档案数字化建设与企业档案管理研究

乔燕

青海国投矿业投资有限责任公司 

摘要：随着科技的飞速发展和信息时代的来临，数字化已成为企业档案建设和管理的重要方向。数字化档案不仅能提高档案管理的效率和精确性，还可以更好地实现档案的保存和利用，为企业提供更全面、高效、便捷的档案管理服务。

关键词：档案管理；数字化；研究

1 企业档案管理与数字化建设的重要性

1.1数字化建设是现代企业发展的必然要求
随着企业的发展和壮大，各类文件、资料、档案的数量不断增加，传统的管理方式已经无法满足现代企业对档案管理的要求。数字化建设不仅可以提高档案管理的效率，还可以实现对档案的快速检索、分类、存储等操作，提高档案的利用率和准确性。

1.2数字化建设可以提高企业的竞争力
数字化建设可以帮助企业更好地实现信息共享、知识管理和创新发展，进而提高企业的核心竞争力。同时，数字化档案还可以作为企业决策的重要参考和依据，为企业制定长远发展战略提供有力支持。

1.3数字化建设可以更好地保护档案资源
数字化档案可以实现长期保存，避免传统档案管理中出现的损坏、丢失等问题，同时还可以实现对档案资源的复制、备份和共享，更好地保护档案资源。

1.4提高档案管理效率

数字化档案可以实现档案的快速录入、存储、检索和利用，提高档案管理的效率。同时，数字化档案可以避免传统档案管理中出现的误差和混乱等问题，提高档案管理的精确性。

1.5方便档案利用

数字化档案可以实现多渠道、多途径的利用，包括在线查阅、远程传输、邮件附件等多种方式，方便用户对档案的利用，提高档案的利用率和价值。

1.6提高企业信息化水平

数字化档案是企业信息化的重要组成部分，可以实现对企业各类信息和知识的有效管理和利用，提高企业的信息化水平，推动企业的信息化建设。

2 档案数字化建设要点分析

2.1 文书电子档案整理

对于企业来说，在其日常经营管理过程中，各类的文书档案产生量极为庞大，保证档案信息的管理效果较为关键。首先是内部文件。依照不同部门、不同保存年限、不同保密等级等进行分类整理、保管，同时做好数据备份工作。这样，即使一个服务器出现问题，仍有备用服务器与云端服务器保存了相应档案信息。为此，建议组建相应的档案管理系统，做好分类整理工作，提供更多的服务条件，确保文书档案文件目录及时更新，为后续查找与应用提供方便。其次是外来文件。档案管理人员需定期对外来文件进行收集与整理，并做好相应的数字化扫描工作，确保档案信息可完整上传至云端。此外，需做好网络办公系统的配套工作，各类公文的审批、传递、盖章等流程均能够在网络层面操作，进而将工作效率与质量进一步提升，确保整个工作流程的透明性与清晰性。无论哪个环节出现问题，均可依照对应的网络足迹进行问题溯源，及时定位第一责任人，避免出现责任推诿现象。针对已经整理完毕的文件类型，要求档案管理部门展开相应工作，确保存档的统一性，明确各类档案信息的保密等级与具体的保管期限，确定分类号与档案号，以方便后续工作人员的信息查阅与随时调用。

2.2 科技电子档案整理

对于某些生产型与研发型企业来说，在其日常运营环节涉及的技术类文件数量较多，例如设备图纸、组织方案等，需依照科技档案的种类做好分类与归档工作。对于较为重要的设备、技术方案等应及时展开档案存储，完整扫描相应档案信息，例如购置合同、设备配置清单、保修细则等，将多种信息上传至云端平台。为进一步保证档案资料的安全性，建议以U盘存储、光盘刻录等方式同步展开备份工作，进而起到双重的档案信息保护作用。

2.3 会计电子档案整理

对于企业来说，其财务信息需及时展开数字化档案建设工作。首先是工资单。需确保所有员工信息完整记录于档案，并应进行实时更新，明确每个员工的部门、职责、工资、保险等。员工对工资产生疑问，需确保档案查找的及时性，确保能够在第一时间获取到合理解释，确保整个工资发放环节的透明与公平。其次是在企业运营环节包含了诸多资金出纳内容。需及时将账本信息存储于云端，保证数据化操作效果。所有的资金流通行为均应进行及时记录与整理，对应的每一笔资金流动均能够在第一时间找到对应部门与审核人员，并同步开展电子签名上传等工作，确保账本数据的真实性与有效性。

3 企业档案数字化建设与管理建议

3.1 建设档案目录数据库

依照国家档案局有关档案数据库的建设标准，建设并持续完善档案目录数据库极为关键。档案管理人员首先对档案进行分类，依据档案的名称与具体内容，将关键数据输入计算机进而形成相应目录数据库。员工可基于此类数据库进行快速的资料检索，并提供给管理人员更多的便利条件。档案目录数据库的建立对于企业来说同样十分重要，可借助网络传输模式将企业的状态变化记录于数据库，进而起到信息资料实时更新的作用。企业档案管理人员可确保所查阅数据的更新及时，保证其使用方面的有效性，整个管理流程也更为有序。

3.2 建立档案专题数据库

为满足部分特殊的检索需求，一般需要建立档案专题数据库。以馆藏档案为例，仅仅凭借目录无法确保所有检索问题的定位及时性。伴随客观需求的持续变化，集中利用档案的情况时有发生，因此建立档案专题数据库可保证档案数据利用的全面性与有效性。建议针对馆藏内容预先确定对所有专题数据的具体布局，基于需求分批展开专题数据库的建立，并依据具体内容与检索需要持续完善数据结构。

3.3 打造数字化档案服务工程

局域网、互联网是数字化档案利用服务工作打造的关键平台类型。因此，需基于安全管理制度、数字加工技术以及网络运行机制联合处理数字化档案信息。通常情况下，数字化档案服务工程需要使用数字水印或防火墙技术，在技术层面保证数据使用的安全性，并充分利用网络确保档案可发挥其法律效应，以远程的方式提供给使用者更多的数字化档案便利使用条件。

3.4建设数字化档案管理系统

数字化档案建设需要建立完善的数字化档案管理系统，包括数据管理、文档管理、图片管理等功能模块，实现对各类档案的有效管理和存储。在系统建设过程中，应该注重系统的安全性、稳定性、可维护性和可扩展性等方面的要求。

3.5建立数字化档案数据库

数字化档案数据库是数字化档案建设的重要组成部分，应该根据企业的实际情况建立完善的数据库系统，实现对各类档案数据的有效存储和管理。在数据库建设过程中，应该注重数据库的安全性、可靠性和稳定性等方面的要求。

3.6实现数字化档案的采集和整理

数字化档案的采集和整理是数字化档案建设的基础工作之一，应该根据企业的实际情况和档案管理的要求，制定合理的采集和整理方案，并对各类档案进行分类、编码和整理，建立完善的数字化档案管理体系。

3.7加强数字化档案的安全性和可靠性管理

数字化档案的安全性和可靠性是数字化档案建设的重要保障。应该采取多种措施，如数据加密、备份、恢复等，确保数字化档案的安全性和可靠性。同时，还应该建立完善的权限管理体系，实现对数字化档案的合理利用和安全管理。

结语

综上所述，档案数字化建设是企业档案管理的重要方向，它可以提高档案管理的效率和精确性，方便档案的利用，提高企业的信息化水平。在数字化档案建设过程中，应该注重数字化档案管理系统的建设、数字化档案数据库的建立、数字化档案的采集和整理以及数字化档案的安全性和可靠性管理等方面的工作，以实现对企业各类信息和知识的有效管理和利用，为企业的长远发展提供有力支持。

参考文献

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