加强公墓档案管理工作的问题及对策

赵 阳

吉林省双辽市卧龙公墓管理中心  吉林 双辽136400

摘要：公墓档案是指国家或政府批准的有偿性或公益性墓地，在建设、管理、出售过程中所产生的痕迹资料。公墓档案主要的形式由电子档案和纸质档案组成,属于民生档案范畴。公墓档案管理的工作是主要贯彻落实国家法律法规的要求，目前有关于公墓档案管理的规范较少，成为当前殡葬服务系统需要优化的重点内容。因此，本文通过对公墓档案管理中存在不足与问题进行分析，基于此，并提出了针对性的强化措施，以期提高公墓档案管理工作质量。

关键词：公墓；档案管理工作；问题及对策

公墓单位服务中，档案管理属于一项基本工作，在保证与时俱进的前提下，方可促进服务水平与质量的提高，并充分发挥档案本身在公墓服务中的作用。而要想实现这一目的，就必须提高对公墓档案管理的重视程度，并在具体的管理中积极引入各类现代化技术，突出档案收集、存储及管理的效率，深入发掘档案本身的价值，打造更优质、高效地服务，促进公墓单位健康稳定发展的实现。

一、公墓档案管理工作存在不足与问题

①人员认识不到位。公墓档案管理工作开展中，因个别管理人员欠缺依法治档观念，对公墓档案本身价值认识不充分，管理中存在缺乏责任心和责任感的情况，或是未能立足于长远规划深入考虑。同时，个别公墓单位在管理档案时，因没有深刻认知其重要性的缘故，导致档案业务发展受阻，限制了档案预期效果的发挥。②人员配置不合理。公墓档案管理工作开展中，一旦出现人员配置不合理的情况，必定会对档案业务发展构成影响。个别公墓单位因对档案管理重要性认识不足的缘故，在配置人员方面存在不充足的问题，甚至有办公室秘书兼任。同时，也有个别公墓单位尽管人员配置数量充足，但缺乏专业性或管理水平能力低下，同样会对档案管理水平造成影响。③管理工作不规范。综合目前公墓档案管理情况来看，管理不规范的问题普遍存在，如档号不规范、案卷标题不规范、案卷卷内目录缺少、组卷过于混乱等。同时，仍有个别公墓档案在检索中多以传统手工形式为主，整体效率低下。也有部分公墓单位尽管引入了形式各异的现代化检索工具，但却有求“多”不求“精”的情况存在，错误地认为越多的检索工具必然能提高服务质量。④人员待遇不高。由于公墓单位档案工作本身的特性，加之过于单一、细致、烦琐等特征和技术含量不太高的缘故，管理人员每日工作基本停留在档案收集、整理、记录和归档，因此部分公墓单位并没有高度重视档案管理部门，管理人员地位也因此受影响，相应的待遇自然也不会太高。

二、公墓档案管理工作的优化策略

1.深化人员认识，精准落实档案管理

信息化时代下，公墓档案管理平台的建设至关重要，是保障公墓服务水平的关键途径。各地区需要高度重视公墓档案管理，提高管理人员的认识，积极树立依法治档工作意识。定期组织相关人员参与《档案法》的学习，或学习公墓档案管理工作要求，并将公墓档案管理工作纳入公墓单位日常事务中，贯彻落实依法建档、管档和用档。在保障公墓档案工作相关规定认真贯彻执行的基础上，以本地民政局、殡葬协会提出的与公墓档案相关的规定为依据，结合本单位实际情况，合理落实公墓档案管理工作。尽快完成系统中寄存档案的补录，并做好管理规章制度的完善，为群众及上级部门提供便捷化的档案查询服务，尽可能地消除不法分子以罚代化、倒卖火化证等管理漏洞。同时，要注重多门类、多载体档案管理的健全。当前时代下，公墓单位工作职能基本转化为管理、规范及服务丧户，不仅形成更复杂海量的工作量，且需要记录的档案也更多，此时有必要突出档案的精准性和完整性，以便提供更好的服务。此外，在完成基础档案的建立后，需要准确分类公墓工作中积累的材料并归档，为档案质量与存量提供保障。

2.增加资金投入，及时更新管理设备

档案管理工作开展中，良好的设备设施是保障工作质量的关键。因此，公墓单位需要在档案管理中配备充足的经费，确保档案柜、空调、灭火器及除湿器等基本配备设施齐全。同时，需要分隔办公室、查阅室及档案库房等，并做好档案安保措施工作，尽量消除档案丢失的情况，为公墓档案管理提供规范性、有序性保障。此外，公墓档案管理中，对应的服务系统内涵盖了各类与墓地相关的服务内容，且相关功能及数据皆有对应作用体现。因此，公墓单位也要积极推进信息化建设，密切关联档案管理系统及单位服务系统，在有机结合档案管理及业务办理的基础上，持续融合目的档案管理规范化与信息化服务，在带动管理服务质量提案的同时，打造更高水平的档案管理服务工作。

3.提高人员素质，打造专业管理团队

信息化时代下，专业人才是信息化服务发展的重要基础。公墓单位应当高度重视并积极开展档案管理人员培训工作，邀请业务能力水平更高的内部人员或聘请外部人员开展培训活动。同时，相关部门也要高度重视人才培养工作，通过制定培训相关的规章制度及考核机制，适当提升人才筛选的标准，为档案管理人员专业能力水平提供一定程度地保障，促进档案管理效率及质量的提升。或是面向档案管理人员提供更多地学习机会，帮助他们拓展档案管理知识技能，方便管理人员能以本单位实际情况为基础，积极参与具备丰富实用价值的服务项目的创设。此外，公墓档案管理人员自身也应当注重终身学习意识的形成，采取自己学习、参与培训等方式方法，持续关注自身专业能力的提升，尽量将档案管理各环节及基础操作熟练把握，依托高效管理方法的应用带动档案管理效率质量的提高。在档案管理新理念与新技术的应用下，为公墓档案管理提供高效、科学地发展保障。

4.提升管理服务水平，优化管理成果

在进行公墓档案管理过程当中，可以发现公墓档案工作并没有得到充分的重视，使得公墓档案信息不能完全的被开发出来，使得这类档案无法被充分利用。因此，为了提高公墓档案管理服务水平，一是可以开发多种检索的方式，将以往的目录查阅方式改变。档案管理由于其原因不能像其他书籍那样直接挑选，利用者必须通过检索工具填入相关符合检索的资料才能找到所需的档案。检索工具的编制应与本单位的实际情况相吻合。二是规范公墓档案资料登记，将丧户、墓穴人基本情况、购墓时间及墓穴位置等信息资料及时制卡登记。三是将更多的学习机会提供给公墓档案管理人员，更好地帮助他们掌握丰富的档案知识以及管理技能，不断提升公墓档案管理工作的水平。四是根据民政部、省民政厅及殡葬协会中有关墓地档案方面的规定，建立与自身单位实际情况相吻合的管理方式，有效地规范公墓档案管理工作。将公墓档案管理工作纳入日常管理范畴，真正将依法建档、依法用档、依法管档得到落实。与此同时，墓地单位领导者需要充分发挥好监督职责，时刻督促公墓档案管理工作人员在工作中，始终坚守初心，能够从长远的发展角度来看待工作，确保公墓档案价值与作用得以实现。

三、结语

综上所述，公墓档案管理工作开展中，单位领导人员需要引起重视，注重依法治档工作意识的树立，督促相关管理人员着重提升自身的思想与业务能力，确保能够高质量地完成档案收集、整理及归档等工作，打造质量更高的档案服务。同时，管理工作人员需要深刻意识当前社会的发展特点，在与社会发展步伐紧随的前提下，以高度政治意识与历史使命案为基础，秉承创新求是的精神、严谨扎实的作风，切实解决公墓档案管理中的缺陷与不足，促进公墓档案管理能够踏上规范化、法治化的发展道路，充分体现公墓档案在为人民群众及行业发展中的服务作用，加快公墓事业发展速度、提高发展质量。

参考文献：

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