行政事业单位人事档案管理研究与对策

白鹤,

内蒙古鄂尔多斯市东胜区供销合作社联合社 017000

一、行政事业单位人事档案管理的重要性

人事档案是人事管理活动中形成的,它记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料.主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是从个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状态以及奖励出发等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

人事档案在我国具有特殊的社会属性,属于我国的一项重要的档案管理制度,对于用人单位和个人都非常重要,人事档案所体现出来的社会价值我们必须要充分认识,只有认识到人事档案的社会价值,才能在人事管理工作中把握原则,做好人事档案的管理工作。

（一）规范行政事业单位人事档案管理有助于提高工作效率和质量。人事档案是用人单位对工作人员进行管理的重要手段之一，它记录了员工的基本信息、教育背景、工作经历、职称资格等情况，以及单位的组织结构、工作流程等信息。通过规范人事档案管理，管理人员可以快速了解员工的背景和工作经历，客观评价员工的工作表现，做出公正的决策，提高工作效率和质量。

（二）规范行政事业单位人事档案管理有助于反映单位的发展情况。人事档案是单位发展历程的见证，是单位文化的重要组成部分。通过管理好员工的人事档案，可以清晰地了解单位的组织架构、人员流动情况、人才储备情况等信息，不仅有助于发掘单位的优势和劣势，也为单位的战略规划和决策提供依据。规范行政事业单位人事档案管理有助于保障员工的权益。

（三）规范人事档案管理是衡量人才的重要依据。其中记录了员工的所有工作信息，是所有人员职位晋升、工资待遇考核的基础。同时也反映了各工作人员的成长轨迹，在选拔人才必须依据人事档案印证每个人的实际能力、工作业绩和政治表现，通过规范人事档案管理，促进单位的内部管理，保障人才和人事工作的有效健康发展。规范行政事业单位人事档案管理的重要意义是多方面的，加强人事档案管理，不仅是单位管理的重要环节，也是做好工作、提高绩效的必要条件。

二、行政事业单位人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理规范化的重视程度不足。由于人事档案管理工作的特殊性，往往需要在收集、审核、整理、保管、保密、存储、查询、传递等方面进行规范化的要求，但在实际操作中，一些单位规范管理程度还不够，高质量要求不细，制度执行不严，流程化程序不到位，导致档案管理存在一些漏洞，容易出现人事档案缺失、遗漏，甚至泄露等问题。最主要的是对人事档案管理规范化的重视程度不够，缺乏对人事档案管理人员岗位、职业、专业技能的约束，出现的问题应引起人事档案管理足够的关注。

（二）人事档案管理人员的专业能力和素养有待提高。一些人事档案管理人员大多数是由人力资源、行政等部门内部调配兼职担任，从事人事档案管理的专业知识掌握不足，缺乏系统性、连续性、岗位性的培训，人事档案管理新业务、新要求得不到及时的了解和掌握，工作处于被动应付状态，没有在人事档案各业务环节达到精细化管理要求。尤其是档案人员本着对档案历史负责，为现实服务，替未来着想的政治担当责任还有待提高，做好人事档案的紧迫感、使命感还需要进一步增强。

（三）人事档案管理模式升级转型滞后。随着数字化技术的不断发展，现代化的档案管理模式应运而生，这既包括了全流程的自动化管理，也需要采用高度集成化的信息化工具，以提高工作效率，并确保人事档案的质量和安全性。目前，部分人事档案还没有运用信息化、数字化、网络化技术手段推进档案管理现代化建设，很多单位的人事档案管理缺乏档案信息化建设理念和方法，信息化技术业务知识掌握不够深入，对档案管理工作造成了一定的阻碍，难以满足工作要求，更难以适应数字化转型的趋势。

三、行政事业单位人事档案管理的对策

（一）完善人事档案管理规范化机制。各单位及人事档案管理部门应制定规范的档案管理制度和流程，确保所有档案实行统一管理，并按时、按要求做好档案收集、整理、保管、备案、利用等业务工作。建立完善的规章制度体系，确立职责分工和权限范围，明确管理标准和流程，避免管理漏洞和错误，着力优化管理机制，建立科学管理体系各网络，优化构建人事档案科学管控体系。

（二）加大人事档案业务规范管理。在提高人事档案业务管理规范的基础上，完善人事档案的登记、接收、保管、利用等规范程序，注重人事形成文件材料质量管理，加强档案的收集和归档工作，增强档案安全保管，实行档案定期审查，确保人事档案管理规范化水平得以提高。

（三）积极推进人事档案信息化建设。传统的人事档案管理模式主要是纸质管理，存在一些弊端，例如存储空间大、查找效率低、易受灾害等。现代化档案管理模式采用数字化、网络化等方式，可以大大提高档案管理的效率和安全性。为此，对于行政事业单位的人事档案管理，需要适应数字化档案管理模式的转型，要推进信息化技术在档案管理中的应用，采用电子档案的形式处理人事档案的存储、检索、查询和共享，完善立科学的电子档案管理制度，建立人事档案电子化管理系统，提高管理效率并减少管理成本，实现信息的共享与交流。同时充分挖掘人事档案数据价值以及实践性，以便更好地满足当前职业发展的要求，更好地满足新时代下人事管理的需求，更好地服务于单位和员工。

（四）强化人事档案监管和督查工作。要将人事档案管理从单纯的信息管理转变为以风险预防为导向的管理策略，注重强化对内部工作和安全管理的控制，及时发现和解决管理中的问题，防范和减少人事档案管理风险的可能性。加强对人事档案管理工作的监管和督查，及时采取措施进行纠正和补救，确保人事档案管理工作的稳定和规范。建立人事档案管理的考核和激励机制，将档案管理作为职工评优选优的重要标准之一，同时建立档案管理专业人员的职务晋升和薪酬待遇制度。从而提高人事档案管理更加精细化、高效化和便捷化的水平。

（五）加强人事档案人才队伍建设。要培养人事档案管理人员的高度责任感和职业操守，切实让他们认识到人事档案管理是维护公共利益的一项重要工作，努力推动他们从单纯的权力管理者转变为优秀的服务倡导者和档案管理者。通过培训、考核等方式提高人事档案管理人员专业能力，提升他们的管理水平和服务质量，确立他们的专业权威和责任义务，增强他们的管理意识和责任心。培养其细致、耐心、责任心和保密意识等。定期开展评估考试，对不合格人员进行调整和培养，并引导其遵循规范化的管理制度和工作流程，提高行政事业单位的制度执行力。

行政事业单位的人事档案管理工作必将更为规范化、高效化和现代化。作为一项重要的行政管理工作，人事档案管理规范化是保障行政事业单位工作顺利开展、防范风险的重要保障措施，也是提高组织效率的必要手段。提高行政事业单位人事档案管理规范化水平是一个复杂的过程，需要在机制优化、人员培训、信息化应用和思维转变等多方面加强措施，从而实现对人事档案更加规范化、科学化、高效化、全面化的管理。随着现代化管理的不断推进，人事档案管理规范化已成为行政事业单位重要的管理任务。为提高管理水平，转变行政事业单位人事档案管理思维，走向以人为本、服务为先的管理理念。

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