保密工作信息化管理的趋势与发展方向分析

巫沛阳

四川红华实业有限公司

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一、面临的形势

（一）目前国内外保密形势

近年来，世界范围内随着新冠疫情、俄乌战争冲突、巴以冲突等影响，百年未有之大变局加速演进，中国在国际上的影响力及地位不断攀升，这使得国内外环境变得更加复杂，保密工作面临着更大的挑战，保密工作犹如逆水行舟，必须不断加强保密管理能力提升，提升保密管理技能水平才能持续确保国家秘密安全受控。

（二）信息化发展对保密工作带来的影响

随着信息化数字化的高速发展，信息流转更加高效，与纸质文件交互时代相比，交互效率亦不可同日而语。在便捷了沟通交互的同时为保密工作也带来了巨大挑战，窃密泄密的渠道及方式也变得更加复杂。

二、企业信息化管理发展现状

随着社交软件的兴起与发展，相关应用系统已从家用端移植到企业管理端，伴随着发展延伸，甚至已在企业内部形成了信息化管理的生态系统。工作中通过welink、微信群等办公的情况屡见不鲜，同时协同办公OA系统、人力资源管理系统、财务管理系统等已与工作业务进行了深度的融合，成为了企业日常经营管理必不可缺的工具。按照目前信息化的发展趋势，在可预见的将来，越来越多的业务管理会启用信息化管理，全面取代纸质线下管理，成为企业日常经营管理的基础工具。保密管理作为一项重要管理，若不进行信息化的转型升级，最终会与企事业内部其他业务信息化管理形成强烈反差，管理水平发展滞后，影响企事业内部保密工作的有序开展。

综上所述，无论从保密管理水平的提升还是企事业发展的自身需要，保密管理信息化转型终将是未来的必经之路。

三、发展的方向

保密管理的信息化建设如何实现？或者说通过怎么样的信息化建设才能切实提升保密管理水平，我认为主要有以下几个实施方向。

（一）流程线上化

要实现无纸化，信息化的目标，首先需要建立信息化线上审批流程，在业务发起的源头就进入信息化管理范畴，线上审批流程相较于线下审批，审核节点更加固化、审批逻辑更严谨、业务办理效率更高。以涉密载体管理为例，载体从收发、传递、使用、复制、保存、销毁等各个环节要履行签收、登记、审批手续，以往线下办理相关手续纸介质记录依靠人为主观进行登记，无法彻底解决个别人员“不自觉”的管理现状，办理人若缺乏责任心与保密基本常识，涉密载体在流转过程中会出现名称、页数登记错误，甚至是涉密载体漏登的情况，二是涉密载体产生、流转至销毁需要详实记录过程，通过人为登记会出现频繁、重复填写相同信息的情况，不利于业务工作高效办理，下图1例举了线上业务办理与线下业务办理的效率对比。

图1 线上与线下涉密载体传递效率对比

通过流程优化与审批节点的设置，能提升保密业务的办理效率，同时利用信息化管理相对固化的特点，受人为的影响导致的误登记情况也能进一步降低。

（二）台账信息化

台账是体现保密管理过程中所形成的各类表单以及相关资料的数据集，如涉密载体台账、涉密人员档案台账、信息设备台账等，线下管理的主要缺点是更新不及时，当天统计出的数量信息也许第二天就已经“过期”，台账内容已经于实际不相符，通过人为建立的台账同样需要人为长期维护才能确保实时准确，然而真要做到如此，投入的人力成本、时间成本也不少，所以台账也需要实现电子化信息化。依然以涉密载体管理为例，通过上述流程进行了传递之后，传递方与接收方名下的涉密载体数量均发生了变化，保密管理的信息化功能需要自动对双方名下的涉密载体台账进行数据更新，实施保障台账信息的准确性与及时性，通过信息台账展示功能，能快速查阅相关载体等信息的状态、责任人、责任部门等信息。

（三）档案电子化

保密工作档案是展示保密管理成果的一项重要工作，线下工作档案的建立依靠人工打印、分类、入卷、装订建立目录等，需要投入大量的时间与精力，同时因打印错误重复打印等工作也同样繁琐复杂，每到一定时期都要按照上述流程开展一轮保密工作档案的清理梳理工作，耗时耗力。线上保密工作档案的建立同样依靠信息化功能，首先建立一套分类、分级的归档入卷逻辑，通过抓取保密管理信息化业务数据来实现办理业务的同时自动建立保密工作档案，大幅提升档案建立的效率，同时信息化建立的档案界面与展示效果相较于纸质档案则更加整洁统一，也能更加清晰的体现保密管理的逻辑与管理成果。

（四）数据交互化

随着目前信息化水平的发展，大部分工作业务实现了信息化管理，未实现信息化管理的业务也在逐步推进信息化管理进程，保密管理作为需要融入其他业务管理的一项基础管理工作，也需要与其他业务的信息化功能进行整合或实现数据互通，避免保密管理形成企业内部信息化管理的数据“孤岛”，例如人事管理信息化系统中的部分数据需要与保密信息化管理系统的有关涉密人员信息进行数据共享，档案管理系统中有关涉密载体的信息需要与保密信息化管理系统的涉密载体信息进行数据互迁。互联互通才能更好的整合管理资源，企业信息化管理的生态环境才能更和谐，保密管理才能更好的融入各类业务管理，确保保密管理全方位、无死角。

四、其他需要关注的重点问题

在开展保密工作信息化建设的过程中，除了要关注保密业务功能建设的同时还要做好相关人员的培训与后期系统运行维护工作，主要有以下两方面内容

（一）做好用户培训

保密管理从线下转移至线上，最可能感到“不适”的群体既不是管理者也不是建设者，其实是使用该信息化功能的各类用户，这类用户群体体量较大，且学历、年龄等情况差异较大，适应能力差异也较大，保密管理信息化建设推广效果如何，最终还是需要用户的实际使用情况来验证。为了缓解用户的“不适”感，建设单位必须要提前谋划培训工作，对不同学历、年龄的用户制定不同的培训方案，且至少开展两轮培训，第一轮是系统上线前的培训，目的是让用户对相关应用有一个整体了解，对业务模块的基本使用进行学习；第二轮是用户使用过一段时间后再开展一次培训，本轮培训主要针对用户在使用过程中遇到的问题进行答疑解惑，加深印象、巩固培训成效。在此基础上还要持续做好长期答疑解惑工作，针对个别用户的特定需求做好一对一指导。

（二）加强信息化运维人才培养

在完成信息化建设之后，为了保障信息化相关功能的长期稳定使用，需要指定专人对信息化功能进行运行维护，个别企业因保密管理业务量较小，遇到问题可以联系信息化系统开发厂家来运维或处理问题，但保密管理业务量较大的单位遇到问题的概率较高频次较高，需要解决问题的时间较紧迫，仅依靠系统开发厂家处理无法满足实际工作需要，必须在企业内部培养运维人才。为了将信息化运维与业务工作紧密融合，建议将保密管理信息化的运维交由保密业务管理的人员负责，好处有两点，一是能尽快响应问题处理，遇到问题能及时处理，若依靠信息化运维机构人员运维则可能遇到问题处理滞后影响保密业务的情况；二是能高效开展系统功能优化，若根据保密业务实际需要对信息化功能进行调整优化，保密业务人员可直接对接系统厂家，需求交代更加明确，功能调整后的测试结果见证更加直观，对保密管理工作更加有力。

当今世界历史发展的车轮滚滚向前，保密工作也犹如逆水行舟，随着全球信息化水平的高速发展，保密工作信息化发展的进程也必将势不可挡，只有提前做好设计谋划才能更好的为保守国家秘密做出贡献。