基于风险评估与预防控制在招标评审过程中对采购员的管理

钱静毅

（无锡市人民医院采购中心；江苏无锡214023）

【摘要】医院采购员作为医院实施采购活动的重要岗位，在招标评审工作中发挥着重要作用，采购员的职业操守、工作水平、履职能力等将直接影响到采购结果。本文对招标评审过程中因采购员工作能力、管理协调能力等引起的潜在风险，利用恰当的管理工具来进行剖析，通过实施“4M1E”，即人员（Man） 机器（Machine） 物料（Material） 方法（Method）及“1E”：环境（Environment）的管理措施对风险进行预防与控制，规范医院采购员采购行为，提升医院运营效率。

【关键词】医院采购员；招标评审；风险评估与预防控制

采购管理部门对整个医院运营具有重要的管理职能，也是医院的成本控制中心。医院采购人员（以下简称采购员），是指为保障医院各项医、教、研工作正常开展，执行各类货物、服务项目采购任务的工作人员。加强采购员在招标评审过程中的风险评估与预防控制，规范采购员采购行为，有利于保障医院各项工作的顺利开展。

1 剖析具体现象：

对于招标评审过程中，采购员在组织实施评审期间的行为举止、言语表达内容等可能引起的潜在的风险因素，对这些现象进行记录、汇总，剖析产生该现象背后的根本原因，运用“4M1E”管理工具进行现象记录、原因剖析并实施相应的管控。将工作中出现各潜在的风险点记录下来，进行归纳总结，用鱼骨图的方式分析各风险点（图1），从“人、机、物、料、环”的五个角度，列出各潜在风险点，并对具体现象进行评析。

1.1人（采购员）角度：

1.1.1 采购员未熟练掌握政府采购各项法律法规和规章制度。

1.1.2在评审工作开始前 ，采购员要求评审专家统一保管手机等，但采购员自己却未按要求统一保管手机等通讯工具或相关电子设备。在评审工作中，不能排除和外界联系的可能。

1.1.3采购员发表存在一定的歧视性、倾向性、诱导性的言论 ，干预采购评审活动。

1.1.4评审活动结束前，采购员未能认真核对评审结果。

1.2机（机器、设备）：

1.2.1不具备必要的评审条件及配套的评审环境，评审区域应该是封闭区域，具备隔音 、防窥等基础功能 ；应有明确、单独设立的开标室、评标室，如需采用明暗标评审的项目，还需具备独立的明标评审室、暗标评审室。实行电子评审的项目 ，每名评审专家应具有单独的计算机设备、在相对隔离的区域内独立进行评审工作，应具备必需的网络设备、存储介质等开展评审工作所必要的设备。                           

1.2.2开评标场所不具备全程录音录像等监控设备设施 ，未按规定对评审活动进行全程录音 、录像，使得整个评标过程的可查可追溯。             

1.3物（物料）

1.3.1采购员所提供的采购文件不清晰、不完整，影响采购评审进度与结果。

1.3.2 采购员未能如实记录评审专家的履职情况。

1.4 法（政策、法规）

1.4.1采购员未能督促评审委员会按规定独立评审 ，未能及时纠正和制止倾向性言论等违法行为。

1.4.2进入评审环节，采购员未能宣布评审纪律 ，告知评审专家应当回避的情形 ，

1.4.3采购员未能对政府采购相关政策法规及采购文件进行正确的释义，对于评审过程中出现的状况，无法适时提供政策性指导意见与建议。

1.5环（环境）：

1.5.1采购员组织实施招标评审过程服务工作并不细致耐心 ，未严格按规范执行操作。

1.5.2采购员在开评标过程中的监督管理工作未做到位，未能采取必要措施禁止与评审工作无关的人员进入评审现场。             

2 风险评估后的管控策略：

在识别了上述的风险情况之后，通过组织科内成员集体讨论，运用头脑风暴法，针对典型事件进行剖析等方式，从人员管理、细化制度、固化流程等方面着手改善问题，并制定相应的风险应对、管控策略，进行系统的推进与改善，从而避免风险的形成。

2.1加强人员管理、提高采购质量。

制订培训计划，进行定期培训教育。一是职业道德、廉政教育。增强采购员的廉洁意识及学法守法意识，引导他们树立正确的价值观，自觉抵制利益的诱惑。利用播放廉政警示片，剖析典型案例、召开专项治理会议等多种方式，加强党风廉政教育宣传，使采购员增强防腐免疫力，自觉抵制腐败情况的影响。二是采购相关法律、法规学习。坚持问题导向，突出操作实务，结合案例分析进行培训教育。首先，学习正确解读采购文件的要点。对评审过程中，由采购文件引起的释义不同的情况、组织开标评标定标和各采购环节相关注意事项等方面内容进行逐一讲解；其次，学习各类政府采购法律法规。在学习相关法律法规的同时，可结合典型案例，学习如何应对采购中的询问、质疑和投诉情况；再次，组织学习采购内部控制规范，实施风险防控政策。结合各类采购案例，对采购员在实践中遇到的各类问题进行剖析、解读。以进一步加强政府采购管理，全面提升采购员业务素质，规范采购行为，防范控制采购风险，促进单位廉政建设。

2.2细化制度建设，规范采购行为。

细化制度建设，形成采购员的岗位作业指导书，岗位作业指导书的内容包括：作业指导书、工作细则、标准、作业规范等等，既是采购员上岗培训的教材 ，也是帮助采购员发展的有效方法。一方面让使管理者制度的规章、制度更贴近实际，也更细化、更有章可循；另一方面，也可以让采购员更清晰自己的工作职责与工作方法。

另外，在采购员的管理上，实施“五常法”专业管理，即常清理：把工作中必要和不必要的物品、资料区别开、处理好，如采购文件、招评标过程中需要底稿材料等；常整顿：工作中所有的物品、资料保持整齐有序的状态；比如招评标过程中需要的场地、设施设备均保持正常有序状态；常清洁：工作环境始终处于清洁状态；常维持：保持良好习惯，辅以一定的监督检查措施；常自律：提高职业素养、遵守相应采购规则。通过以上，来实现采购人员的专业化采购标准模式，以标准化的采购流程管理， 实现全过程系统化采购管理，以降低采购成本的采购目的，提升采购管理各节点细节品质。

通过制订岗位作业指导书、明确相应职责、细化各类制度、完善应对措施、规范采购流程、固化流程管理的基础上，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的采购管理和内部控制制度，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对采购活动内部权力运行的有效制约

2.3加强风险管控，健全长效机制。

通过对采购员的继续教育与培训，提升采购员的素质，提高业务技能、规范采购行为、增强责任意识和自我约束能力，是保证公开、公平、公正评审的有效办法，能规避开标、评标过程中的潜在风险，用制度来管理人、约束人，使得评审工作有法可依，有据可查，促进采购活动的健康发展，从根本上保护医院权益。

另外，从制订岗位作业指导书、明确相应职责、细化各类制度、完善应对措施、规范采购流程、固化流程管理的基础上，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的采购管理和内部控制制度。

结束语：

加强采购员在招标评审过程中的风险评估与预防控制，强化监督与查处并举，实施采购活动前、采购活动中、采购活动后的全生命周期监督，使采购工作始终充分地体现公开、公平、公正的原则，规避各种违规现象发生，经得起医院和供应商的双向监督，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对采购活动内部权力运行的有效制约，将有效地提高医院采购效率，规范采购行为，降低医院采购管理风险，促进医院的可持续发展。

参考文献：

[1] 沈桑阳，抓牢内部控制管理 严实采购人主体责任，中国政府采购， 2019-06-20.

[2] 张铭清;陈秋金;詹朝曦;黄富贵，基于PDCA理论的高校政府采购风险防控研究，实验室研究与探索，2022-07-25.

[3]宗禾，江苏开展代理机构和专家履职评价，中国政府采购报，2023-10-10.