基于双轨制的医院文书档案管理工作思索

罗晓

湖南省湘潭市中心医院  湖南省 湘潭市411100

摘要：在如今的现代医疗环境中，医院文书档案管理是医院管理与服务的重要组成部分。随着医疗技术的不断进步和医疗需求的增长，如何高效、准确地管理医院的文书档案成为一个迫切的问题。而双轨制的医院文书档案管理模式在此背景下崭露头角。双轨制医院文书档案管理系统旨在整合传统纸质文书与电子化文档，以优化医院的工作流程、提升医疗质量和保障医疗安全。本文将就双轨制的医院文书档案管理工作进行思索和探讨，以期能为相关的医院管理者和决策者提供一定的参考和启示。

关键词：双轨制；医院文书档案；管理工作；思索

一、 双轨制医院文书档案管理的基本概念

双轨制医院文书档案管理是一种综合利用纸质文书和电子化文档的管理模式。它旨在充分发挥传统纸质文书的优势和电子化档案的便利性，通过合理的整合和利用，提升医院文书档案管理的效率和质量。

在传统的医院文书档案管理中，大量的患者病历、医嘱、检验结果等信息常以纸质文书的形式存在，这给管理和存储带来了极大的挑战。而电子化文档管理则通过将文档数字化存储和处理，方便了信息的查找、共享和传递。双轨制医院文书档案管理既保留了传统纸质文书的可靠性和真实性，又利用了电子化技术的便捷性和高效性，使得文书档案的管理更加便利、准确和可靠【1】。

双轨制医院文书档案管理的基本概念是在医院管理过程中，通过对文书档案进行分类、整理和归档，同时采用纸质文书和电子化文档两种形式并行存在和管理。这种管理模式使得各类文档能够得到有效的保存、传递和利用，提高了医院文书档案管理的效率和质量，为医疗工作提供了可靠的支持和依据。

双轨制医院文书档案管理不仅能够帮助医院更好地管理和利用文书档案，还具有重要的法律和法规意义。医院管理者和医务人员应根据相关法规和标准制定合理的文书档案管理规范，确保文书档案的合法性和真实性，保护患者和医院的合法权益【2-3】。

总之，双轨制医院文书档案管理是一种整合传统纸质文书和电子化文档的管理模式，旨在提升医院文书档案管理的效率和质量。通过合理利用两者的优势，实现文书档案的准确记录、方便传递和可靠管理，为医院管理和医疗服务提供重要支持。

二、双轨制医院文书档案管理的作用与价值

1. 提高医疗质量：

- 纸质文书记录的真实性和可靠性使医务人员能够准确了解患者病史、诊断和治疗情况，从而提高医疗决策的准确性和可靠性。

- 电子化文档的便捷性和高效性有助于医务人员快速获取和共享患者的相关信息，促进团队协作和沟通，提升医疗服务的协调性和连续性。

- 文书档案管理的规范化和标准化有助于减少医疗差错和误诊的风险，保障医疗过程的合规性和规范性。

2. 保障医疗安全：

- 双轨制医院文书档案管理可以减少文书遗失和错误记录的风险，提高医疗信息的可靠性和完整性。

- 通过文书档案的准确记录和管理，可以追溯医疗过程和诊疗决策的合理性和合法性，对医疗纠纷的解决起到重要的证据支持作用。

- 电子化文档的备份和加密功能有助于保护患者的隐私和信息安全，防止文书档案被非法泄露或篡改。

3. 提升医院管理效率：

- 通过整合纸质文书与电子化文档，双轨制医院文书档案管理可以简化信息查找和共享的过程，降低管理成本和提高工作效率。

- 文书档案的标准化和自动化处理可以提高文档管理的效率和准确性，减少人力资源的浪费和错误的发生【4】。

- 双轨制医院文书档案管理还能提供强大的数据分析和决策支持功能，帮助医院管理者更好地了解医疗服务的状况和趋势，优化资源配置和决策制定过程。

三、双轨制医院文书档案管理面临的挑战与解决方案

双轨制医院文书档案管理模式面临诸多挑战，但也有相应的解决方案来应对这些挑战。首先，信息安全是一个重要的挑战。为解决这个问题，管理机构可以制定严格的信息安全政策，加密文书档案的存储和传输，限制访问权限，并定期进行安全漏洞检测和风险评估。

其次，数据管理也是一个关键挑战。建立规范的数据标准和格式，分类和整理文书档案，采用电子文档管理系统实现电子化存储和管理，定期进行数据清理和归档以及建立数据质量监控机制，都是解决数据管理挑战的有效方法【5】。

另一个挑战是人员培训。提供全面的培训计划，包括操作培训、信息安全培训和法规教育，建立培训团队，定期举办培训课程和研讨会，培训评估和知识更新等措施可以加强医务人员和文书档案管理人员的培训和提升他们的操作能力。

最后，技术支持也是一个重要挑战。与专业的技术服务提供商合作，确保文书档案管理系统的稳定性和安全性，并定期更新和升级系统和软件，寻求其他医院的技术共享和经验，共同解决技术支持和问题修复方面的挑战。

四、结论

综上所述，双轨制的医院文书档案管理工作在提高医疗质量、保障医疗安全和提升医院管理效率等方面具有重要作用和价值。通过有效整合纸质文书和电子化档案，医院可以实现更高效、更准确地管理和利用医疗文书档案，从而提升医疗服务的质量和水平

【6】。然而，在推行双轨制医院文书档案管理过程中，仍面临一系列挑战，包括信息安全、数据管理和人员培训等方面。因此，我们需要不断改进和完善管理体系和技术手段，加强相关培训和人员素质提升，以确保双轨制的医院文书档案管理工作能够持续发挥优势，为医院和患者带来更好的医疗体验和疗效。只有如此，我们才能在医疗服务中迈向更高的成就和发展。

参考文献

[1] 冯祺.双轨制在医院文书档案管理的实践应用[J].中国卫生产业, 2022(001):019.

[2] 张悦.事业单位"双轨制"文书档案的安全保密管理分析[J].  2021.DOI:10.12294/j.1673-0992.2021.06.055.

[3] 王柳.医院文书档案整理与归档工作的思考[J].  2021(2018-9):118-118.

[4] 李军伟.做好医院文书档案管理工作的策略分析[J].  2021.DOI:10.12249/j.1005-4669.2021.05.014.

[5] 康云凤.医院病历档案管理模式与发展研究[J].山东档案, 2021(1):3.

[6] 徐蓉.新时期医院办公室文书档案规范化管理研究[J].中文科技期刊数据库（全文版）社会科学, 2023.