提高国企办公室档案管理工作效率的探索

陈新梅

淮浙煤电有限责任公司顾北煤矿， 安徽 淮南 232001

摘要：从现阶段办公室档案管理工作的状况来看，仍旧存在着诸多管理方面的不足，以往的办公室档案管理方式不能满足企业在现代化发展形式下的需要，导致各方面工作在进展中有一定限度的阻碍。因此，有必要完善办公室档案管理，促进企业健康积极发展。文章阐述了当前办公室档案管理工作中存在的问题，并提出提高办公室档案管理工作效率的具体措施。

关键词：办公室；档案管理；工作效率；措施

高效的档案管理可使档案的完整性得到充分保证，促进档案资料查询和利用效率的提升，将档案在办公室管理工作中的价值最大化发挥出来。现阶段，快速发展的经济与不断提升的技术水平，促进信息技术在各个领域得到深入应用。新时期，办公室管理工作的一项重要内容，即在办公室档案管理工作中，加强应用当前先进的技术，对办公室档案管理工作方法不断创新，从而促进办公室档案管理工作效率的提升。

1当前国企办公室档案管理工作存在的问题

1.1办公室档案管理缺乏健全的管理制度

在办公室档案管理工作中，因为档案管理制度不完善，而大大影响了档案管理效率。在办公室档案管理工作中，大部分工作单位所制定的管理制度均未对相关管理人员的岗位职责做出明确要求，未有效约束管理人员，进而导致管理混乱的问题发生。当有问题发生时，不能第一时间将责任人确定。与此同时，不健全的管理制度，也导致没有规范化、制度化地要求管理人员，使之在工作中未充分意识到档案管理工作的重要性，对待工作随意，导致较多的疏漏出现，最终让单位整体的工作效率受到影响。

1.2电子档案管理滞后

电子档案在管理过程中主要有以下问题：第一，电子档案对软硬件的依赖性较强。电子档案依赖计算机和各种信息技术进行操作和管理，如果计算机硬件出现问题或者网络出现问题，电子档案的管理工作将很难继续进行，这说明电子档案管理的独立性较差。第二，信息的固定性和客观性较差，在计算机和网络上，信息的修改和增减是很方便的，这在一定程度上影响了信息的稳定性。

1.3档案编制制定不够规范

国有企业档案编制不够严谨，纸质文件装订不够规范，还没有达到国家关于文书档案管理工作的规定，降低了国有企业档案管理的水平和质量。国有企业档案资料的编制工作包括文书格式的统一、文件归档、立卷衔接工作，目前，这些工作还不符合企业对于档案资料的使用需求，档案资料编目不够详细。我国对于企业档案管理的研究较少，相关法律法规没有建立起来，尽管近些年对于企业档案资料的研究不断增加，各地区各企业也都在尝试建立档案管理标准，但是目前标准还不够统一。由于缺乏科学的档案编制制度，导致企业的档案资料的管理不够客观和完整，资料收集难度较大，档案资料的管理处于混乱的状态，阻碍了企业档案管理的发展。

2提高办公室档案管理工作效率的具体措施

在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。

2.1重视档案管理意识

国有企业要高度重视档案管理工作，要认识到档案管理工作企业发展的重要意义，要转变传统滞后的档案管理理念，在实际生产及经营管理过程中，明确档案资料对于企业发展规划制定，对于指导企业各项工作具有重要的意义。国有企业要明确落实档案管理的各项制度和规定，将档案管理工作纳入企业科学管理体系之中，加大档案管理宣传力度，为企业创造优质的档案管理条件，保证档案管理工作的顺利推进。

2.2建立完备的档案管理制度

建立管理制度，引领相关人员把办公室档案管理工作做好，如设置单独的资料室用以对相关档案进行存放，按照档案内容、性质与重要程度的不同，在资料室中对其进行有序存放，把相应的标签贴上。完成档案整理后，有序储存档案，储存地应选择在高层楼或是较为封闭的区域，且做好警示牌标识，提醒非相关人等不准入内，避免不相干人随便进入资料存放室，造成重要档案资料损坏或被窃取。不仅如此，针对机密性高的文件，管理人员应单独放置，且一段时间后对档案的保密期限进行跟进记录，同时相关人员应随时间变化与机密程度变化，第一时间解密、升密、降密一些文档，对部分无须保密的文件做适时处理，在做好标记后将其放在资料室其他地方。

2.3规范档案管理程序

管理程序化是档案管理规范化最明显的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等档案工作开展时，需要制定相匹配的工作流程，并且在实际环节严格地遵守程序要求，确保每一道工序都能做到真实、准确，并且还有专门的负责人监督。另外，尽可能简化档案管理程度，在满足管理效率与管理质量的前提下，简化工作程序，避免管理人员花费过多的精力与时间在档案管理上。

2.4完善档案管理设施。

档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响。无论是任何企业，都应该认识到只有投资才能有所回报。目前，档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进，这不仅能提高档案的安全性，同时也避免纸质档案的过渡消耗，并且相比传统的管理模式，更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时，应紧紧贴近时代潮流，引入最新的管理方法与设备，在培养人员实际操作能力的同时，提升档案管理系统的应用能力，确保工作人员将理论与实际相互联系，提升档案管理工作效率。对于企业而言，只有认识到档案管理运转效率提升对企 业发展的重要性，能够及时地更新工作设备，才能提高档案管理工作效率。信息化的档案管理是为了合理地运用信息，最大化信息作用。当今社会强调智能化管理，这也是社会发展大势所趋。在有限的财力之下，审时度势、深入调查，确保信息化建设最核心的部分能够得以有效运转，确保硬件设施与档案管理工作人员的工作保持最大程度的贴合，如此才能迎合可持续发展的要求，为企业发展奠定物质方面的基础。

2.5注重档案资源开发利用

企业档案是很重要的信息资源，不仅可以发挥档案自身的价值，为企业发展提供依据，还能帮助企业管理者进行决策和管理战略的制定。因此，企业在进行档案资源开发的时候，要积极转变思想，将企业档案的开发利用工作提上工作日程，在物质和人力资源等各方面给予充分支持。档案室要结合自身的室藏情况，积极开展档案的编制和研究工作，挖掘有效的档案资源和信息，积极对档案进行深层次的开发，为公司的发展提供保证。

3结语

国内企业的档案管理中，办公室档案管理规范化是核心任务，而规范化管理又具备积极作用。当然，档案管理并非 是档案部门人员努力就能提升效率的，档案管理需要企业各个部门人员的共同努力，才能提高档案管理工作效率，确 保企业档案可以更好的为企业服务。

参考文献：

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