探究精细化管理在企业档案管理中的运用

赵鸿

海东城市开发建设投资有限公司

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摘要：企业的档案管理水平是企业管理能力的体现，也对企业市场竞争力的提升发挥着显著的影响。因此，企业管理人员需要优化档案管理模式，并运用精细化管理手段，提升档案管理水平，促进企业的稳定发展。文章主要探究了精细化管理在企业档案中的应用价值，分析了企业档案管理中出现的问题以及精细化管理措施的运用方案。

关键词：精细化管理；企业档案管理；管理方案运用

1.精细化管理在企业档案管理中的应用价值

1.1促进企业档案管理效率的提高

在企业的档案管理中，引入精细化的管理措施，能够优化档案管理模式，促进档案管理人员之间的良好协作，从而提高企业档案管理工作的效率和管理质量，为企业规避档案管理中的风险，促进企业的稳定发展。

1.2有助于明确档案管理人员的职责

在企业的档案管理中，全面落实精细化管理方式，有助于促进企业运行程序的精简化和运行效率的提升。在档案管理过程中，企业逐步强化档案管理制度，有助于使管理人员明确自身的工作职责，从而具备企业责任感，提升工作质量，使档案管理工作更有条理和层次。企业也可以根据精细化管理内容，对档案管理人员的水平进行分析，并制定培训方案，构建专业化的人才队伍。

1.3有助于形成良好的企业内部档案管理文化

在企业档案管理中实施精细化的管理措施，企业必须加强对员工专业能力和综合素质的培养，并通过企业文化的宣传，促进企业精细化管理氛围的提升。企业内部逐渐形成良好的管理文化，可以促进各项规章制度的有力落实，也能够保证档案管理效果，并使档案管理工作向着明确的制度化方向发展。

2.企业档案管理中存在的问题

2.1档案管理人员老龄化严重

经过调查发现，在大多数的企业档案管理中，工作人员的老龄化较为严重。虽然档案管理的难度相较于其他工作略低，但随着信息化时代的到来，档案管理工作也需要与时俱进，较多企业已经将信息化技术运用在了档案管理中，实现了精细化的管理目的，有助于提升档案管理的质量和效率。而由于一些企业在档案管理中的老龄化问题，工作人员对于信息技术的学习难度较大，导致档案管理无法顺利引入信息化技术。企业管理者对于档案管理的重要性没有清晰的认知，认为不需要在档案管理方面招聘专业化人才，导致现阶段的档案管理工作人员的思想观点保守陈旧，专业能力较弱，老龄化问题突出。尽管这些工作人员具有几十年的档案管理经验，但只是基于纸质档案而言，传统的档案管理方式逐渐开始被精细化管理方式取代，不再适合当下的社会发展需求。

2.2企业档案管理的信息化程度不高

随着信息时代的来临，互联网、大数据等技术逐渐被企业应用在不同的领域，发挥出了良好的管理效果。但在企业的档案管理方面，信息化应用水平却较低。一方面是企业的重视程度不足，没有及时为档案管理工作引进先进的信息技术。另一方面，企业档案管理人员的信息化技能水平不足，没有合理使用信息技术完成档案管理工作，导致管理效率低下。

3.企业档案管理中的精细化管理方案

3.1更新档案管理理念

在企业的档案管理过程中，档案管理人员必须要对自身工作有一个较为深刻的了解和认知，改变原先传统的档案管理理念，实现传统档案管理理念与新时代下档案管理理念的转变。除此之外，企业档案管理人员必须要提高自身的档案管理能力和水平，积极参与企业所提供的档案管理培训。企业必须要为员工提供必要的培训机会，为企业的精细化档案管理奠定基础。由于企业档案管理工作流程较为复杂，并且档案种类繁多，涉及面广，因此很容易导致在档案整理过程中出现工作质量不高的情况。在这种情况下，档案管理工作部门就要将精细化档案管理理念和要求传达给企业的档案管理人员，让其认识到新时代背景下档案管理工作的目标，并帮助档案管理人员提高自身的信息技术水平，促进企业档案的规范化发展[1]。

3.2建立档案管理的竞争机制

适当的竞争可以有效地激发档案管理人员不断地提升自身的工作水准，适应新时代下的档案管理工作。在传统的档案管理工作中，由于企业没有意识到竞争的重要性，因此档案管理人员的存在感一直比较低，档案管理部门的活力也不强，这在很大程度上阻碍了档案管理人员业务素质的提升，不利于企业档案管理部门发挥其价值。要想处理好这个问题，企业就必须要重视档案管理部门的工作，引入竞争机制，建立起良好的竞争氛围以及文化氛围，加大档案管理人才的引进，促进档案管理人员不断提升自身的工作水平。

3.3完善档案管理制度

对于企业而言，档案管理工作是非常基础性的工作，也是企业日后发展的重要基石，是衡量企业管理水平的重要尺度。因此企业领导必须重视档案管理工作，重视自身领导作用的发挥，使档案管理工作可以更好地为本部门或者本企业的发展奠定坚实基础。在档案管理过程中，还需要结合企业管理发展的实际，从各方面做好合理的统一规划，将档案管理工作单独抽调出来由专人负责，同时加强对档案管理工作人员的考核力度，这样才能做好档案管理的精细化。为此，首先需要进一步完善档案规章制度，通过合理的档案规章制度推进档案管理工作。除此之外，还需要从不同的方面做好档案的分类工作，这样才能够使档案管理制度行之有效，不断提高企业的档案管理水平，使档案管理工作可以有序地运行。

3.4细化档案管理流程，建立监督考核机制

在过去的很长一段时间内，许多企业都没有意识到档案考核管理机制的重要性，也没有建立起相应的档案管理考核机制，即使有也只是原则性的规定，没有进行细化，最终严重影响到了档案管理工作的精细化。例如，一些本应上交的档案没有及时上交，一些应当转换的档案也没有进行转换，这些行为都与精细化管理理念极不相符。在档案管理过程中，档案管理的目标就是做好各种资料的收集整理，做好各项文献的归纳，这样才能更好地为单位发展提供高效的服务。因此，企业要进一步完善档案管的标准，做好精细化管理，只有这样才能推动档案管理工作的系统化发展。在此过程中，档案管理人员需要做好档案管理量化工作，做好量化管理才能进一步完成细化管理，通过量化管理才能更好地进行各项数据的记载，以便可以做好考核工作。此外，还需要不断细化各个工作流程，强化监督，才能使得各个环节达标[2]。

4.结语

综上所述，精细化管理方案的实施有助于提升企业的档案管理水平。企业管理人员应该建立健全档案管理制度，优化管理程序，并设立考核监督机制，全面落实精细化管理内容，促进企业的高效发展。

参考文献

[1]谢霜.精细化管理在企业档案管理中的运用分析[J].城建档案,2021(06):95-96.

[2]孙庆楠.精细化管理在企业档案管理中的运用研究[J].城建档案,2019(10):75-76.