航空企业档案资料系统专业化整合在企业文化建设的作用

邢祎华

中航西安飞机工业集团股份有限公司陕西省西安市710089

摘要：航空企业以规范管理为抓手对企业内部档案资料系统实行专业化整合，使其在企业内部组织框架中更加明朗，档案业务职能更加明晰，专业优势更加突出。在对档案资料系统进行整合的过程中，通过对其专业职能的分析、梳理、整合，与各基层资料管理文化的碰撞与磨合，不同文化理念的整理与交融，建立秩序、完善制度、加强交融、保持稳定，建设具有档案部门特色的文化体系。

关键词：档案资料系统；专业化整合；企业文化建设

引言

随着航空企业不断适应外部市场环境及内部发展的需要，各企业都在不同程度的对企业内部管理进行改革与创新。通过管理的档案资料系统逐渐成为企业内部发展力强、创新力强、影响力强的优异单元。将这个优异的单元作为一个整体去运作企业战略的各个流程，使其在每个过程中发挥最大作用，充分显示专业优势，提高核心竞争力。

1、企业数字档案资料管理系统建设的意义

长期以来，航空企业在档案信息管理中沿用传统人工管理模式，管理工作效率低下、原始资料保存中易出现丢失或损坏情况，且管理难度较大，通常需要较多的人员负责航空企业各类档案资料的整理、归档、保存与使用，增加企业档案管理成本支出。企业数字档案资料管理系统建设具有重要的现实意义，可归纳总结为：（1）提高工作效率。企业数字档案资料管理系统建设，能够更快完成各类航空企业档案资料信息的归档、保存以及档案资料调取与利用等，相关档案信息均可通过计算机与对应系统完成管理，各类档案资料的调取更加便捷，能够明显提高工作效率。（2）档案资料保存更安全。将纸质档案信息转化为数字化电子档案，能够通过计算机、互联网技术、云服务技术等完成档案原始资料的保存，实现纸质档案向数字化档案的转变。通过电子保存，不仅档案资料保存所占空间小，而且保存时间长，安全性更高。（3）有利于信息资源共享。传统航空企业档案资料在使用中需要翻阅大量的纸质文件，耗时多，其在使用中部分纸质档案可能出现破损等。企业数字档案资料管理系统建设能够通过互联网完成各类档案资料信息的数字化传输与资源共享，提高各类航空企业档案资料的利用价值。（4）实现工作模式的重大转变。企业档案资料管理系统的建设能够实现航空企业各类档案资料线上线下相结合的工作模式，实现更多资料在线校对、审核以及监管。（5）档案信息传输方式的多元化。传统航空企业档案资料信息在传输中主要是纸质实体，需要通过邮寄或者个人携带等方式完成档案信息传递。企业数字档案资料管理系统建设后可通过各类线上平台完成档案信息资料的传输，如QQ、微信、电子邮箱等，为航空企业档案资料信息的传递提供了更多选择。

2航空企业档案资料系统专业化整合做法

2.1承接企业战略，积极参与整合

航空企业档案部门作为企业重大项目研制活动智慧成果、型号所运用新技术的知识载体的管理部门，在面对企业战略转型对档案资料系统实施专业化整合时，应对企业内部各生产、厂所资料室岗位设置、人员配备、库存档案资料门类、硬件设施配置、业务流程等相关信息进行详细地调研摸底，并组织制定专业化整合实施方案，以积极的态度，可行性的方案计划承接企业战略，确保顺利整合。

2.2调整组织结构、明确岗位职责

根据企业对档案资料系统专业化整合的要求，档案部门应对现有机构科室设置进行调整，增设资料管理室，并对科室人员岗位及编制进行重新的分配调整。依据管理业务范畴将档案部门原分发业务和各生产厂、所资料室所从事的资料管理业务进行梳理、统一；明确资料管理室岗位、人员编制；明晰资料管理室各岗位人员职责。

2.3完善档案资料整合制度

档案资料整合制度在实现数字化过程中也需要完善，因为，只有在制定档案资料数字化整合制度后，企业各部门才能够明确此项工作的具体内容。企业各部门之间应当加强相互配合，在充分结合档案资料整合制度与工作实施情况后，完善企业档案资料整合制度，从而保障企业档案信息整合效果得到有效提升。企业各部门之间可以通过沟通与交流，促进档案资料数字化整合工作的开展，同时，也可以通过信息沟通，促进企业档案资料数字化整合工作顺利实施。此外，企业档案资料数字化整合需要注重信息技术手段的运用。

3航空企业档案资料系统专业化整合在企业文化建设中的策略

3.1航空企业档案资料系统专业化整合为企业文化建设提供新思路

航空企业通过对档案资料系统实施专业化整合，拓宽了管理思路，丰富了过去以各个行政单位为模块的块状组织结构，使企业格局更加扁平化、科学化、合理化，让所有员工对“专业”的概念，对“专业整合”、“规范管理”的本质和现有的资源有一个全新的认识，明确专业化整合在企业战略中的主导作用，明确个人发展和生存问题与企业发展息息相关。使每一位员工通过参与专业整合统一思想、积极工作，为企业战略转型打下良好的基础保障。同时也为企业文化建设创新提供了新的思路与论证依据。

3.2航空企业档案资料系统专业化整合创新了企业文化建设模式

航空企业档案资料系统专业化整合是将现有的业务职能进行重新优化配置、组合的动作，是对企业战略转型的有效对接。通过专业化整合，有效融合了企业内部各种文化及人才，使同类业务职能，同类专业人员能处于统一个管理系统中，在同工同种同考核的基础上，对员工业务绩效进行考评。合理的考核机制、显性化的绩效指标体系能够将员工的业务工作进行量化，合理分配工资绩效，使员工的积极性、主动性和创造性被充分调动起来。以工资绩效刺激想干活、干好活的员工积极参与企业战略执行和部门战略实现，并长期保持一种积极向上、创先争优的良好工作状态，为企业效益与个人效益同增长而努力工作，也为企业战略转型期间文化建设指明了新的方向。

3.3航空企业档案资料系统专业化整合突显专业优势，提升企业文化竞争力

航空企业档案部门为企业科研生产提供技术、知识支持，为经营管理提供高效、优质服务。作为企业唯一的技术知识提供部门和图纸文件发放窗口，档案部门的生存与发展却没有得到应有的支持和重视。尤其是以科研生产为主导的航空企业内部，在所有资源优先满足科研生产的前提下，档案部门更加容易被忽略。然而随着信息化技术对航空企业经营管理、科研生产的不断冲击，使信息化建设成为越来越多航空企业战略中的重点项目，而航空企业信息化建设需要档案信息化建设的大力支持和推波助澜。航空企业在战略转型的过程，积极实施档案资料系统专业化整合是对档案信息化建设的鼎力支持，为档案信息化建设搭建平台。优化资源配置和组织结构，促使航空企业档案资料系统管理更加规范化、程序化、科学化，提高了档案部门和档案工作者在企业中的地位，提升了档案部门在行业内外的竞争力。同时推进了具有档案部门特色的文化体系建设，丰富了企业文化建设的内容，提升了企业文化的竞争力。

结语

航空企业档案资料系统专业化整合是航空企业顺应战略转型所采取的一种战略行为，是实施战略导向的机制再造。通过对航空企业档案资料系统专业化整合重塑企业内部框架，强调档案专业优势、明确档案权责。扁平化的组织结构，专业化的职能整合，规范化的管理机制，拓宽了企业文化建设的思路、创新了企业文化建设的模式、提升了企业文化的竞争力。

参考文献

［1］王成来.专业化重组企业文化的整合［N］.北京石油管理干部学院学报，2019.

［2］丁凯等.以科技创新为导向的航空工业企业战略转变［R］.企业管理出版社，2019.