。因此事业单位要基于自身的发展需求，开发与采购完整的档案管理系统软件以及数字化设备，还要对自身发展有明确的规划。除了进行信息系统的持续优化外，在避免对自身发展造成限制的前提下，做好档案管理各类数字化设备的更新与扩容，对部分重要的数字信息要做好信息录入与光盘备份，避免档案信息资源丢失等情况发生。在档案数字化建设中，对使用的扫描仪设备、服务器以及存储介质等，均要严格做好涉密设备的管理和使用管理，不得应用无保密保障的设备进行档案管理，避免档案信息资源泄露等问题出现。

结束语

在事业单位档案管理工作中，数字化管理技术还发挥着非常重要的价值，有助于档案信息资源应用价值的提升。因此我国事业单位还需加强对档案数字化管理工作的重视力度，基于以往档案管理中的问题，通过完善档案数字化管理制度、加强软硬件更新完善等方式，提高档案数字化管理工作水平，为事业单位各项业务活动的顺利开展提供助力。

参考文献

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