关于企业档案信息化战略的研究

方晓雅

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摘 要：伴随着信息技术的蓬勃发展。现在是网络时代。网络科技已渗透到生活的各个方面。对各行各业的发展都有很大的冲击。网络技术具有巨大的优越性，然而许多企业还没有将信息科技与其相结合，使其不能真正地将其纳入自己的工作中去。通过对目前网络的大环境和企业档案工作中出现的问题进行整理，提出了企业要根据形势进行适当的调整。利用大数据、云计算等现代信息技术，强化企业档案的信息化，从而提升企业档案的准确性。

关键词：互联网；企业档案；信息化管理

随着网络技术逐渐渗透到各行各业，使传统产业发生了翻天覆地的变化。这是一种符合信息化发展的思想和措施，有利于大数据、人工智能等最新的电脑技术，为企业的运营和管理带来更高效率、更方便的办公模式，促进各行各业的深度改革。在企业的经营过程中，档案管理是一件繁重而繁重的工作，大数据、云计算、人工智能等信息科技拥有着远超传统存储模式的强大计算和存储能力，这与档案管理工作有着很好的契合度。因此，在进一步推进企业经营管理的过程中，强化企业经营的信息系统已成为一项重大的工作。档案管理法也把档案管理的信息化列为一个重点，并对其进行了详细的规定，促进了各种企事业组织进行了档案信息化建设，使其能够更好地发挥网络的优点，以满足社会发展的需要。

1.企业档案信息化管理的优势作用

1.1顺应信息时代发展的必然趋势

不管是从一个民族的发展角度，还是从全球的经济发展的潮流来看，网络科技对公司的存在与发展有着深刻的影响，符合信息化潮流的公司可以将各种信息有效地运用到企业的经营活动中，并对企业的管理进行相应的处理。运用先进的计算机科技，可以有效地提高文件的工作效率，同时也可以提高管理的品质，通过精确的运算，将无用的资料剔除掉，从而达到更好的文件处理效果，符合时代的发展趋势。

1.2促进企业信息化建设进程

在互联网背景下，为了应对网络环境带来的冲击，企业的各种经营行为都需要进行创新。同时，对档案工作进行了信息化建设。企业档案作为一种重要的信息载体，记载了企业工作人员的具体信息，也记载了公司的重要业务和各种类型的知识产权。企业的人员流动和运营活动的分析都需要各种不同的文件，运用最新的信息科技，可以扩大档案信息数据的储存能力，便于随时查阅，从而达到了跨时间和空间的共享，极大地提升了公司的工作效率和公司员工的协作能力。

1.3提高档案管理工作效率

企业的档案是一种逐渐积累的进程，当企业运营时间持续地持续下去时，其数量将会每年都在增长，这就要求我们要处理大量的文档以及各种类型的数据。传统的纸质档案，磁盘档案，不仅要耗费大量的人力和物力，而且占用大量的空间；而且，由于纸张文件的储存比较困难，在各种情况下，很有可能会遭到破坏，例如，温度、湿度等自然原因，都会对纸质文件的保护产生一定的影响，从而导致一些关键文件的遗失，因此，对于企业来说，纸质档案的管理是一个很大的压力。而信息化的档案管理能够节约大量的劳动力投入，只需要少量的计算机就能够进行大量的档案管理，利用计算机科技能够快速地找到各种工作需要的文件内容，从而使企业的工作人员能够更加高效地进行协作，从而使企业的运作更加高效。

2.基于互联网的企业档案信息化管理策略

2.1加强学习，树立档案信息化管理意识

观念决定行为，因此，任何单位或管理者都应从提高自身素质入手，加大对档案信息化管理的研究力度。可以通过定期举办讨论会、主题讲座等方式，开通微信公共学习平台，将有关的学习资料推送出去，让管理者和档案管理员明白，档案信息化管理是网络发展的需要，学会在互联网的大环境下，认真地对公司的需要和档案管理中的问题进行细致的剖析，并根据自己的需要，制定出符合自己需要的解决办法，把档案管理的信息化工作真正落实起来，不让档案管理的信息化沦为一种口号，也不会沦为一种形式。

2.2搭建企业档案信息化管理专门平台

如果没有一个完整的信息化管理平台，那么企业的信息系统就会像是一棵没有根基的树。构建企业档案信息化管理平台需要建设专用的信息化平台，配置完备的电脑硬件设施和存储设备，选择合适的、功能齐全的档案管理系统软件，并对其进行适时的维修和升级，把企业档案的收集、整理、保管、统计等各个环节都放入电脑系统中，实现对企业档案的有效管理，便于工作人员的查询、归还、审批，推动企业的各项档案管理工作在信息化平台上进行运行和执行，同时也要让公司的工作人员适应档案信息化平台的应用，以最低的成本实现最大的档案利用效能。

2.3统一管理规范及标准

由于缺乏相应的管理制度和标准，许多企业对其进行了信息化管理。只有对企业的档案信息化管理准则进行统一，制订出一套符合自己公司实际情况的管理与操作规程，将纸质档案向电子档案、数字档案转换的工作规程进行详细的规定，同时还要制订档案的查询、借阅、归还、审批等程序和标准。要使这些工作规范和标准得以实施，必须建立一套严密的制度和评价体系，对于不按规定和要求执行的人要受到相应的处罚；加强管理者和借阅人员、共享人员的规范观念，凡是有需求的人员都必须遵守相关规定，防止档案材料的泄漏和遗失。

2.4提高档案信息化安全管理水平

企业的档案信息化建设中，最大的难题就是来自互联网上的各种风险，因此，这就要求档案管理者继续强化自身的知识与训练，增强自身的安保意识，积极地去研究先进的档案管理方法，掌握使用网络安全的技术，在注意到档案数据库的例行维护的基础上，利用现代科技来做好安保工作。例如，档案管理员必须熟悉防火墙技术，安全密钥技术，权限加密技术等，以防范各种网络病毒或黑客袭击。既要确保企业的档案资源的共享，又要确保企业的档案安全。另外，企业还可以通过大数据分析，挖掘、筛选、梳理、分析和下载以前由其他公司发布过的，危及企业档案和数据安全的信息，并制定相应的安全对策，提高企业档案的安全性。

结束语：

综上所述，企业档案信息化以建立企业的档案知识服务体系为目的，通过制度、标准和规范的战略，制定了一个完整的文件全流程的管理战略和企业的数字化档案馆体系的建设战略，在企业的组织和人员、资金和技术的支持下，促进企业的档案信息化发展。企业档案管理工作不可能一夜之间完成，要按照工作任务的要求，按年度划分，分阶段逐步推进。

参考文献

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