疾控中心文书档案管理中存在的问题及对策

蒋媛

娄底市疾病预防控制中心

摘要：疾控中心工作包含各方面内容，具有一定的复杂性，在开展疾控中心工作过程中，档案管理工作是关键组成部分。档案管理工作作为一项基础性的内容，如果相关档案管理人员能够凭借自身专业能力，提高档案管理的科学性，系统性，便有利于作为疫情、流行病以及其他卫生安全问题的关键参考依据，保障工作的顺利开展。档案管理工作的质量，直接影响着整个疾控中心工作效率，同时也是疾控中心开展工作，所要应用的参考案例的来源。但是在实际工作中，档案管理受到主客观多方面因素的影响，产生一系列的问题，降低了档案管理工作效率。因此，相关档案管理人员需要提升自身综合能力水平，遵循具体问题具体分析的原则，依据当前管理工作中的各类型问题，制定相应的优化性对策。

关键词：疾控中心；文书档案管理；问题及对策

引言：从疾控中心所承担的社会服务职责来看，疾控中心的工作人员需要做好预防保健、健康体检、慢性病防治以及公共卫生服务等多项工作。而疾控中心的文书档案，实际上是从事公共卫生服务的医师，在对各种类型疾病进行预防控制的实践中，产生的调查笔记、影像视频、录音图片以及总结性的报告等内容，具有一定的存储和参考价值。

一、疾控中心档案管理问题分析

（一）档案管理投入力度不足

在档案管理过程中，由于管理人员理念上的局限性，造成管理方式落后于时代发展的趋势，陈旧式的文书档案管理模式难以适应现代化的社会发展，逐渐暴露出一些问题。首先，档案管理工作的关键作用，未能引起广泛的重视，以至于在档案管理上的投入较少，档案管理硬件严重缺乏，成为管理工作发展的阻碍因素。文书档案蕴含着丰富的利用价值，有利于为后续其他工作提供相应的数据支持，因此，需要加大档案管理的保护力度。在传统思维影响下，疾控中心在档案管理的保护问题上未能充分重视，虽然设置了独立的档案存储区域，但是，缺乏档案保护设备，往往是统一放入档案柜中储存，档案柜的存放方式过于陈旧，并且存在档案排列分类不明的情况。大部分档案局限于纸质化保存的状态，通常会受到保存环境的影响导致档案损毁或丢失。

（二）档案管理信息化建设有待深入

现代化的社会是信息化技术广泛应用的社会，从疾控中心文书档案管理的全过程来看，由于传统管理观念的束缚，导致信息化方面的建设难以深入。为了保障档案管理工作的整体效率，提高疾控中心的运行发展能力，疾控中心需要在文书档案管理方面，加大信息化建设的投入力度，突破传统管理模式的局限，与传统管理优势相结合，最大限度的发挥信息化管理的实际作用。数字档案的建设，有利于保证疾控中心档案的完整性，较少管理人员的实际工作量，提高工作效率，降低档案管理问题出现的概率。

二、疾控档案管理必要性

疾控档案是疾控中心长期开展工作，形成的具有历史价值以及科研价值的资料，在开展一系列公共服务的工作时，能够在文书档案中找到相应的依据，促进疾控中心各项工作具有更高的效率。同时，疾控中心文书档案的性质上看，档案资料是公共卫生人员在开展疾病防控和治疗工作中，积累形成的第一手资料，在一定程度上凸显了其原始性和真实性，具有较大的参考价值。

三、疾控中心文书档案管理策略

（一）建立完善的文书档案管理制度

疾控中心在开展文书档案管理工作的过程中，为了避免出现违规现象影响档案管理的质量，首先需要建立完善的档案管理制度，保障相关管理人员能够在遵循制度的前提下，有效开展工作[1]。在档案管理制度的建设中，疾控中心需要以相关的法律法规以及政策制度，作为相应的依据，顺应时代发展趋势满足档案管理制度建设的各项要求，保证制度的全面性、完善化、科学化以及规范化。从档案管理制度建设的相关内容上来看，管理人员需要在整理档案资料、归纳整合档案、资料查询各个环节完成制度的建立，确保档案管理制度能够贯彻落实到每一项环节。例如在档案信息的收集方面，管理人员应当确保档案收集的及时性，同时依据实际工作内容，扩展档案收集的范围，在纸质化资料的收集之外，还应当包含音频影像等方面的资料，在传统档案信息收集优势的基础上，提高信息化档案的收集能力。此外，档案管理中关键环节之一就是档案的保护措施[2]，管理人员应当采取科学化规范化的档案保护措施，提高档案存储的安全性，结合文书档案存储的环境要求，贯彻“以防为主，防治结合”的原则。档案具有一定的利用价值，为了提高档案的利用效率，管理人员在档案的接收、移出、外借各个环节，需要确保信息资料的使用安全，优化登记手续，数字档案需要做好备份处理工作。制定完善化的档案管理制度，有利于促使疾控档案管理向着法制化、标准化、制度化以及规范化的方向发展。

（二）加大档案管理信息建设投入力度

传统档案管理方式，在现代化社会发展环境下以及逐渐暴露出自身的弊端，为了推动疾控档案管理工作实现现代化、多元化的发展，疾控中心需要在传统管理模式优势的基础上，加大档案管理信息建设的投入力度。信息化技术的广泛应用，使得档案信息化管理成为当前的发展趋势。从信息化建设的总体效益上来看，有利于实现档案管理流程的全面优化，提高相关人员的工作效率。在实际工作开展中，疾控中心需要结合档案管理的信息化需求，提供丰富的硬件建设。为了保障工作的有序开展，应当积极配备计算机、存储设备、存储软件以及刻录机等，为疾控档案管理提供相应的建设条件。在储存环境上，疾控中心需要保证档案信息化的恒温恒湿储存条件

[3]。管理人员对信息化技术的操作熟练度影响整体的工作效率，因此，疾控中心应当加大对管理人员在信息化管理方面的教育，提高档案管理者的综合素质，保证管理人员能够在档案管理的各个环节，充分应用信息技术，实现档案管理流程上的优化，为后续的工作开展奠定良好的基础。

四、结束语

疾控中心在开展文书档案管理工作的过程中，为了提升工作的质量和效率，相关人员首先应当在思想意识层面提高档案管理意识，明确在当前的发展中，文书档案管理的必要性，同时在工作实践中总结档案管理的要点和难题，与实际情况相结合，实现档案管理的优化。

参考文献：

[1]梁桦.疾控中心档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务,2016(03):100.

[2]许鹏.疾控中心档案管理工作中存在的问题及对策[J].改革与开放,2015(08):121-122.

[3]张智娟,赵川.疾控中心档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界,2019(S1):183-184.