信息化背景下企业档案管理质量提升路径研究

李海燕杨志成王建军

内蒙古永安安全科技有限公司 内蒙古 呼和浩特市 010010

摘要：随着信息时代的到来，企业在信息化环境中也要顺应时代发展趋势，提高对档案管理工作的重视程度，加强信息技术的应用，建立完善的档案管理信息化体系，借此实现企业档案信息收集、整合、分析以及储存等处理工序的快速、高效落实，从而为企业的可持续发展提供更加强大的力量支撑。

关键词：信息化；企业档案管理；质量提升；策略

引言

在信息化背景下，企业档案管理的重要性日益凸显。档案管理不仅是企业日常运营的重要组成部分，也是企业可持续发展的重要保障。然而，随着信息化的深入发展，企业档案管理面临着前所未有的挑战。如何应对这些挑战，提升档案管理质量，已成为企业亟待解决的问题。

1企业档案管理信息化建设的必要性

企业自身档案管理工作信息化建设具有很大的必要性，主要体现在以下两方面：其一，顺应时代发展趋势。随着国家经济与社会的发展，在信息化时代背景下，企业经营与管理的信息化、智能化转型已经成为现代化发展的必然要求，企业只有顺应时代发展潮流，尽快利用先进的技术手段完成自身的升级与转型，才能具备更强的能力适应当前的市场经济环境。而档案管理作为企业整体管理体系中的重要部分，自然也在信息化建设的行列之中。其二，弥补传统管理的不足。企业在发展的每一天都会产生大量的档案信息，而传统人工管理模式下需要工作人员投入大量的时间与精力在档案信息的获取、归档与保存、调取与查阅等操作环节，这种人工管理模式的工序烦琐、工作量大，且档案管理工作质量容易受到工作人员个人因素的影响，不可避免会出现档案信息记录疏漏、档案丢失等多种问题，而这也会在一定程度上间接造成企业其他资源流失。因此，企业需要应用信息技术来代替人工，以流程化、智能化、实时化的管理完成传统档案管理工作模式的创新，这样不但能够有效降低档案管理工作差错率，同时还可以提高档案信息的管理效率，有效弥补传统档案管理的各种不足，满足企业现代化转型的内部管理系统建设要求。

2信息化背景下企业档案管理存在的问题

2.1档案管理者综合素质有待提高

在当前信息化时代背景下，企业档案管理工作的信息化程度不断提高，因此，需要档案管理人员不仅具备专业的档案管理知识，同时还要有完善的信息技术体系作为支持，这样才能使企业档案管理工作开展的现代化程度得到保证。具体来说，对档案管理人员信息技术能力的要求涉及到多个方面，例如系统维护、设备维护、局域网管控等，同时还要保证网络信息系统的安全性。但从当前企业档案管理工作情况来看，很多档案管理人员自身并不具备较强信息技术操作能力及设备维护维修能力，归根结底，这与企业对人才培养不重视及档案管理部门薪资待遇水平较低等因素有直接关系，这也导致一些高素质人才不愿到企业的档案管理部门任职。

2.2对档案管理信息化建设不够重视

部分企业管理层针对档案管理信息化对于企业良性发展的重要意义缺乏合理的认知，对该项工作不够重视，片面追求经济效益而忽略了档案管理工作的优化与革新，导致档案管理工作质量与效率始终无法得到提高，对企业业务发展及经营管理均产生一定的影响。甚至还有些企业认为档案管理工作可有可无，并将该部门归为精简部门的行列，试图借此来降低企业经营管理成本、扩大效益空间，那么在这种管理思维下想要完成档案管理信息化建设的可能性更低。

3信息化背景下企业档案管理质量提升策略

3.1建立完善的档案管理工作制度

档案管理信息化建设中，企业应不断更新档案管理制度与机制，加强工作创新，健全与现代化信息相匹配的管理工作制度，做好档案的归档、保存与完善工作。在档案资料整理与保管时，要科学规范工作流程，做到按章办事，层层落实责任。另外，要建立岗位责任制度，包括相应的奖励和惩罚制度。单位的领导层要率先垂范，重视制度建设并带头遵守制度规定，扛起第一责任人的职责，其他领导及部门、员工都有相应责任，保证权责明确，实现用制度管人，用制度做事，营造积极向上的企业氛围。

3.2强化信息化档案管理系统的安全保障

任何企业都会保留机密性的档案信息，而这些机密信息一旦泄露，轻则影响业务经营效果而缩小企业经济效益空间，重则使企业陷入巨大风险而面临“死亡”。因此，在信息化档案管理体系的建设工作中，一定要重点做好重要档案信息的安全保障。在初期的信息化系统建设过程中，企业必须要求第三方技术机构为其筛选出安全防护等级较高的专项安全防护软件及应用系统，同时增设信息安全风险预警系统等，实施信息化档案管理系统的多层安全防护；企业还可以在内部电子档案网站浏览方面设置一些权限或者设置数字密码，从源头加强安全管理；也可以建立电子档案安全风险识别系统，实时动态化监督整个档案信息管理，识别基本的信息安全风险，及时预测网络病毒，并自动处理病毒侵袭，避免电子信息泄漏。另外，企业还可以通过双层加密的方法对重点档案信息进行防护处理，尤其是在存储和使用上，如企业一些项目方案、企业研发的技术、企业发展战略等这些关键性信息。

3.3提高档案管理人员综合素养

工作人员是企业档案管理工作的主体，也是管理技术的载体，企业在建设档案管理信息化体系的同时，一定要加强专项管理队伍的建设，通过对内定期培训、对外吸收优质人才的方式促进管理人员综合素养的全面提升。一方面，企业应定期组织档案管理人员开展系统性的专业技能培训，在基础工作技能培训的基础上加强信息化管理技术的应用，包括计算机处理技术、信息化档案系统应用技术等，使管理人员掌握信息化的档案管理理念与技术方法，这样才能充分发挥出信息化档案管理体系的优势。另一方面，企业应对外吸收优质的档案管理信息化人才，要求他们在熟练掌握档案管理知识的前提下，也要知晓信息技术，并对相关法律法规具备一定的认知，以此进一步优化企业档案管理人员结构，并带动全体工作人员的共同成长与进步。

3.4充分挖掘电子档案资源价值

企业档案部门以及相关管理人员应通过大数据技术分析当前档案管理方向和动态，建立符合企业发展需求的电子档案数据库，为企业领导、职工提供个性化的档案资源，实时展现行业先进的专业知识和资讯，便于人们及时了解和掌握时代前沿资讯。另外，档案部门还应该针对提供的服务内容邀请企业职工做出评价，给出建议。企业可以定期进行调研和问卷调查，通过在线上进行满意度填写，及时获取企业发展动向以及职工的需求，结合群众的建议及时优化服务内容和方式，为企业发展提供更多优质的服务，满足企业内部人员的个性化诉求，进而不断促进企业的发展。

结语在信息化时代背景下，企业要想在激烈的市场竞争过程中获取足够的发展空间，一定要坚持以发展的眼光做好自身管理工作的优化与创新。而档案资料作为企业发展的重要资源，需要通过科学的管理以保证档案资源的有效利用。为进一步满足档案资料管理实际需求，企业需积极开展档案管理信息化建设工作，并在实践中结合具体问题进行信息技术的应用调整与优化，充分保证档案资料信息化管理的高效性、精准性与安全性，从而为企业发展提供更大的助力。

参考文献

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