新时代如何做好档案工作

夏燕玲

云南省住房和城乡建设厅城镇档案工作办公室 昆明 650000

摘要：档案工作作为针对各项档案信息进行管理的作业，任务本身涉及面较广而且内容较多。在现阶段社会的发展过程中，随着单位规模的扩大，档案工作也逐渐复杂，传统的技术手段难以满足档案管理的需要，就要求相关人员结合实际对现有的档案工作进行创新，保证作业顺利落实。但是新时期的档案工作量不断提升，要想保证管理作业的开展，还需要深入分析新时期档案工作发生的变化，并且积极地引进先进的管理技术，在保证档案工作质量的基础上加快管理效率。

关键词：档案管理；新时期；信息技术；人员培训

新时代发展环节，各项新技术如雨后春笋般出现，很大程度上推动社会的发展。随着科学技术的迅猛发展，档案事业也显得十分重要。办公领域现代化技术设备的应用和信息管理系统的建设，给档案工作带来了新的变化和要求。所以实际作业环节，相关人员就需要加强对档案工作的研究，分析其工作的内容以及存在的难点，并且研究其在新时代产生的变化，在此基础上开展相应的管理作业，以保证档案工作的质量。但是档案工作本身涉及面较广，再加上新时代档案工作出现的新变化，对其的管理就存在一些难点，制约档案工作的落实。本文就从新时代档案工作入手，浅谈其变化以及难点，然后针对性地制定解决策略。

一、档案工作概述

（一）档案工作的概念

档案工作涉及对各种类型的文献材料进行整理、分类、归档和保管等工作。具体来说，档案工作包括档案收集、档案编研、档案查询以及档案保管等。档案工作在各个领域都有广泛地应用，例如政府机关、企业、博物馆、图书馆等【1】。通过规范的档案管理，可以确保机构的历史资料和重要文件得以保存、共享和传承。

（二）档案工作的内容

档案工作涉及档案信息记录以及使用的整个流程，内容较多。首先是档案收集与整理，档案工作的首要任务是搜集相关的文件、记录和资料，并对其进行整理。这包括确定需要收集的档案种类、获取档案材料、查找并核实信息的准确性和完整性等；其次是档案分类与编目，需要将搜集到的档案材料按照一定的标准和体系进行分类，然后为每个档案建立相应的编目。编目包括记录档案的题名、日期、制作者、主题等信息，以便于后续的检索和使用；之后是档案数字化处理，随着信息技术的发展，数字化处理已经成为档案工作的重要环节。这包括将纸质档案扫描成电子文件，进行数据录入和文本识别，建立电子档案数据库等工作，以提高档案的存储、检索和共享效率；然后是档案保管与管理，对档案材料进行妥善的保管和管理是档案工作的核心任务。这包括制定档案保管规定和操作流程，选择合适的存储设施和设备，进行防火、防潮、防虫等措施，同时建立安全有效的档案借阅和访问制度；此外则是档案利用与服务，档案工作的最终目的是为机构内外的用户提供档案资料的检索和利用服务。这包括根据用户需求进行档案查询，提供复制和打印服务，组织展览和培训活动，推进档案文化建设等【2】。总之，档案工作的内容涵盖了档案收集、整理、分类、编目、数字化处理、保管管理和利用服务等方面，以确保档案材料的安全保存和高效利用。

二、档案工作的特点

（一）长期性

档案工作是一项长期性的任务。档案材料的收集、整理、保管和利用需要持续进行，以确保档案的完整性、准确性和可靠性。所以说，档案工作是一个不断积累与更新的过程。

（二）综合性

档案工作涉及多个领域和专业知识，它需要掌握档案学、历史学、信息管理等相关学科的理论和实践知识，同时还需要了解各个领域的业务特点和需求，以便有效地处理不同类型的档案材料，具有综合性特点。

（三）保密性

档案工作涉及机构或个人的重要信息和隐私，因此保密性是其重要的特点之一。档案工作者必须遵守保密规定，确保档案材料不被未经授权的人员获取或泄露。

（四）系统性

档案工作需要建立完善的档案管理制度和流程，包括档案收集、整理、编目、存储、查询、保护等方面的规范和标准。只有建立科学的档案管理系统，才能提高档案工作的效率和质量。

（五）文化价值

档案作为历史和文化的重要载体，具有独特的文化价值。档案工作旨在保护、传承和利用这些文化遗产，让人们更好地了解历史、研究学术和推进社会发展。

图1  档案工作流程

三、新时代档案工作产生的变化

（一）数字化转型加速

随着信息技术的快速发展，档案工作正朝着数字化转型迈进。纸质档案逐渐被数字化档案所替代，通过电子记录、存储和管理，大大提高了档案工作的效率和便利性。数字化档案的存储、检索和分享更加方便和灵活，同时也减少了对储存空间的需求。

（二）数据治理和信息安全

随着数据的不断积累和使用，档案工作也越来越注重数据治理和信息安全。档案管理者需要制定科学的数据管理政策和标准，确保数据的完整性、可靠性和可访问性。以加强信息安全措施，规避可能出现的数据泄露和滥用风险。

（三）共享和开放性

新时期的档案工作强调共享和开放性。通过建立数字档案平台和资源共享机制，促进档案资源的共享和交流，为学术研究、教育教学和社会公众提供更加便捷的获取途径。同时，也鼓励机构间的合作，提高档案资源的互联互通性。

（四）前瞻性管理和服务

档案工作越来越注重前瞻性管理和服务。通过分析和预测，提前制定档案收集、整理和保护策略，以应对未来的需求和挑战。同时，定制化的档案服务得到了越来越多的重视，满足不同用户的个性化需求。

（五）文化价值的强调

新时期的档案工作更加强调档案的文化价值。除了传统的管理工作，还注重挖掘和展示档案的历史意义、学术价值和社会影响。通过数字展览、主题研究等形式，将档案资源与公众分享，推动文化遗产保护与传承。

四、新时代档案工作的落实策略

（一）数字化转型策略

档案数字化是新时代发展过程中的一项关键转变，档案作业由传统的人力纸质化档案管理转型到数字化信息化管控，有效推动了档案管理技术的进步，需要相关人员进行深入分析。首先要制定数字化转型的长期规划和短期目标，明确数字化转型的方向和重点。考虑机构的特点和需求，确定数字化转型的范围、时间表和资源投入；其次是建立集中的数字档案平台，用于存储、管理和共享数字化档案。平台应具备安全性、可靠性和可扩展性，支持多种数据格式和标准，便于数据检索和交流；然后是对现有的纸质档案进行数字化转换，将其转换为电子形式并整合到数字档案平台中。采用扫描、图像处理等技术手段，保证数字化档案的质量和完整性；之后是建立科学的电子记录和存储体系，包括建立档案文件的电子原本、电子签章和电子时间戳等技术手段，确保电子档案的真实性和可信度【3】。同时，制定电子存储和备份策略，保障数字档案的长期保存和可持续性；此外还需要建立健全档案收集网络，各部门应明确一名兼职资料网员，负责对本部门各类资料的收集，充分发挥档案网员的收集优势，最大限度地调动档案网员的工作积极性。通过以上策略的实施，可以推动档案工作的数字化转型，提高档案管理效率和服务水平，实现数字档案资源的有效利用和长期保存。

（二）数据的治理以及信息安全的保证

档案主要记录大量的信息，所以新时代档案工作中，数字化背景下信息的治理以及安全保证就十分必要。一是制定数据标准和分类体系，统一数据的命名、格式、编码等，便于数据的管理和利用。通过标准化和分类，提高数据的可搜索性和交互性；二是建立数据质量管理机制，包括数据清洗、去重、校验等措施，确保数据的质量符合标准要求。定期进行数据质量评估和监测，修复和更新不合格的数据；三是制定信息安全政策和措施，确保数据的安全性和隐私保护。包括身份认证、访问控制、数据加密、防火墙等技术手段的应用，防止数据泄露、篡改和未经授权的访问；四是改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的入事档案管理职能剥离出来，成立政府所属的统一的人事档案管理中心。这样就能够从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，建立为社会公信力强的人事档案管理机构。

（三）专业人才的培养

人员是档案工作的主体，其技术水平直接影响管理质量，就需要相关单位加强对人员管理的重视。提升专业知识和技能：首先要培养档案工作人员的专业知识和技能，包括档案管理原理、法律法规、数字化技术、数据分析等。可以通过学习课程、参加培训和研修等方式，不断提升自身的知识水平；其次要强化数字化能力，随着数字化转型的发展，档案工作人员需要具备一定的数字化能力，包括掌握数字档案管理系统的使用、数据处理和分析的基本技能等。可以通过培训和实践来提高数字化能力；之后需要培养创新思维和能力，新时期的档案工作需要适应信息技术和管理创新的需求，培养档案工作人员的创新思维和能力。可以通过开展创新项目、参与实践活动等方式，培养档案工作人员解决问题和创新的能力；此外，档案工作人员要关注行业动态和发展趋势，了解新的技术和管理理念。可以通过参加学术会议、阅读专业论文和参与行业交流等方式，保持对档案领域最新进展的了解【4】；最后还需要实践锻炼和经验积累，档案工作需要一定的实践经验和技能，因此培养档案工作人员还需要进行实践锻炼和经验积累。可以通过参与实际的档案项目、实习和跨部门合作等方式，积累实践经验。

（四）技术创新

在新时期，档案工作的技术创新是促进档案事业发展的重要推动力，需要从业人员结合需要合理地引进新技术。一是现代化管理手段的引进，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，最终形成档案管理现代化的理论体系；二是人工智能和自然语言处理，引入人工智能和自然语言处理技术，使档案管理系统具备智能化的能力。例如，利用机器学习算法实现档案的自动分类和索引，提供更智能和精确的检索服务；三是云计算和边缘计算，通过云计算和边缘计算技术，实现档案数据的远程存储和共享，提高档案管理的灵活性和可访问性

【5】。可以实现跨部门、跨地域的档案共享和协同工作。通过技术创新，可以提高档案管理的效率和服务质量，满足社会各方面对档案资源的需求。

结语

在新时期，档案管理工作已经发生了很大变化，对档案管理工作提出了新的要求，必须坚持与时俱进，不断促进档案管理工作的开展，以新的工作思路和方法来指导档案管理工作，提高档案管理人员的素质，加快档案管理的信息化建设，才能促进档案管理水平的提高，适应新时期档案管理工作的要求。另外，单位领导要加强对档案管理工作的认识，促进档案管理工作朝着更好的方向发展，不断为经济发展做出贡献。

参考文献

[1]徐百川,孙凯丰,王抗.关于做好新时代人大档案工作的思考[J].山东人大工作,2022(07):52-53.

[2]姜珊.新时代做好机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022(09):76-78.

[3]何和智.做好新时代档案宣传工作 讲好中国故事——对“档案宣传”列入新《档案法》的思考[J].兰台内外,2022(09):4-6+48.

[4]赵梦娟.在数字化时代如何做好企业档案管理工作[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2021(12):46-48.

[5].扎实做好新时代档案宣传工作——陕西省委办公厅副主任、省档案局馆长明平英在全省档案宣传工作会上的讲话[J].陕西档案,2020(05):12-13.