档案数字化背景下加强档案管理工作的路径探讨

刘纲

      衡阳县界牌镇人民政府    421246

摘要：在日常工作和生活中，需要大量的档案处理工作，用来对特定的人、事、过程进行记录。但是，随着需要存储的信息越来越多，传统的档案存储方式已经不能够满足现代化的需要，其所占用的空间较大、查找复杂、维护成本高，急需改革创新。因此，引入数字化的档案存储方式十分关键。本文主要是从现阶段数字化档案存储的背景和意义分析出发，探究其中可能存在的问题，从建设数字化档案管理平台、做好档案信息的安全存储等措施保障档案管理的数字化转型。

关键词：档案管理；数字化档案；管理创新；信息化技术

前言：随着现代化信息技术的发展，越来越多的行业融入到数字化转型的行列中，旨在提升本行业的管理效率、加大生产力。例如，在建筑行业的招投标书管理、医院的病例管理、图书档案管理等多种档案管理工作，需要与数字化技术相结合，给传统的管理方式赋能，满足现代化档案管理的需要。但是，在实际的管理过程中可能会出现数字化档案管理平台问题，数据安全问题、准确度问题等，因此，创新数字化档案管理技术，加强档案的数字化转型十分关键。

一、档案数字化背景下加强档案管理的背景和意义

（一）档案数字化背景下加强档案管理的背景

随着信息技术的快速发展，数字化已经成为各行各业的发展趋势。在档案管理行业中，传统的纸质档案管理方式存在许多问题。例如，传统的纸质档案需要大量的物理空间来存放，在档案的使用查找过程中，需要人工翻阅和搜索，耗时耗力且容易出错，在纸质档案的存储过程中，容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响。而数字化档案管理技术作为一种新的档案管理方式，可以有效地解决这些问题，并带来许多新的机遇[1]。

（二）档案数字化背景下加强档案管理的意义

通过数字化技术可以建立数字化档案管理应用平台，进而快速准确地检索档案信息，节省了大量的时间。同时，数字化档案还可以实现远程访问，方便多部门、多地点之间的协作，提高档案的利用效率。另外，数字化的档案管理更加安全可靠，通过数据备份、加密和权限控制等数字化管理措施，可以将不同类型的档案划分为不同的权限，这样内部的管理者和员工可以查看不同类型和级别的档案数据，防治档案泄露[2]。

通过数字化技术，可以将档案转化为电子文件，实现档案的电子化存储、检索和共享。这样可以方便用户快速准确地获取所需的档案信息，提高档案的利用效率和价值。并且，在档案的数字化运用中，可以跨越因为地域的限制产生的一些问题，提升生产力，对行业的科研创新、档案管理学的进步都具有积极的作用。

二、档案数字化背景下存在的档案管理问题

（一）数据安全和隐私保护

档案数字化带来了数据安全和隐私保护的新挑战。数字化档案存储在计算机系统中，容易受到黑客攻击和数据泄露。此外，档案中可能包含个人身份证号码、银行账户等敏感信息，需要采取有效的保护措施。但是，部分档案管理平台可以直接查看客户的个人信息，没有进行加密处理，进而产生隐私泄露问题。

（二）数据完整性和可信性

档案的数字化管理，一方面是将纸质档案扫描处理后进行电子化存储，一种是直接通过系统产生电子化档案数据。在数字化管理过程中，可能出现档案信息数据丢失的情况，不利于档案的完整性存储。另外，电子档案的真实性也需要得到保证，防止出现被篡改的情况。

（三）标准化和互操作性

在档案数字化过程中，不同机构和系统可能采用不同的标准，在数据传输方面采用不同的传输标准，导致档案管理系统之间存在数据连通性问题不利于档案数据的相互连通，孤立的系统可能产生更多的维护成本，影响了档案管理的效率和质量。随着信息技术的发展，档案管理系统也需要随之升级，但是需要大量的资金投入，对于一些资源有限的机构来说是一个挑战[3]。

三、档案数字化背景下档案管理措施分析

（一）数字化档案建设

利用先进的数字化技术，对纸质档案进行扫描、拍摄、录入等操作，将档案转化为电子文件。同时，建立档案数字化管理系统，实现档案的电子化存储、检索和共享。在数字化过程中，要确保档案数据的准确性和完整性。采用合适的扫描设备和软件，进行图像处理和文字识别，提高数字化效果。同时，建立数据校验机制，确保数字化档案的质量。数字化档案需要建立元数据，包括文件名称、文件类型、文件大小、创建时间等信息。通过合理的元数据管理，可以提高档案的检索效率和使用价值。

（二）信息安全保障

建立档案数字化的数据备份和灾备机制，确保档案数据的安全性和可靠性。定期进行数据备份，存储在不同的地点，以防止数据丢失。建立合理的访问权限管理机制，对档案数字化系统进行权限设置，确保只有授权人员可以访问档案数据。同时，加强对系统的审计，及时发现安全漏洞。采用加密技术对档案数据进行保护，确保数据在传输过程中不被非法获取。同时，建立防火墙、入侵检测和反病毒系统，防范网络攻击[4]。

（三）人才培养

加强档案数字化技术的培训，提高档案管理人员的数字化素养。培养一支具备数字化档案管理技能的专业队伍，推动档案数字化工作的开展。档案数字化工作需要涉及信息技术、档案学、法律等多个学科领域的知识。加强跨学科的合作交流，促进不同领域的专家共同参与档案数字化工作，提高工作效率。

（四）法律法规支持

加强档案数字化工作的法律法规建设，明确档案数字化的管理责任。制定相关法律法规，规范档案数字化的操作流程、数据安全保障和隐私保护等问题。建立健全的监督机制，加强对档案数字化工作的监督。加强对档案数字化系统的审计，发现并纠正问题，确保数字化档案的安全性。

结论：档案数字化管理对于提升档案的管理效率，促进行业之间的交流，保证信息存储的安全性和完整性十分重要。从数字化档案管理系统的建立，到管理系统的安全性和人才培养等方面着手，可以做好数字化档案系统的建设和维护，保障档案管理系统的稳定性和安全。

参考文献

[1]孟杰.档案数字化背景下加强档案管理工作的路径探讨[J].兰台内外,2023,(32):1-3.

[2]于奇慧.档案数字化背景下加强档案管理工作的探析[J].文化产业,2022,(31):16-18.

[3]邓荧荧,卢小云.企业数字化转型背景下精益管理在文件材料归档工作中的应用[J].机电兵船档案,2022,(01):14-16.

[4]吴佳怡,李芳丽.从数字化到数据化的变革之路——大数据背景下档案管理工作创新路径研究[J].湖南科技学院学报,2021,42(02):124-126.