试论档案管理在劳动就业服务中的重要性

李文秀

新疆富蕴县就业创业培训服务中心  新疆富蕴县  836199

摘要：档案管理对提高劳动就业服务水平至关重要。首先，分析了档案管理在劳动就业服务中的重要性：整合个人信息，提供历史记录与证明，职业匹配度高，提高就业服务质量，提高工作效率等。之后，总结出提升档案管理在劳动就业服务中重要性的策略：引入数字化档案管理，整合信息系统，推动标准化，推广信息共享，加强人员培训等。

关键词：档案管理；劳动就业服务；档案管理重要性

引言：劳动就业关系着每个人的切身利益，甚至关系着社会的稳定与和谐。在新的经济体制下，市场对人才的需求发生了改变。而当代年轻人频繁跳槽现象尤为严重，劳动就业服务机构明显增多。档案是一个人的历史记录，在劳动就业服务中，档案的作用得到了充分发挥。有效的档案管理能够提高劳动就业服务机构的工作效率，提高职业匹配度，大大提高了就业率，为社会的稳定发展发挥着重要作用。

一、档案管理在劳动就业服务中重要性分析

（一）整合个人信息，提供历史记录与证明

劳动就业服务机构的档案记录和整合了个体的个人信息、教育背景、工作经历、技能兴趣等重要数据，有助于就业服务机构更全面准确地了解每个求职者的背景，为他们提供更有针对性的服务和建议；档案是个人职业历程的历史记录，也是工作经验和学历的证明，劳动就业服务中的档案管理，对于求职者在职场中证明自己的能力和专业背景非常重要[1]。

（二）职业匹配度高，提高就业服务质量

档案管理有助于更精准地匹配求职者与用人单位合适的工作岗位。通过分析个人的技能、经验和兴趣，就业服务机构能够提供更准确的职位推荐，提高求职者与招聘方之间的匹配度；通过档案中的详细信息，就业服务机构能够追踪求职者的职业发展轨迹，为每位求职者提供个性化的职业规划和建议，也能为个体提供有针对性的培训，这样的服务更符合个体需求，提高了就业服务的质量和效果。

（三）提高工作效率，为制定就业政策提供参考

有效的档案管理系统可以提高劳动就业服务机构的工作效率。通过数字化档案，使得信息的检索和分享变得更加便捷，提高了就业服务机构的运作效能。完善的档案管理系统有助于政府和监管机构监督和准确评估劳动就业服务的执行情况。相关部门通过统计和分析档案的数据，可以更好地了解就业服务的效果，为制定和优化就业政策提供重要参考[2]。

总体而言，档案管理在劳动就业服务中扮演着关键角色，能够增强就业服务的个性化、精准性，推动整个就业服务体系更加有效地运作。

二、提升档案管理在劳动就业服务中重要性的策略

（一）引入数字化档案管理，整合信息系统

提高档案管理在劳动就业服务中的重要性，就业服务机构应引入先进的数字化档案管理系统，如电子文档（囊括个人信息、简历、证书、培训记录等）、智能搜索和分类、自动化工作流程（文件审批、共享和存档等流程）、云存储和移动访问、集成报表和分析工具等，并且具备与其他系统的集成能力，如人力资源管理系统、招聘管理系统等。减少纸质文档的使用，提高信息的实时性和精确性，实现更全面、一体化的信息管理；将档案管理系统与其他劳动就业服务的信息系统整合。选择适当的技术平台，确保新系统能够与现有系统无缝集成，并确保在整合过程中进行有效的数据迁移，清理旧系统中的冗余数据，保证新系统的数据质量，保障信息的互通和一致性。整合信息系统有助于提高服务的综合性与协同性，避免信息孤岛的问题。引入数字化档案管理，整合信息系统能够更好地满足机构的需求，提高信息管理的效率、安全性和可靠性。

（二）推动标准化，强化数据安全

劳动就业服务机构应积极推动档案管理的标准化。制定标准化的档案管理和信息处理框架，定义和推广标准的数据格式等。并推动档案管理的标准化流程和详细的标准化规范，确保各部门和系统都遵循相同的标准和流程。确保每位员工都能够按照标准执行，有助于不同部门或机构之间实现信息统一、规范，提高数据的可比性，提高数据分析的准确性；强化数据安全，应具备严格的权限控制。根据用户角色和职责设置不同的访问权限，以保护敏感信息的安全性。提供数据加密功能，确保在系统中存储的信息得到充分保护，尤其要保障个人信息的隐私性。加强档案管理系统的数据安全措施，对于建立信任、确保法规遵从性以及保护用户权益都至关重要。通过推动标准化，强化数据安全，劳动就业服务机构可以实现更高效、协同和一致的信息管理，从而提升工作效率和服务质量。

（三）引入人工智能技术，建立档案管理指标体系

劳动就业服务机构应根据自身的需求，选择合适的人工智能技术，如机器学习、自然语言处理、计算机视觉等管理档案。考虑与现有系统集成，确保技术的适配性。引入人工智能技术需要从技术、数据、人才、风险管理等多个角度

考虑，以确保顺利推进并取得预期的效果。结合人工智能技术，利用智能算法对档案数据进行分析和挖掘，有助于深入理解求职者的需求，提供更智能化、个性化的职业规划建议。劳动就业服务机构应设计和建立评估档案管理效果的指标体系，确认关键绩效指标。例如档案检索速度、数据准确性、档案完整性、合规性等，确保每个指标都是可量化，以便进行度量和分析。对档案管理指标体系进行定期评估和改进，使机构更好地了解档案管理的实际效果，及时调整和优化服务。

（四）推广信息共享，加强人员培训

劳动就业服务机构合作伙伴众多，包括个体求职者、用工企业、教育机构等，鼓励并推广与合作伙伴信息共享。明确共享的价值，建立信息共享文化，提供易用的工具，设立信息共享平台，提供多种沟通渠道等，有助于更全面地了解合作伙伴的需求，提高信息的完整性和准确性；加强人员培训，确保就业服务机构工作人员能够充分理解和熟练使用档案管理系统。有助于提高工作效率，减少操作失误，并更好地利用档案信息为求职者和用工企业提供服务。

通过引入数字化档案管理和信息系统等措施，可以提高档案管理在劳动就业服务中的重要性，使其更好地为个体求职者和雇主提供支持，促进整个就业服务体系的升级和优化。

结语：综上所述，档案管理在劳动就业服务中发挥着整合个人信息，提供历史记录与证明，匹配合适的职业，提高就业服务质量，为制定就业政策提供参考，提高就业机构工作效率的作用。通过采取引入数字化档案管理，整合信息系统，推动标准化，强化数据安全，引入人工智能技术，建立档案管理指标体系，推广信息共享，加强人员培训等措施，能够进一步提升档案管理在劳动就业服务中的作用，从而提升就业率，维护社会的和谐与稳定。

参考文献：

[1]陈苏东. 浅谈人力资源和社会保障局个人档案管理[J]. 黑龙江档案,2023(04)：144-146

[2]李静丹. 数智赋能劳动就业档案服务体系建设研究[J].兰台内外， 2023(18)：9-11

作者简介：李文秀（1990年11月），女，汉族，新疆福海人，本科，研究方向为档案管理在劳动就业服务中的重要性及策略。