提高工程监理档案资料质量的探索与实践

刘小龙

湖南楚嘉工程咨询有限公司 湖南 长沙 410000

摘    要：工程监理档案管理是指对工程项目生命周期内产生的各种资料、文献、图纸等信息进行有效管理和利用的过程。随着信息技术的发展和现代化建设的需求，工程监理档案管理越来越重要。本文将从工程监理档案资料与项目档案的关系出发，深入探析提高工程监理档案资料质量的优化策略，仅供参考。

关键词：工程监理;档案资料;质量;管理方法;

1 工程监理档案的重要性

1.1保证工程质量

监理档案能够全面、系统地记录工程建设过程中的各种情况，为工程质量的监督和控制提供依据。通过对档案的整理和分析，可以及时发现问题并采取措施加以解决，保证工程质量。

1.2保障法律权益

监理档案是工程管理的重要组成部分，也是法律诉讼中的重要证据，涉及到工程质量、施工进度、工程竣工验收等方面。如果没有完整的监理档案，将会给法律管控带来极大的困难。

1.3方便后续维护

监理档案详细记录了工程建设的全过程，包括施工图纸、材料品质、质量检测报表等，这些资料在后期运行和维护过程中非常有用。完善的监理档案，有助于做好工程运行、维护和升级改造等工作。

1.4促进经验分享

监理档案是工程实践的重要积累，可以为建设同类工程提供丰富的经验教训。通过不断总结借鉴先前的工程经验和教训，可以不断优化工程建设管理和流程，提高工程质量。

综上所述，监理档案的重要性不言而喻。监理档案记录了工程建设过程的重要信息和数据，是工程建设管理和质量监督的重要基础和依据。

2 项目监理文件与项目档案的关系

工程档案基本建设项目管理工作的组成部分工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分。

项目监理资料（又叫做建筑工程资料）包括：监理资料概述，监理投标文件，监理管理资料，监理工作记录，竣工验收资料，监理工作其他资料，监理资料的管理办法，安全监理资料等内容。

二者的关系：项目档案是指整个项目的历史记录和信息资料，包括设计文件、施工图纸、合同、财务报表、验收报告、竣工图等。项目档案是一个非常重要的资料库，具有很高的保密性和完整性，并为项目的后期运营和管理提供了重要的参考依据。监理资料是构成项目档案的重要组成部分，监理过程中的各类资料和记录必须被准确地归档和保存，以便在项目后期的运营和维护中进行参考和利用。同时，项目档案也应当记录和保存监理过程中的各类资料和记录，确保整个项目的资料完整且可追溯。

3 监理文件资料常见问题

在工程监理实际过程中，往往出现：文件资料管理职责不清晰导致管理混乱，监理人员对文件资料认知不到位导致归类错误，工程监理人员履职不到位导致资料错误或丢失，对监理文件的归档要求不了解导致资料整理不便捷，现行规范对监理文件的要求较高，一线监理人员用于处理资料管理的时间不充裕等等。

4 改进监理文件资料管理，提高管理质量策略

4.1 制定可操作性强的标准化制度

制定工程监理相关文件的管理制度，需要考虑以下几个方面：1. 相关标准和规范。制定管理制度前，需要研究相关的国家标准、行业规范和企业内部管理制度，在这些基础上进行制度设计。2. 文件类型和编号。确定需要管理的文件类型，如监理计划、监理报告、监理意见等，给每种文件类型分配唯一的编号，以便于管理和检索。3. 文件编写要求。规定文件编写的格式、内容、标准，明确文件的主题、目的、要求和范围，要求每份文件必须符合相关规定，并通过规定的审批程序后方可发布。4. 文件传递与存档。规定文件传递和存档的流程，包括发放、接收、归档、保密措施等，以保证文件的及时性、准确性和保密性。5. 监督与评估。建立监督与评估机制，制定监督与评估的流程和标准，对文件的编写、传递和存档情况进行定期检查和评估，及时发现问题并进行纠正。

最后，制定完整的工程监理相关文件的管理制度，应在相关人员中进行宣贯，确保每个人都遵守制度，以提高工程监理文件的管理效率和质量。

4.2 明确档案资料管理的职责

没有清晰的职责范围，监理资料难以实现高质量管理，因此，建议从以下几个方面进行档案资料的职责划分：1. 职责范围。明确监理资料管理人员的职责范围，包括监理资料的收集、整理、分类、存储、查询、借阅和归还等方面。具体来说，需要规定哪些资料需要进行管理、怎样进行管理以及相关的流程和标准。2. 工作任务。制定管理人员的工作任务，在日常工作中要完成的事项，例如对监理资料进行登记、整理和归档；根据监理计划和进度安排文件的编写和存放；记录文件的借阅和归还情况等。3. 技能要求。明确监理资料管理人员所需的技能要求，例如熟练掌握文档管理软件，能够快速准确地查询和更新文件信息；具备较强的组织和协调能力，能够协调不同部门之间的工作关系；有较好的沟通和表达能力，能够有效沟通和解决问题。4. 管理流程。规定监理资料管理的流程，明确监理资料的流转和管理程序，包括文件登记、取阅、归还、借阅、销毁等环节的具体操作流程，以及相关的工作要求和注意事项。5. 评估与考核。建立针对监理资料管理人员的评估与考核机制，如定期检查工作成果和结果，发现问题并及时纠正，对管理人员进行考核和绩效评价，使其具有责任感和使命感，并不断提高管理水平。

总之，清晰明确监理资料管理人员的职责和工作要求，制定详细的管理流程以及建立绩效考核机制，这些都为监理资料管理提供了保障，有利于提高监理资料管理的质量和效率。

4.3 做好档案工作交底

有效的档案资料管理，必要环节就进行工作交底，做好交底工作可以确保下一步管理更加清晰、高效。做好档案资料管理交底工作建议如下：1.明确交底目标？交底目标应该明确，包括了解监理资料交底的目的、管理要求、工作流程和交底内容等。还需要确认交底人员的资质、经验和能力，以确保监理资料交底的有效性和可行性。2.制定交底计划。制定交底计划后，需要明确交底地点、时间、流程和内容等，选择尽可能多的资料供参考，并将其整理成明确的分类结构，便于管理和查询。此外，建议预留足够的时间让交底人员对提出的问题进行回答和澄清。3.制定交底文件。制定清晰简洁、逻辑严密的交底文件，阐述监理资料的管理要求、流程和规定等，以及监理资料的管理标准和规范。此外，需要确保文件的格式和内容符合最新的标准和要求。4.组织交底培训。培训应根据交底计划的要求进行组织，在讲解交底文件之前，需要向交底人员介绍项目的基础信息、管理流程和相关法律法规等。之后应针对监理资料档案进行详细的讲解，包括如何收集、分类、存储、查询和归档等方面。5.反馈和总结。对于监理资料交底过程中出现的问题和不足应及时进行反馈和总结。需要收集和记录每个监理人员面临的问题和挑战，并尝试解决这些问题，以便下一次交底过程更加顺畅和有效。

总之，良好的监理资料档案交底工作可以确保监理资料得到妥善管理和保存，从而为建设项目的顺利推进提供保障。

5.结束语

中共中央、国务院印发《质量强国建设纲要》，要求加强施工记录和验收资料管理，审查、存档，保证工程质量的可追溯性。此项工作的实现，监理资料管理的有效管理必不可少，本文提出的相关的优化措施，为更好的响应国家政策，更科学、更高质的管理监理资料提供了参考价值。

参考文献：

[1]孙白玉.提高工程监理档案资料质量的探索与实践[J].建设监理,2022,(09):48-51.