大数据时代的企业档案信息化建设对策研究

许浩然

湖北长江路桥有限公司 湖北省武汉市

摘要：社会发展，各项企业发展迅速，目前，企业的档案管理逐渐进入一个全新的阶段。传统的纸质文件存储方式已无法满足现代企业的需求，而信息技术的应用则为企业提供更加高效、便捷的解决方案。因此，如何在大数据时代实现企业档案管理的信息化已成为一个迫切的问题。文章将对大数据时代企业档案管理信息化的概念进行分析，并介绍其机遇和挑战。同时，还研究当前企业档案管理信息化面临的主要问题以及解决方案。以期能帮助企业更好地应对未来的挑战。

关键词：大数据时代；企业档案管理；信息化建设

引言

大数据时代，档案管理模式迎来全面的变革发展。特别是对于档案存量巨大的企业单位而言，传统的数字化档案管理正面临档案信息胀库、档案存储信息重复、档案管理思维及模式滞后等一系列严峻挑战。因此，相关企业必须深刻认识到大数据技术给档案管理工作带来的机遇、变化与挑战，积极引入大数据技术，创新档案管理思维、升级档案管理模式，实现由数字化向数据化的全面升级，并在开放数据模式下完成对大量档案信息的智能化管理，合理应对新环境下的挑战与危机，促进企业档案管理工作在大数据环境下的可持续发展。

1档案电子信息化管理概述

信息化管理主要是针对电子档案进行管理，和纸质档案最大的区别在于，电子档案的载体像U盘、移动硬盘等存储设备很小，但存储的数据量却非常大，大大节省了储存空间。电子档案形式多样，包括文字、视频、图片等，电子档案与纸质档案相比，内容形式更加丰富，更加准确具体。不仅如此，电子档案实现了异地共享备份，突破了地域之间的壁垒，提高了档案利用率，使档案价值能够得到最大限度地发挥，档案工作更加便利、快捷。新时代，信息技术、大数据技术、云技术为电子档案管理提供了有力支持，档案信息化管理因其便捷性、可共享性和载体的多样性等特点越来越受到人们的重视。但是诸多档案材料，比如录取通知书、学生登记表、毕业报到证、党团组织材料和许多涉密文件等，目前甚至今后很长一段时间都不可能将其完全电子化，且纸质档案具有电子档案无法比拟的安全性和稳定性。因此，纸质档案目前依旧不可能被完全替代。如何充分利用纸质档案和电子档案各自的优势，既确保档案材料存储的安全性又能够及时共享成为目前档案管理工作的一项重要任务。因此，建立纸质档案与电子档案相结合的双轨制档案管理模式势在必行。在电子档案全面普及的今天，企业顺应时代发展趋势，势必要加强电子化、信息化与档案管理模式的结合。电子信息化模式的出现，打破了传统档案管理模式，尤其是在互联网背景下，信息技术、大数据技术、云技术都为档案管理提供了有力支持，确保档案管理工作更加便捷、高效、准确。

2企业档案管理信息化建设中存在的问题

2.1技术和设备更新滞后

首先，资金限制是技术和设备更新滞后的主要原因之一。国有企业有时面临资金紧张的情况，无法及时将足够的资金投入信息化建设。新一代的技术和设备通常需要较多的资金，如硬件设备、软件系统的购置和维护费用极高。如果企业缺乏足够的资金支持，就难以更新和升级现有的信息化系统，进而会限制档案管理信息化建设。其次，技术知识和专业人才的匮乏也是技术和设备更新滞后的重要原因。信息技术的发展日新月异，新的技术和系统不断涌现。然而，由于国有企业缺乏专业的技术人员，无法及时掌握和应用最新的技术。这导致企业在选择和应用信息化系统时存在困难，无法全面升级系统功能，从而限制档案管理的效率。

2.2企业档案信息服务能力较低

部分企业已建立企业级别数字档案馆，对电子文件利用方式有所改进，但随着国家对企业规范性经营、企业对产品质量要求的提高，企业研发对技术、管理、生产等方面提出新需求，各归口管理单位、职能部门、各类人员对电子文件利用需求量逐年增长，对电子文件提供方式及提供信息服务质量不断提出新要求，传统档案利用服务仅停留在查阅、借阅、提供凭证、史料编研、展览等层面还远远不够，数据利用如果不与业务流程绑定，就无法准确定位数据利用场景，档案信息就很难深入地与研发、生产、经营管理过程融合，使得数据的档案服务利用无法深入开展，更加无法与核心业务紧密联系。

2.3档案数字化管理复杂，缺乏统一的标准

档案数字化管理对象十分复杂，突出表现为档案载体形式多、档案种类多和档案数量多等。档案的记载载体包含纸张、照片和光盘等，档案类型包含文书、会计、声像、实物、科技以及合同等，且随着电子化、信息化的发展，档案信息增长速度加快。在数字化技术的支持下，需要借助先进的技术形式将庞大的数据信息整合管理，最终将有效的数据信息整合为有实际应用意义的信息，在数据信息整合的时候，对信息的归类标准提出了更高的要求，是信息化管理的一个难点问题。

3大数据时代企业档案管理信息化建设的措施

3.1提升企业档案管理信息化建设的观念

传统的纸质文件已无法满足现代企业的需求，因此，企业档案管理信息化建设成为一个迫切的任务。为了实现这一目标，需要对企业档案管理信息化建设进行深入思考和探讨。要提高员工对于企业档案管理信息化建设的认识和理解。只有当员工认识到信息化建设的重要性和必要性时，才能真正投入工作中。为此，可以加强对信息化建设的宣传教育工作，让员工了解信息化建设的意义和作用。制定科学、合理的信息化建设计划，明确信息化建设的目标和方向。规划好信息化建设的内容和步骤，确保信息化建设能够顺利实施；此外，还需要注重信息化建设的质量控制和效果评估。通过定期检查和评价信息化建设的效果，及时调整和完善信息化建设方案，保证信息化建设能够达到预期目的。要建立健全的企业档案管理制度和流程体系。在信息化建设的基础上，进一步优化企业的档案管理制度和流程，使运作更加规范化、高效化、智能化。

3.2档案数字化存取向档案数据化应用的转变升级

企业规模体系庞大，除了集团总部，还包括下属二级单位和三级单位，这些集团子公司分别设立有单独的馆藏档案室，要做到档案全面数据化管理，一方面，要推动所有子公司、下属单位纸质档案文件的数字化转换；另一方面，在构建集团档案数据平台收录子公司及下属单位数字化档案的同时，各子公司及下属单位就不再需要单独存储档案文件，完成数字化转换的电子档案统一归存于企业总部的档案数据库平台，实现电子档案的集中保存与管理。可以为全下属单位开放档案数据空间，方便每一个企业员工在档案数据平台的检索、查询及应用。同时，通过档案数据平台为每一个集团员工开通个人账户，只要登录账户就能够在档案数据库完成全文检索及应用，彻底打破了企业不同子公司及下属单位之间的空间界限，并真正实现了档案数据的互联互通与共享利用，发挥档案数据化管理的作用及价值。

3.3做好档案资源的整合与优化

首先，企业可以采用数据湖，将结构化和非结构化数据存储在同一平台。与传统的数据仓库不同，数据湖允许存储大量原始数据，无论其格式如何。这为分析工具提供了访问和处理各种类型数据的能力，从而支持更复杂和深入的数据分析。另外，还可以使用NoSQL，如MongoDB和Cassandra，用于存储和管理非结构化数据，并且可以与结构化数据并行处理。这使得企业能够灵活地查询和分析不同类型的数据，而无须进行烦琐的数据转换。考虑到数据的实时性，企业可以采用流数据处理工具如ApacheKafka，以实时方式处理和整合结构化和非结构化数据。企业能够捕获和分析实时数据流，并将其与历史数据融合，为决策制定提供时效性和全面性。在此基础上，企业还可以通过训练算法识别和标记非结构化数据的关键特征，将这些数据与结构化数据相结合，以进行更深入的分析和洞察。最后，通过创建和使用API，企业可以实现不同系统和数据源之间的无缝集成。这不仅简化了数据访问和共享，而且为构建高度可扩展和自定义的数据处理流程提供了基础。

3.4企业档案资源服务模式转型

企业档案资源服务要以企业战略层面制定数据战略规划，寻找企业各项业务管理过程痛点与需求，结合企业各项活动需求制定数据管理各项活动愿景、目标、目的，并且要使所有相关人员达成共识。企业要站在数据战略层面上，规划数据管理任务蓝图与演进路线，建立数据管理和服务中心，明确档案管理人员、IT技术人员、业务人员等在数据全生命周期管理目标与职责，企业档案工作要作为数据管理核心部门，要扮演好数据管理与服务角色，使企业数据管理能依据数据管理职能框架完成规划任务，解决企业数据管理问题，提升数据应用价值和服务水平。在企业制定数据战略规划，为将数据管理落实，企业可通过项目管理落实数据管理，由企业档案管理部门与项目负责人、项目管理部门等相关人员在项目立项同时编制数据管理与服务计划或方案，确定项目所涉及数据管理与服务范围，保障整个项目过程数据归档、存储、整理、利用全过程实施。此外还可将更多的精力集中到档案信息编研中来，提升档案利用服务的附加值。档案编研工作是企业档案资源开发的重要手段之一，编研工作不应该局限于档案部门，可以在企业内网上征集题材，主动与各部门探讨交流，听取广大员工的意见，从企业的经营生产或者员工的实际需要出发进行选题，将现有档案信息资源进行分析、比对、加工、总结，形成高质量的、能指导经营生产或者对领导的决策能起到参考作用的编研成果。

3.5加快档案管理数字化建设

企业要加快档案管理数字化建设，需要从以下4个方面着手。首先，加强数字化档案管理的基础设施建设。这包括构建数字档案管理平台、建设档案数字化加工中心和档案数字化库等，能够有效提高档案管理效率和水平，并为用户提供更加便捷的服务。其次，提升数字化档案管理的标准化和规范化水平。这包括制定数字化档案管理的相关标准和规范，明确数字化档案的内容、格式、存储和管理等方面的要求，能够提高档案管理的质量和可信度。再次，要加强数字化档案管理人才队伍建设。这包括培养和引进数字化档案管理的专业人才，建立数字化档案管理人才队伍，提高档案管理人员的数字化素质和能力，确保数字化档案管理顺利进行。

结语

大数据时代的企业档案管理信息化建设，通过对其机遇和挑战分析，发现在大数据时代企业档案管理还存在一些问题，因此，提出一些有益的措施。如在企业的档案管理中，应注重数据的质量与可靠性，建立完善的数据采集机制和数据存储体系，确保数据的真实性和准确性；加强对员工的培训，提高员工的专业素养和工作效率等。只有这样，才能更好地适应大数据时代的发展需求。为企业的档案管理信息化建设提供一定的参考。

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