档案工作数字化转型发展的研究

胡洁

南京长江电子信息产业集团有限公司 江苏南京210038

摘要：档案工作的数字化转型是当今信息化时代的必然趋势，随着科技的日新月异和信息化技术的不断发展，传统的档案管理方式已经无法满足企业和机构对信息管理和利用的需求。数字化档案管理系统的引入与应用，为档案工作带来了全新的发展机遇和挑战。本文以档案数字化的特征及其必要性为切入点，并且介绍了档案工作数字化建设的规范标准，在此基础上进一步提出了我国档案工作数字化转型发展过程中存在的问题，针对性的提出了优化解决措施，希望能够为我国档案工作数字化转型建设发展提供参考和借鉴，使得我国的企业档案管理工作能够更好地开展。

关键词：数字化；档案工作；档案管理；转型发展

前言：档案数字化指的是通过进行档案数字化管理系统及其相应网络的建设与使用，在档案收集、档案管理、档案保管、档案利用等各个环节应用现代化信息技术，能够做到有效改变传统的纸质档案、实物档案存储与管理手段，真正意义上做到档案信息资源数字化、档案储存集成化以及档案信息传递网络化和档案开发利用智能化，在此过程中必须对档案信息资源、档案数字化网络、技术与设备和与之相对应的法律法规标准等多方面要素进行确定与考虑。在当前各种计算机技术以及大数据技术快速发展的今天，档案数字化工作的推进能够有效提高档案处理的工作效率，进一步发挥档案对于社会发展以及人民群众生活水平提升的重要作用，为此，本文针对档案工作数字化转型发展进行了相应的研究。

一、档案数字化的特征及其必要性

在当今数字化飞速发展的时代，档案数字化已经成为数字化转型的重要组成部分，它的特征和必要性日益凸显，对信息管理和工作流程优化产生了深远影响。档案数字化不仅代表着技术的革新，更是信息管理领域的一次重大变革。首先，档案数字化以其独特的特征，为信息管理带来了前所未有的便利。数字化档案通过高效的数据存储技术，大幅节省了物理存储空间，使得档案的存储和管理变得更加便捷。同时，数字化档案具有快速检索功能，可以迅速定位到所需信息，极大地提高了工作效率。这种数字化的管理方式，充分利用了现代技术的优势，让档案管理更加高效、精确。其次，档案数字化在保障信息安全方面发挥了重要作用。通过多重备份功能，数字化档案能够确保关键信息的安全，防止数据丢失或被篡改。此外，数字化档案还具备轻松共享和传递的特点，使得团队间的沟通与合作更加顺畅。这种信息共享的方式，不仅提高了工作效率，还有助于知识的积累和传承。档案数字化的必要性体现在多个方面。首先，数字化档案能够显著提高工作效率，降低人工成本。其次，数字化档案更加注重信息安全性，能够有效防止信息泄露和非法访问。最后，档案数字化符合环保可持续的理念，减少了纸质档案的使用，降低了对环境的影响。总的来说，档案数字化不仅是信息管理的重要手段，更是推动组织变革和提升整体竞争力的关键措施。

二、档案工作数字化转型存在的问题

（一）制度体系建设仍不完善

目前看来，很多企业正在如火如荼的开展档案管理数字化转型工作，建立健全档案管理工作制度体系。与此前工作的实际情况之间进行对比可以发展，档案工作制度体系建设工作已经获得了巨大的进步，但是仍然存在着大量的问题，突出表现为以下三点。首先是制度上的缺失，在数字化经济时代，企业开展档案工作所针对的管理对象、使用的管理方法以及秉承的管理要求和管理理念都发生了较大的变化。企业在某些方面存在的制度的缺失，会导致很多工作没有标准可以依据，在工作的过程中十分被动[2]。

（二）档案服务水平有提升空间

随着信息技术的飞速发展，数字化档案管理已成为企业高效运营和持续发展的重要支撑。然而，许多企业仍面临着缺乏有效的数字化档案管理系统所带来的种种问题。首先，档案管理混乱导致文件散乱且难以查找和整理，这无疑增加了工作效率的成本。员工在寻找关键文件时往往需要花费大量时间，这不仅浪费了企业的资源，还可能导致工作进度受阻。此外，由于缺乏统一的档案管理标准，不同部门之间的文件可能存在重复、交叉或遗漏，进一步加剧了档案管理的难度。其次，安全风险增加是数字化档案管理中不容忽视的问题。随着网络攻击和数据泄露事件频发，档案信息的安全性和保密性受到严重威胁。如果企业的档案管理系统存在漏洞或未采取有效的安全措施，可能导致档案信息被非法访问、篡改或丢失，给企业的安全和稳定带来巨大风险[3]。

（三）业务工作全流程数字化还未实现

企业档案工作数字化转型发展的大前提就是能够通过对档案进行存档，从而能够完成数字化建设工作。与此同时，还应该进一步推动增量档案。从而能够实现网络化以及电子化的快速利用。目前看来，很多企业虽然都开展了档案管理工作和数字化档案馆的建设与使用。但是。在进行应用的过程中，业务数据信息系统绝大多数都是自动化办公系统或者是财务信息管理系统等。具有着较高数字化程度的管理系统。然而，其他各方面的重要业务系统由于没有进行更加全面且全流程的数字化建设工作，导致这些业务信息系统往往处于双轨运转的。工作状态下，这都会导致在建归档问题的开展存在着较大的问题与挑战。企业档案工作数字化管理转型工作并不仅仅是档案部门自身需要进行的工作任务，而是需要对多个部门的工作积极性进行不断的调动。与此同时，还需要将档案归档工作要求纳入到自身的。业务信息管理工作考核中来，从而能够尽快实现业务信息系统的全流程自动化、信息化管理，并且对预归档进行更加标准化的建设。为最终的。档案工作数字化建设打下坚实的基础。

[4]。

三、档案工作数字化转型的优化措施

（一）健全档案管理制度体系

目前档案管理数字化软件数量较多，再加上网络发展的速度较快，但是安全问题也同时出现，成为了企业开展数字化建设管理工作中急需解决的重要问题，如何能够使得企业开展档案管理工作的过程中安全系数更高、更有保障，是档案管理数字化转型建设工作发展中必须解决的重要问题。如果想要更好的提高档案工作数字化转型工作的工作水平和安全系数，就必须要建立健全档案管理工作制度体系，在此过程中需要从以下几个方面入手。首先，应该建立健全档案管理制度，无论是档案的录入、存档、保管还是借阅都必须遵循一套严格的工作制度，并且安排专人进行保管[5]。其次，应该建立起专门的档案管理工作小组，并且有专人负责管理工作，从而能够更加及时的解决档案管理数字化建设工作开展过程中存在的种种问题。再次，应该制定其完善的奖励处罚措施，将档案管理数字化建设工作纳入到当前工作考核中来，不但能够有利于实现档案信息管理工作质量的提高，而且能够进一步提高员工工作的积极性与主动性。最后还应该加强与其他同性质单位之间开展的数字化交流工作，实现资源共享工作，从而能够使得数字化专员更加深入的进行经验的交流，并且探讨如何能够更好地解决问题，并且有效提高数字化管理工作的安全性[6]。

（二）提高数字化人才队伍建设水平

档案工作数字化转型与企业的每个部门以及所有员工都息息相关，因此每个部门都应该进行一个专门负责档案工作数字化转型联络工作的联络人，联络人必须具备相应的数字化工作能力以及各方面的综合工作素养，与此同时也需要对本部门的数字化建设工作任务进行充分的承担，更好的开展数据治理等相关工作，如果公司需要进行重要的数字化转型会议的召开，各部门的数字化联络人必须准时准点的参与其中，并且积极参与和发言，不断贡献自己的力量。除此之外，还应该将归档要求前置到当前企业建设的各个部门业务工作中来，实现业务的升级与改造。与此同时，在档数字档案化转型工作不断发展与建设的过程中，还需要进一步加大对于工作人员的锻炼力度和培养力度，如此一来，也能够构建出一直具有着较强工作水平和业务能力的工作人才队伍，推动企业档案工作数字化转型和不断发展[7]。

（三）加强业务流程数字建设

业务流程数字化建设对于企业开展管理工作有着重要的影响，尤其是能够提高其管理工作效率和工作质量。在当前企业数字化快速转型发展的大前提下，我国业务流程数字化建设逐渐呈现出了城市自身的流合融合流程特征，在此过程中可以通过更加自动化、网络化以及智能化的业务流程来不断提高企业管理工作的工作水平，在过程中需要进行以下几种方法的选择。首先，应该对系统进行集成归档设置，并且与数字系统功能之间进行有效的结合应用，从而能够更好的对企业业务数据进行自动化归档。其次，还应该与相关业务环节之间进行更加深入的融合分析，例如在前置业务流程中，应该针对数据进行更好的采集，并且对数据进行不断的归档和分类等等，从而能够在充分对各种技术进行利用的情况下，进一步完成当前档案管理工作与智能化管理工作。最后还应该针对数字化档案管理工作流程进行进一步的优化设计，在进行数字化系统建设与使用的前提下，必须根据企业自身的业务工作流程。以及具体的数据和信息需求来完成数字化档案的采集工作，如此一来，也能够更好的推动流程运营效率的不断提高。

结束语：综上所述，档案管理工作数字化建设是我国事业单位改革工作中的重要工作内容，受到了我国社会各行各业的高度重视，档案管理数字化建设工作正处于发展的初级阶段，在建设的过程中会遇到大量的困难，但是这些困难无法阻碍档案管理工作数字化转型建设的发展，因此必须采取与之相对应的工作方式优化模式，推动档案管理数字化建设工作能够获得理想的发展。

参考文献

[1]杨娜,牛颖.国有大型企业集团自主完成纸质档案数字化转换工作的实践探索[J].办公自动化,2023,28(09):49-51.

[2]刘学科.数字中国建设背景下档案数字化改革的实践与思考[J].兰台内外,2023(12):35-36+41.

[3]菅爱爱.数字化转型背景下文书档案数字化的有效管理对策分析[J].兰台内外,2023(09):42-44.

[4]杨青,宋凤轩.河北省社会保险档案数字化建设现状及完善措施[J].河北北方学院学报(社会科学版),2023,39(01):66-69.

[5]董鸿.信息化背景下建设工程档案数字化管理的策略创新[J].兰台内外,2023(06):28-30.

[6]张阿敏.“双高建设”背景下高职院校档案数字化安全管理问题及其对策研究[J].兰台内外,2023(04):10-12.

[7]邵静.现代人力资源视角下企业人事档案数字化管理探究[J].商讯,2023(01):183-186.