加强档案安全管理工作的路径探析

罗洋

中国振华电子集团新天动力有限公司     贵州省贵阳市   550018

摘要：档案是一种重要的信息资源，对于国家、组织和个人都具有重要的价值。随着信息技术的快速发展和应用，档案管理面临着新的挑战和机遇。本论文旨在探讨加强档案安全管理工作的路径，提出一些有效的措施和建议，以确保档案的完整性、可靠性和保密性。

关键词：档案安全管理、信息技术、完整性、可靠性、保密性

档案是记录人类社会活动的重要载体，对于维护社会秩序、保护公民权益、促进社会发展具有重要作用。随着信息技术的快速发展和应用，档案管理工作面临着新的机遇和挑战。一方面，信息技术为档案管理提供了更多的手段和方式，提高了档案管理的效率和便捷性；另一方面，信息技术的广泛应用也给档案安全带来了新的风险和隐患。因此，加强档案安全管理工作显得尤为重要。

1 档案安全管理的现状

档案安全管理的现状面临着一些挑战和问题。首先，档案管理工作面临着数量庞大、种类繁多的档案信息，给管理工作带来了巨大的压力。档案的增长速度快，使得传统的手工管理方式难以应对，导致管理效率低下。其次，传统的档案管理方式存在一些问题，如易丢失、易损坏等。由于人为因素或环境原因，档案可能会丢失或损坏，这对档案的完整性和可靠性造成了威胁。此外，信息技术应用不足也是一个问题，档案管理仍然以手工方式为主，缺乏有效的信息技术支持，导致管理效率低下。

在档案安全管理方面存在一些问题。首先，档案保管过程中存在不当地点存放、未按规定保密等操作不当的现象。一些档案可能被存放在不安全的地方，容易遭到盗窃或破坏。同时，未按规定的保密措施来处理敏感档案，可能导致档案信息泄露。其次，缺乏完善的权限管理系统也是一个问题。档案的获取和使用应有严格的权限控制，但目前缺乏有效的权限管理系统，可能存在非法获取档案信息的风险。此外，硬件设备维护不及时也存在问题。如果硬件设备出现故障或遗漏重要数据，可能导致档案信息丢失或无法恢复。

2 加强档案安全管理的路径探析

2.1 建立健全档案安全管理制度

为了加强档案安全管理，需要制定相关的法律法规和政策文件，明确档案安全管理的法律责任和要求。这将为档案管理提供法律依据，保障档案信息的安全性和可靠性。建立档案安全管理的组织机构和职责分工，明确各级单位的责任和权限。这样可以形成一个完整的档案安全管理体系，确保档案安全工作得到有效的组织和协调。同时，还需制定详细的档案安全管理规范和操作细则，明确档案的收集、存储、传输、使用和销毁等方面的具体要求，确保每个环节都符合安全管理的标准。另外，加强档案安全管理还需要强化档案保密意识和培训。通过开展档案保密法律法规和政策的培训，提高档案管理人员的法律意识和保密意识，使其能够正确处理和保护档案信息。此外，还应加强对档案管理人员的技能培训，提高其档案管理和安全管理的专业水平，增强他们对档案安全管理的责任感和使命感。通过建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、管理和检索，可以提高档案管理的效率和安全性。同时，引入数据加密、防火墙、访问控制等信息安全技术，加强对档案信息的保护和防护，有效防止非法获取和篡改档案信息的风险。通过定期的档案安全检查和评估，发现问题并及时进行整改，确保档案安全管理工作的持续改进和提升。

2.2 完善档案安全管理技术手段

为了加强档案安全管理，需要引入先进的信息技术手段，如数据加密、防火墙、访问控制等，以保护档案信息的安全性。数据加密可以在档案传输和存储过程中对数据进行加密，确保档案信息只能被授权人员访问和使用。防火墙可以阻止未经授权的网络入侵和攻击，保护档案系统的完整性和可用性。访问控制则可以限制档案的访问权限，确保只有具备合法权限的人员才能查阅和修改档案信息。云计算技术可以提供可靠的档案存储和备份服务，确保档案信息不会因为硬件故障或灾害而丢失。同时，通过云计算技术还可以实现档案的远程访问和共享，便于多部门之间的协同工作。大数据技术则可以对档案信息进行分析和挖掘，帮助机构更好地理解和利用档案资源，提高档案管理的效率和质量。数字化档案管理系统可以实现对档案的电子化存储和管理，减少了传统纸质档案管理中易丢失、易损坏的问题。同时，数字化档案管理系统还可以实现对档案信息的权限控制、操作日志记录等功能，提高档案信息的安全性和可追溯性。还可以通过人脸识别、指纹识别等生物特征识别技术来加强档案安全管理。这些技术可以有效防止非法使用他人身份进行档案访问和操作，提高档案信息的安全性。

2.3 提高档案管理人员的素质和能力

为了加强档案安全管理，提高档案管理人员的素质和能力是至关重要的。档案管理人员应具备扎实的档案学理论基础，了解档案管理的法律法规和政策，掌握档案管理的基本原则和方法。此外，还需要培养档案管理人员的信息技术能力，使其能够熟练运用档案管理信息系统，进行档案的数字化存储、检索和管理。档案管理人员应清楚档案信息的重要性和敏感性，严守保密纪律，妥善保管档案信息，杜绝泄露和滥用的风险。他们应具备良好的道德操守和职业操守，坚守岗位，忠诚履行档案安全管理的职责。档案管理工作常涉及多个部门和人员的合作，需要与其他部门和人员进行有效的沟通和协调。档案管理人员应具备良好的沟通能力，能够与各方面进行密切合作，确保档案信息的完整性和准确性。档案管理人员应了解档案管理中存在的风险和问题，并能够及时采取应对措施，防范和化解档案安全风险。在发生档案安全事故或突发事件时，他们应能够迅速响应，妥善处理，最大限度地减少损失和影响。

2.4 加强档案安全宣传教育

为了加强档案安全管理，加强档案安全宣传教育是必不可少的一环。档案安全宣传教育旨在提高全体工作人员对档案安全的认识和重视程度，增强他们的安全意识和责任意识，从而形成全员参与、共同维护档案安全的良好氛围。通过制定详细的计划，可以确保宣传教育工作有条不紊地开展，并覆盖到各个层级和岗位的工作人员。宣传教育的内容可以包括档案安全的基本知识、档案管理的法律法规、档案保密的重要性以及档案安全管理的方法和措施等。可以利用多种宣传渠道和形式，进行档案安全的宣传教育。例如，可以组织档案安全培训班、讲座和研讨会，邀请专家学者进行讲解和交流，提高工作人员的知识水平和专业素养。同时，可以编写宣传手册、发放宣传资料，向全体工作人员普及档案安全的相关知识。此外，还可以利用内部刊物、企业网站和社交媒体等渠道，发布档案安全的宣传文章和案例，引起广大工作人员的关注和重视。另外，可以定期组织档案安全演练和应急演练，增强工作人员的应急处理能力。通过模拟档案安全事故和突发事件，让工作人员在实践中学习和掌握应对措施，提高他们在紧急情况下的反应速度和处理能力。

3 结束语

档案安全管理是保障档案信息完整性、可靠性和保密性的重要工作，建立健全档案安全管理制度、完善档案安全管理技术手段、提高档案管理人员的素质和能力以及加强档案安全宣传教育是实施该路径的重要措施。实施这些措施可能产生的影响包括提升档案管理效率和服务水平、保护档案的完整性和可靠性，以及提升档案管理机构的公信力和社会形象。加强档案安全管理工作，对于推动档案事业的发展和保障国家信息安全具有重要意义。

参考文献：
[1]李嘉熠.新时期提升企业档案管理工作质量的路径探析[J].虹, 2022(5):0144-0146.

[2]张伟.数智时代企业档案工作创新路径探析[J].陕西档案, 2023(3):35-36.

[3]顾安清.大数据时代档案数据权探析:提出,内容及保护路径[J].档案管理, 2022(4):4.