论工程建设项目档案收集归档与管理

陈燕婷

广东华隧建设集团股份有限公司

摘要：在开展项目建设时，项目档案的收集与归档有着十分重要的作用，建筑项目档案对建筑工程的整体面貌进行了反映。所以，良好开展建设项目档案的收集、归档工作具有十分重要的意义。基于此，文章通过对施工企业做好工程档案收集的必要性进行分析，阐述了项目档案收集归档与管理现状，并提出了有效的建议和改善对策。

关键词：工程建设项目；档案收集归档；管理

一、施工企业做好工程档案收集的必要性

对于施工企业而言，工程档案是工程在一定进展过程中的重要记载，同时档案会随着工程的进展不断得到丰富，从而积累施工企业的重要档案和核心信息资源，是企业继续开展生产和发展的重要依据，并且能够在真实数据的反映下，记录企业的改革历程和发展过程。工程档案除了具有重要的记载作用，同时也是企业资源体系的重要组成部分。企业在开展项目时，通过各项记录而形成的汇总信息则称为工程档案，通过阶段性的工程档案可以有效认识和把握项目各个阶段的运营情况，同时也是企业进行策略决断以及改革的重要依据。不仅如此，在工程档案中的信息具有一定的考察价值和实证价值，能够在市场营销以及经营管理等各个方面发挥效用，对于施工企业而言，有着极为重要的价值和意义。

二、项目档案收集归档与管理现状分析

1.项目文件材料收集难

现在各级领导对项目档案重视程度日渐提升，但由于项目多、人手少、任务重等客观原因，导致项目管理人员大多把精力放在立项、项目进展情况、中期检查、经费使用、项目验收等环节，“重项目、轻档案”的现象不可避免地存在于实际工作中。项目档案形成单位的多元化也给项目档案的收集归档带来了一定的困难。建设项目从立项论证到竣工投产时间周期长，涉及的部门和单位多，包括规划、招标、设计、项目管理、物资采购、施工、监理、财务、审计等等。在项目管理中，各级单位又都设置业主项目部、施工项目部、监理项目部等机构，涉及的方面和业务面广，项目施工中又涉及外包项目、多级承包项目等等。项目档案管理人员的流动性也很大，部分设计、施工、监理单位档案管理人员无资质或无培训证书上岗，不具备基本的专业技能和素养，并且变动频繁，档案工作缺乏持续性，导致工程项目文件材料收集不完整、整理不规范、归档不及时，不能做到档案管理与工程建设管理同步进行。

2.项目档案整编时间紧迫

对规模较大的工程项目来说，形成的项目档案案卷一般少则几百卷，多则上千卷。而项目文件材料一般是在实物交接后的几个月内大批量集中归档的，这时离项目档案专项验收时间已经很近，留给档案人员整编的时间相对较少，在短时间内，项目档案管理人员需完成大量项目文件材料的整理，还需将卷内每份文件材料的信息在档案管理系统中进行录入或完善。因此，只能突击整理，甚至加班加点，在此情况下整理的项目档案难免发生错漏，质量难保。

三、工程建设项目档案收集归档与管理对策

1.建立健全工程建设项目档案管理机制

通过制度机制明确工程建设项目各参建单位、职能部门在档案收集归档和管理相关环节的具体职能和职责，提升各部门和单位对工程建设项目档案管理的重视程度，通力配合、团结协助，共同做好工程建设项目档案管理工作。应形成一套符合行业标准的制度体系和技术规范。特别是工程建设项目档案涉及的业务多、参与部门多，在工程建设项目档案信息收集归档过程中难免会出现工作要求不统一的问题，影响工作。为提升工程建设项目档案收集归档与管理质量，应对相应流程进行简化，进一步提升操作的规范性和严肃性，减少不必要的中间环节，确保整个工程建设项目档案收集归档工作顺利进行。

2.制定实施工程建设项目档案管理标准

工程建设项目档案收集归档、移交与管理之所以会出现各种内容不准确、格式出现偏差等问题，就在于没有严格的工程建设项目档案管理标准。要解决这一问题，有必要细化工程建设项目档案管理标准。（1）健全工程建设项目档案收集标准。明确工程建设项目档案收集对象、范围及基本格式、填写标准等，确保所收集的档案内容符合相关技术标准，能够被计算机系统所接纳。（2）健全工程建设项目档案移交标准。应制定严格的移交规范标准，确保移交工程建设项目档案不出现质量问题。（3）建立和完善工程建设项目档案管理标准。工程建设项目档案管理时间跨度大，参与人员多，只有制定严格的管理标准，才能够确保工程建设项目档案在管理过程中内容真实可靠，保证质量。

3.强化同步跟踪

针对一些大型工程建设项目，档案收集归档工作必须与项目建设同步进行，做好全程跟踪工作，确保档案信息收集归档与移交工作真正落地。一方面，应按照工程建设项目档案管理相关要求，定期召开由施工部门和参建单位共同参与的档案管理协调会议，明确工作责任、要求和具体负责人员，为档案收集和移交工作提供扎实的人员组织保障。同时，对工程建设项目档案管理制度机制进行完善，为工程建设项目档案管理工作开展提供完善的制度依据。另一方面，档案管理部门应深入施工一线，与施工单位进行沟通和互动，及时了解工程进度以及文件资料的形成、管理、收集和整理情况，定期对档案收集和管理工作进行跟踪、指导和检查，为档案移交工作做好准备。此外，在工程管理和项目验收阶段，必须有档案管理部门人员参与，并将工程建设项目档案管理作为工程管理的重要组成部分，各个部门要给予工程建设项目档案管理足够的重视，支持档案收集与移交工作。

4.搭建管理平台

随着网络信息技术的不断发展，为工程建设项目档案管理工作提供了更为多元化的技术手段。通过搭建工程建设项目档案信息平台，可以及时地对工程建设项目档案信息进行收集和移交，同时也能够丰富工程建设项目档案服务职能，结合项目具体情况，对收集上来的档案信息资源进行系统开发，为工程建设项目管理和实施提供扎实的档案信息保障。在具体实施过程中，一线工程建设项目建设部门应主动地与档案管理部门取得联系，并获得工程建设项目档案信息平台端口，通过平台对平台、系统对系统的方式，及时地对工程建设项目档案信息进行在线传输和移交。档案管理部门应对提交上线的工程建设项目档案信息进行仔细对照，对于不符合相关技术要求和归档要求的档案，应退还给档案生成部门，由生成部门完善之后重新提交，确保工程建设项目档案信息的质量。

5.提升人员素质

做好新时期住建文书档案管理工作，需要不断提升工作人员的管理技能和水平，增强档案意识和业务培训是必不可少的环节。一方面，强化档案管理专业化队伍建设，提高专职从业人员比例，提升档案工作人员的专业意识、社会意识和服务意识；另一方面，加强业务培训，增强对档案管理工作的思想认识和重要性认知，熟悉现代信息化管理技术，提升计算机和网络应用能力，及时学习和掌握先进的档案管理技术和经验，不断提高文书档案管理质量，实现档案管理服务功能的最大化。

参考文献：

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