综合性医院行政管理的标准化、信息化研析

巩丹丹

庆阳市人民医院办公室， 甘肃庆阳745000，

摘要：传统医院行政办公工作往往存在着便利性差与时效性差的问题，同时受到行政公文的介质、空间及时间的限制，导致若是科室主任不在医院，则公文审批的时间将会被延长。故当前往往存在着医院电子化行政审批效率低、时效性差及职工满意度不高等问题。本院通过引入标准化信息管理工具，对医院审批情况进行了分析。然后通过借助鱼骨图等质量管理工具，然后分析出可能的影响因素，然后通过制定标准化审批流程，然后对检测系统进行升级，从而提升检测效率。

关键词：信息化；标准化；质量管理；检测效率

当前随着信息化技术的不断发展，临床上大数据、互联网技术的不断应用，使得智慧医院建设取得了长足的发展。而对于医院行政管理审批环节，引入标准化信息管理模式，则能够有效地规避传统行政审批存在的不确定问题[1]。本文通过探讨在综合性医院行政管理的过程中引入信息标准化管理模式，探讨其在医院行政组织内部开展管理流程优化的可能性，从而为医院管理提供一类全新的改革方式。

一、医院行政办公室现状分析

（一）流程化管理模式

①标准化特点：医院行政办公室建立主要的特点是通过促进临床科室发展，规范管理流程，优化办事流程，强化精细化管理而存在的[2]。行政管理人员通过建立一系列的管理制度，使得所有的成员均能够按照同一系列管理流程开展工作，统一的工作方案也能使患者对潜在问题或实际的问题开展标准化的管理。

②管理职责明确：由于行政工作所负责的内容包含着方方面面，不同办公室工作成员之间的工作跨度较大，且成员之间的相关性较低。每一项工作开展时，均是需要能够找到相关的责任人的，能够避免出现职责互相推卸的问题。

③效率优先：由于医院的行政文件需要在短时间内就经过审批，因此对审批效率的要求比较高。

（二）综合医院行政管理的现状

当前各大医院也在广泛推进着行政管理流程标准化工作的推进。例如办公室使用OA系统来推进行政管理标准化流程。但是从当前来看，医院内仍是有很多工作是采用纸质作为载体来实现的[3]。而这一现状将导致工作效率难以得到提升，这是因为医院尚未完全的应用信息化管理模式。

（三）综合医院行政管理出现问题的原因

①流程长：虽然行政管理属于辅助流程，但是却是临床科室工作开展必不可少的工作之一。以最为常见的科研课题审批为例，则是需要由科研管理部门、财务管理部门及行政管理部门所共同构成。而若是在纸质办公的基础上，每一个工作流程则需要耗费不少的人力物力支持。而繁琐的审批流程将影响临床人员工作的积极性，对科研效率造成影响。

②管理流程优化度不足：若是一项业务流程缺少优化，那么未优化的习惯将会成为一个不成文的制度，若是长时期未予以优化，则将会导致管理制度难以推行。若是在医院行政工作中缺少流程化管理制度，将导致制度设计落后于实际工作，最终给人以不懂变通的态度[4]。

二、综合性医院行政管理信息标准化制度的落实方式

（一）将剩余的审批时间进行公示

要始终将“以人为本”作为管理的核心内容。当前随着医院行政管理工作的不断转型，在医院行政管理的过程中，要提供“回应性”服务。将不同的业务审批开展的时间严格公开，例如对于职能科室的审批，要在电子化审批的当日就予以完成；而院领导所提供的审批文件，需要在3个工作日内就予以完成。针对部分申请人对医院内部行政审批工作流程了解较少的情况，可在医院内部平台中将流程予以充分的公开，同时明确的标明在进行审批时所应准备好的相关材料，使得申请人在准备时也能够更快的开展[5]。此外，还应将审批工作人员的相关信息进行清晰的公示，若是出现了审批相关问题，可向专人予以致电咨询。

（二）应用标准化的审批思想开展工作

     标准化思想指的是将标准化的技术、思维及方法应用到行政审批工作中。从而规避主观性因素对审批结果造成的影响[6]。在审批系统中设置“自动触发”审批的相关功能，一旦某项需要进行行政审批的工作进入到“申请期”阶段时，相关目标人群将会自动受到来自系统的提示信息，并请其在短时间内完成相关内容的填写。审批部门也将在短时间内完成集中审批。

（三）审批流程优化

首先需要对审批流程予以压缩。即为将原本的逐一审批方式转变为多部门联合审批的模式，在同一时间段内，让多个部门联合开展审批，可进一步压缩审批的时限[7]。其次，需要对审批流程予以精简，尽可能将一次能办成功的事情一次解决。例如在既往的“医院人员外出交流学习”申请的这一方面内容，常规的模式下是需要申请“人员外出进修申请”与“职工请假”两个审批注意事项的。而在对审批流程进行优化后，一次性对请假是否合规及申请者是否有进修资质予以审核即可。举另一个例子，例如“出差报销”审批的项目，往往是进展最慢的项目。此时可通过引入“关联表单”串联的方式，当前置性审批事项通过后，实现差旅费的定额审批。相较于传统的工作模式，此方式下不仅能够缩短审批流程，也能够缩短审批时间。

（四）优化审批时效

一般来看，采取公开化、透明化的审批公示制度，能够起到审批的监督效果，进而对审批时效予以优化。同时对于申请人一方，也可采取审批时效优化的方案，即为在审批开展的初期阶段，即告知其可能出现审批错误的相关环节[8]。对于审批相关文件的查询，在系统中可增加“模糊搜索”的功能，从而对搜索内容予以快速定位。

（五）内网OA审批

这类审批方式能够规避掉空间及时间的限制。将部分能够审批的文件在移动端即可完成审批。而申请人也能够在移动端实时的查阅审批进程，这样又能够逼着工作人员快速的完成审批。同时还应当在系统中设置自动提醒功能。即为在审批结束之后，将信息发送给申请人，告知其审批结束。从而避免申请人出现盲目等待的问题，实现职工最多跑一次的规划[9]。

（六）权利透明化

为切实的保证行政审批职能的开展，同时增加职工的知情权，需要确保权利能够在阳光下开展与运行。因此在管理制度上，要确保权利的公开化与透明化，让权利能够在阳光下运行与开展。然后要做好行政机构的审批工作，确保工作动态化开展。同时建立投诉机制，对于假大空的承诺，不切实落地执行的情况，需要进行登记。然后将其作为职能部门考核指数的重要指标之一。同时将此方面内容与绩效考核结果相互挂钩。最后是将审批质量放在更为突出的位置，在确保审批效率的同时，也要提升审批的质量。特别是对于干部/职工请假审批的相关内容，需要建立完善的管理制度，才能够对医院工作成员工作开展进行有效管理。特别是在医院常态化防控疫情的基础上，对请假申请工作进行有效管理，最终使职工请假管理工作得以科学化的开展。

（七）强化审批系统的保密工作支持

根据国家保密法中所规定的内容，其中所指出要禁止在其他公共信息网络或是互联网等未经过加密处理的网络中传递国家秘密[10]。虽然钉钉能够用于行政公文事项的审批，但是对于医院费用报销、文件阅办等具有一定保密性质的公文，按照规定是不能够在钉钉上进行处理的。因此，这也为未来行政审批工作的开展提供一定的指引方向。例如可通过设置安全性较高的网络安全设备连通内外网。然后对不同人群的信息访问等级予以明确，例如只有合法用户才能访问重要数据的服务器。

（八）将少数亟待上线的办事流程业务予以实现

虽然线上办公业务的流程能够方便工作开展，但是医院中仍是有相关部门成员的工作效率不高，若是上线审批流程的设置不完善，将进一步增强其对信息化改变的地出行特点。将导致审批总用时延长，不利于审批效率的提升。因此，医院另外未来应当对线上的审批流程予以协调统筹规划，从整体化的角度对流程进行规划。而不仅仅是对线上的办公流程进行移动办公改造。

（九）推进工作协同

例如将能够公开化的信息进行统一管理。例如以医院为组织建立组织架构，将所有职工的手机号码导入钉钉系统中，然后所有工作成员之间也能够相互沟通。而不是在传统工作方式下，必须要加好友才能够沟通联系，能够显著的提升工作效率。对于需要定期开展的会议，可通过信息自动投放的方式，例如在会议即将开展10min之前设置电话提醒等。进行会议签到时，可应用动态二维码签到，从而不用准备纸质签到表，便于会议后存档。    

结束语：

    当前随着智慧医疗系统的不断推进，当前医疗机构行政审批工作已经从纸质化发展到电子化，未来将发展到智能化。而当前随着云计算与大数据技术的不断发展，使得行政审批工作能够与信息技术工作能够有机地融合。在既往行政管理的过程中，需要进行审批耗时最常见的项目往往是药品订货、耗材应用及医疗设备使用等环节。因为在进行上述工作事项中，往往需要进行合规性、市场询价与市场调研、历史情况的对比等诸多内容。因此，未来若是能够在审批的过程中引入大数据技术辅助管理支持，则能够助力于决策信息支持及审批效率的提升。然后需要强化行政审批在移动端的应用力度，从而规避了传统工作模式下的时间及空间的限制。而通过专门委派工作负责人，也能够避免授权人与审批人之间的工作推诿问题等。而措施中通过对审批流程予以优化，促进流程优化及行政管理工作的开展，能够显著的提升行政审批工作的开展效率。最后从审批工作质量上看，则是强调以满意度提升为主。最终推着行政审批的“高效、统一及精简”的发展。

参考文献：

[1] 唐明良. 标准化与行政审批制度改革:意义、问题与对策[J]. 中国行政管理，2020，3(5):26-30.

[2] 杨建伟，黄政权，叶庆. 医院零星工程标准化、流程化管理模式的实践与应用[J]. 中国医院建筑与装备，2021，22(4):89-90.

[3] 林巧匡. 论医院工程流程化与标准化管理[J]. 世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2020，16(23):169-169，177.

[4] 张洁英. 医院卫生经济管理流程标准化研究[J]. 智慧健康，2018，4(36):16-17.

[5] 余进，李力. 深化医院审批制度改革提升公立医院内部运行效率[J]. 中国总会计师，2022，3(4):44-47.

[6] 孙俊，周立涛，李朝阳. 现代医院管理体系下医院设备管理的创新与实践[J]. 江苏卫生事业管理，2019，30(9):1154-1156.

[7] 李飞. 利用OA办公自动化系统助力医院管理效率的提升[J]. 电子世界，2020，5(22):99-100，104.

[8] 董晓飞，钱宇，王小合，等. 医院重大疑难手术行政审批管理关键要点阐释与实践启示[J]. 中国医院，2021，25(11):36-39.

[9] 何涛. 移动技术在医院行政办公中的应用[J]. 江苏卫生事业管理，2020，31(5):647-649.

[10] 刘英俊，吴惠珍，安静，等. 在办公自动化系统中建立医院临时采购药品审批功能的实践[J]. 中国药房，2017，28(10):1372-1375.