工程档案可视化管理与标准化建设研究

唐丽

中铁上海工程局集团第五工程有限公司， 广西 南宁530000

摘要：在大规模工程项目中，涉及众多参与方和庞大的信息流，如何高效地管理和利用这些信息成为一项迫切的问题。通过可视化手段，可以使各方更直观地了解工程进展、问题和需求，提高沟通效率，减少误解和错误。同时，标准化建设则能够规范信息的采集、存储和传递流程，确保信息的一致性和可靠性，为工程项目实施提供依据。

关键词：工程档案；可视化管理；标准化建设

1工程档案流程化、标准化管理的意义

一是提高工程管理水平，在工程项目进行过程中产生的档案信息资源，是各项工作的最原始记录，可以帮助领导者及管理人员全方位、多角度、直观地了解工程建设实际情况，及时发现问题、解决问题，从而推动工程建设顺利、规范开展。二是提供决策参考，整理完善、归档科学的工程档案可为今后多项建设工程提供准确、可靠、可追溯的基础性资料，包括建设过程中的成功经验做法及失败教训，也可为新项目制定标准、设计图纸、施工方案提供依据，进而节约投资，提高建设效率，减少人力物力损失。三是发挥宣教作用，工程档案记录各项工程项目的发展历程，在移交进当地综合档案馆之后，相关人员可开发利用形成编研文章、书籍、纪录片，通过新媒体方式面向社会宣传，可激发社会公众爱国热情、自豪感和荣誉感，充分彰显档案育人作用。

2工程档案可视化管理与标准化建设策略

2.1建立健全安全管理体系

一要强化安全责任落实。坚决守住档案信息安全底线，将档案信息安全作为工作重点来抓，成立领导小组，明确分工职责，明确“谁主管谁负责、谁使用谁负责”的网络安全责任制，形成一级抓一级、层层抓落实、齐抓共管的责任机制。二要强化档案信息利用安全。严格执行上网信息审查制度，加强安全技术管控，对网站系统漏洞和运行状态进行定期检查完善，实行电子档案数据异地备份制度。强化对档案系统平台日常运维、数字化外包公司的安全监管，要求外来工程师签订《保密协议》，严格执行保密制度，确保档案信息的绝对安全。三要强化应急演练。建立档案安全事故预防、报告处理机制，定期组织安全培训和应急消防等演练活动，网络安全预报预警和应急联动要做到及时、准确判断和上报，提高精准性、及时性，做到快上报、早掐断、快处置，保证制度到位，人员到位，责任到位，处理到位。五要强化安全管理长效机制。建立完善档案安全、机房、管理、利用等制度。严格贯彻执行24小时电话值班制度、在注重日常应急值守的同时，加强对重点办公区和数据机房的安全巡查和值守人员的安全知识、监控系统使用培训。同时加强实时对PC用户终端做好相关安全监测和检查，利用杀毒平台对所有设备进行安全扫描和实时查杀病毒，着力加强对突发、重要情况及时的上报。构建得力的网络信息安全防护体系，全力以赴保障全系统网络信息安全和统计数据安全。

2.2优化工程档案干部队伍

一是要优化干部队伍结构，提高人才招聘门槛，领导者要全面分析自身工作岗位漏洞、缺陷，明确管理人员招聘标准，点对点、有针对性地开展人才引进相关工作，可通过社会招聘、考选遴选、外来借调的方式，从各机关单位、企业选择既懂得现代工程档案管理标准及实操技能，又了解新形势下信息化管理技术的专职人员。同时工程主管部门要实现参建部门机构协作意识，在人员配置过程中要涉及立项、规划、施工、验收各个阶段，要实现分层划分管理网络和等级，明确各级管理人员岗位职责，整体上实行扁平化、网络化的分级管理办法，保证工程档案管理流程监督有力、全面覆盖、有序衔接，专人专岗。二是要实行系统化培训，在工程项目正式开展初期要扎实开展业务学习、理论教学、技能培训、外出调研等系列活动。可邀请当地档案主管部门业务骨干或者高校教授，针对国家政策、制度标准进行全方位指导讲解，也可带领档案管理队伍外出观摩，开拓眼界，取长补短，树立创新性思维，提高工程档案的主观能动性，进而促进档案管理人员逐渐向复合型人才转变。

2.3以工程档案可视化标准建设推动档案可视化进程

《档案信息化标准体系建设指南》明确指出，建立兼容性好、开放性强的档案信息化标准体系。在工程档案可视化管理与标准化建设中，工程档案馆对信息可视化模型档案的管理主要包括归档前和归档后两个阶段。首先，对于归档前的管理工作，工程档案馆需要在纸质档案、电子档案和BIM模型的收集整理与移交过程中提供业务上的指导。电子文件归档在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致，且二者应建立关联。这就需要在各类档案归档过程中要明确收集要求和标准，推动纸质档案和电子档案向数字化过渡，并规范BIM模型的整理和移交流程。通过建立规范和标准化的操作流程，提高信息的准确性和完整性。其次，在归档后的管理工作中，工程档案馆需要对档案实施全流程管理，完善档案检索系统，以便用户能够迅速、准确地获取需要的信息。最后，工程档案馆应将现有的BIM标准与建设工程档案相关标准进行对接，编制一套可行的标准体系。这涉及BIM模型与档案的数据格式、命名规范、元数据等方面的一致性。通过统一的标准，可以实现BIM模型与建设工程档案的有机结合，确保信息的可视化管理更具科学性和规范性。在整个过程中，工程档案馆需要结合信息可视化的最新技术和标准，不断地对标准体系和相关系统进行更新。

2.4打造工程档案管理平台

一要树立信息化管理意识，从思想上认可科技为档案管理带来的优势，在政策、财政、人力资源等方面向信息化建设倾斜，划拨专项资金采购计算机终端、服务器、存储器、高速扫描仪等先进硬件设备，深度应用大数据、云计算、计算机网络、数据挖掘等先进技术，大力开发软件系统检索平台，严格按照GB/T39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》推动工程档案高效管理与信息化建设同步发展。二是加大协同管理能力，统一工程档案电子数据信息标准，并利用系统平台在线归档将各参建方、各个工作流程产生的档案资源分类、整编、汇集到数据库或者云存储平台，利用“互联网+”技术构建互联互通、信息共享、业务协同的工作环境，使得档案资源的整理归档、开发利用线上完成，便于后期分析研究，减轻时间、空间对于档案管理的限制，突破“信息孤岛”的弊端，实现长期、稳定且可持续的保存，提高档案资源管理质量和综合利用率，使工程档案管理工作更加科学化、规范化和高效化，充分发挥工程档案资源的价值。

结论

随着我国经济社会的发展，项目建设越来越多，对工程档案管理工作也提出了新的要求。特别是在技术标准制定和技术融入方面更是要与时俱进，工程档案可视化管理与标准化建设符合工程档案事业未来发展预期。在具体实施过程中工程档案管理者应当注重协同合作，形成完整的档案管理体系。只有在信息真实、完整、准确的基础上，结合相关法规和标准，采用先进的技术手段，才能真正实现工程档案的高质量管理，为工程建设和运营提供可视化决策支持，推动整个行业朝着更加规范、高效的方向发展。

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