疾控中心档案管理工作中存在的常态问题分析

 祝琳

湖北省疾病预防控制中心    430079

摘要：疾控中心档案管理工作中存在诸多常态问题，如管理手段滞后、软硬件设施不达标、档案分类不规范等。这些问题制约了档案管理的效率，影响了档案信息资源的有效利用。为了提升档案管理水平，疾控中心应重视这些问题，采取有效措施加以解决。

关键词：疾控中心档案；常态问题

一、疾控中心档案管理概述

疾控中心档案管理是一项关键性的工作，对于保障公众健康、防控疾病传播具有重要意义。这项工作主要是对疾控中心日常运营过程中产生的各类档案进行收集、整理、保存和利用。

疾控中心档案的内容丰富多样，包括但不限于疫情监测数据、疾病防控策略、科研报告、实验室检测记录等。这些档案不仅具有重要的历史价值，更为疾控中心制定公共卫生政策、开展科研活动、进行疫情应对等提供了宝贵的信息资源。

在档案管理的过程中，疾控中心需要遵循标准化、系统化的原则。一方面，要确保档案的完整性和准确性，防止信息的丢失和篡改；另一方面，要提高档案的利用效率，方便工作人员快速、准确地获取所需信息。

随着信息技术的快速发展，疾控中心档案管理也正在向数字化、网络化的方向迈进。通过引入电子档案管理系统，疾控中心不仅可以提高档案存储的安全性和可靠性，还可以实现档案的在线查询和共享，极大地提高了工作效率。

然而，数字化档案管理也带来了新的挑战。疾控中心需要加强信息安全管理，防止未经授权的访问和信息泄露。此外，还需要对档案管理人员进行专业培训，提高他们的信息素养和技能水平，以适应新的档案管理模式。

疾控中心档案管理是一项专业性、复杂性并重的工作。只有通过不断改进管理手段和方法，提高档案管理的规范性和效率，才能更好地服务于疾控中心的使命，为保障公众健康和防控疾病传播做出更大的贡献。

二、疾控中心档案管理面临的瓶颈问题

疾控中心档案管理面临着多方面的瓶颈问题，其中管理手段的滞后性和软硬件设施不达标是两个亟待解决的难题。

首先，管理手段的滞后性严重影响了档案管理的效率和准确性。由于传统的档案管理方式主要依靠人力操作，流程繁琐，容易出现错误和遗漏。同时，纸质档案存储需要大量空间，查找和调阅档案也十分不便，无法满足快速响应和处理疫情等紧急情况的需求。尽管一些疾控中心已经引入了电子档案管理系统，但由于缺乏统一的标准和规范，系统之间无法实现互联互通，信息孤岛现象严重，阻碍了档案资源的共享和利用。

其次，软硬件设施不达标也是制约疾控中心档案管理的重要因素。一些疾控中心由于经费、技术等原因，档案管理系统建设不完善，服务器、存储设备、网络等基础设施陈旧落后，无法满足大量数据的存储和传输需求。同时，档案管理软件的功能和性能也有限，无法实现智能化、自动化的管理，需要耗费大量人力和时间进行维护和更新。这不仅影响了档案管理的效率和质量，也给疾控中心的工作带来了很大的困难和挑战。

管理手段的滞后性和软硬件设施不达标已经成为疾控中心档案管理亟待解决的瓶颈问题。这两个问题限制了档案管理在疾控中心的功能和作用，阻碍了疾控中心在公共卫生领域的发展和进步。为了解决这些问题，疾控中心需要加大投入，引入先进的技术和设备，加强档案管理系统的建设和维护，提高档案管理的规范性和效率。只有这样，才能更好地服务于公众健康事业，为防控疾病传播、保障人民健康做出更大的贡献。

三、加强疾控中心档案管理的建议

（一）强化队伍建设

档案管理是一项专业性和复杂性并重的工作，需要有高素质、专业化的人才队伍来支撑。因此，疾控中心应该加强档案管理人员的培训和教育，提高他们的专业素养和技能水平。培训内容可以包括档案管理的基本理论、方法和技能，以及信息安全、数字化技术等方面的知识。此外，疾控中心还可以通过招聘、引进等方式，吸引更多的专业人才加入档案管理团队。同时，建立完善的考核机制和激励机制，对表现突出的档案管理人员进行表彰和奖励，激发他们的工作积极性和创新精神。

（二）推进档案信息化建设

随着信息技术的快速发展，档案信息化建设已经成为疾控中心档案管理的必然趋势。疾控中心应该积极推进档案信息化建设，建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化、网络化管理。在档案信息化建设的过程中，疾控中心需要遵循标准化、规范化的原则，制定统一的档案管理标准和规范，确保各级疾控中心档案管理系统的互联互通和信息共享。此外，还需要加强信息安全管理，建立完善的网络安全防护体系，防止未经授权的访问和信息泄露。为了推进档案信息化建设，疾控中心可以采取以下措施：一是加强基础设施建设，更新服务器、存储设备、网络等基础设施，确保系统的稳定性和安全性；二是引入先进的技术和设备，如人工智能、大数据等，实现档案的智能化、自动化管理；三是加强与相关部门的合作和沟通，共同推进档案信息化建设进程。

（三）实施档案分类管理

档案分类管理是疾控中心档案管理中的一项核心工作，其实施不仅能提升管理效率，更有助于保障信息的准确与完整。针对疾控中心的特殊性，档案分类需要细致入微，确保每一份档案都能得到恰当的归类。无论是疫情数据、研究报告，还是行政文件，都需要有明确的分类标准。制定合理的分类方案，可以使档案管理更加有条不紊，减少信息检索的时间。此外，一个完善的档案目录和索引系统也是必不可少的，它能为用户提供一个清晰、快速的查阅路径，使档案信息能够在需要时迅速被找到，为疾控中心的工作提供及时、有效的支持。在实施分类管理的过程中，还需要不断地总结经验，根据实际情况调整和优化分类方案，确保档案管理始终与时俱进，满足疾控中心日益增长的信息需求。

（四）开展档案数字化加工

随着信息技术的迅速发展，档案数字化加工已经成为档案管理不可或缺的环节。疾控中心所保存的纸质档案，蕴藏着宝贵的历史信息和经验，但传统的纸质存储方式已经无法满足现代快速、高效的信息检索需求。因此，对这些重要、常用的档案进行数字化处理，成为了迫切的任务。数字化加工并非简单地将纸质档案扫描成电子文件，更涉及到信息的准确性、完整性和安全性。在这一过程中，疾控中心需要采用先进的扫描设备和技术，确保每一页档案都能被清晰、完整地转化为数字格式。同时，OCR（光学字符识别）技术的应用，可以帮助自动化识别文档中的文字，提高识别准确率，从而减少后期校对的工作量。但需要注意的是，数字化加工可能会对档案造成一定的损害，因此必须选择经验丰富、专业的团队来完成这项工作。

（五）加强档案利用与服务

档案管理的真正价值，不仅在于保存历史，更在于为现在和未来服务。对于疾控中心来说，档案的利用与服务是确保其工作连续性和有效性的关键。建立完善的档案利用制度和服务体系，能够确保在需要时，相关人员可以迅速获取到所需的档案信息。为了提供更加便捷、高效的档案查询和利用服务，疾控中心可以考虑开通在线查询功能，允许用户在家或其他地点都能够查询到所需的档案信息。此外，电话咨询也是一个值得开通的服务方式，为用户提供一个与档案管理团队直接沟通的渠道。当然，仅仅提供查询服务是不够的。疾控中心还应该加强与其他医疗机构、研究部门等的合作和沟通，共同推进档案信息资源的共享和利用。这样不仅可以避免信息的重复收集，还能形成一个互补、互助的信息网络，更好地服务于公众健康事业。

四、结语

档案管理是疾控中心工作的重要组成部分，关系到公共卫生事业的发展和公众健康的保障。针对存在的常态问题，疾控中心应积极寻求改进和创新，加强档案信息化建设，推进档案分类管理和数字化加工，以提供更加高效、便捷的档案利用与服务。

参考文献

[1] 信息技术在疾控中心档案管理中的应用[J]. 魏胜月.办公室业务,2021(07)

[2] 做好基层疾控中心档案管理工作的策略[J]. 邹四芳.办公室业务,2020(09)

[3] 信息技术在疾控中心档案管理中的应用分析[J]. 佘春红.兰台内外,2020(35)