再论创新发展中档案信息“互联共享”——基于新《档案法》并以厦门市自然资源和不动产权属档案中心为例

程厚林

厦门市自然资源和不动产权属档案中心 福建 厦门 361111

时下，信息资源“互联共享”是大数据背景下新信息时代的必然，是国家信息化战略的重要目标和关键步骤。档案信息是国家战略信息资源重要组成部分，其“互联共享”也是国家信息资源“互联共享”的主要内容。当前，从全国范围看，档案信息资源“互联共享”水平还非常低，与国家信息化战略目标差距很大，还有很长的路要走、很多问题亟待解决。本文试以厦门市自然资源和不动产权属档案中心（以下简称档案中心）信息化创新发展和档案数字信息利用实践为切入点，触摸“档案资源整合”的历史脉络，分析档案信息“互联共享”如何在创新中发展、在发展中创新。

一、从“档案资源整合”到“数字信息共享”历史性创新

新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》）已于2021年1月1日正式施行，其文本由原来6章27条增加到8章53条。第五章“档案信息化建设”为新增章节，从三十五至四十一共7条，其中第三十六条提出“应当积极推进档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、政务系统等相互衔接。”第四十一条明确“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”这是我国档案信息化建设开展二十多年来，首次以法律形式将档案数字信息共享固化并明确。这一共享理念是上世纪末酝酿并逐步推进的“档案资源整合”的变革和再造，是时代进步的体现，也是信息化创新发展的必然。

20世纪末，随着社会档案意识的不断增强，档案利用需求日益扩大，尤其是民生档案的利用量迅猛增加，各级各类档案馆倍感“供不应求”，广大民众也为利用档案不方便意见多多。因此，“档案资源整合”和“建立公共档案馆”的呼声在档案界持续多年，掀起了一阵“档案资源整合”的改革热潮。档案资源整合即将“已经设置的城建档案馆、土地档案馆、房地产档案馆等应逐步撤销合并，将一个地区的所有应进馆档案全部移交国家综合档案馆，做强做大国家综合档案馆，使国家综合档案馆有丰富的馆藏。”[1]“从而实现在一定区域内档案信息资源的集聚与整合，达到系统建设、有效服务的目的。”[2]有的地方还富有成效地进行了一些尝试，也取得一些经验，形成各具特色的档案资源整合模式，并向全国进行了宣传和推广，如“广东顺德模式”、“安徽和县模式”、“上海闵行模式”等。由于档案体制机制束缚、“利益壁垒”羁绊和“信息孤岛”制约，此次“档案资源整合”在热闹几年后即沉寂无声。

新《档案法》提出的“数字信息共享”是档案信息化创新发展的产物，客观上与“档案资源整合”是处在不同时代进程和发展阶段的两项工程，既存在鲜明的共性，也有一定的区别。

（一）“资源整合”和“信息共享”两者的共性

“资源整合”是通过对一些专业档案馆进行撤销或合并，将档案全部移交到综合档案馆，丰富馆藏，方便利用；“信息共享”是通过建立档案信息资源平台，实现信息共享。无论是档案资源整合，还是档案信息共享，两者的目标和目的都高度一致，即实现档案信息资源汇集的目标，达到档案信息方便利用的目的。

（二）“资源整合”和“信息共享”两者的区别

“资源整合”和“信息共享”处在不同的发展阶段，两者立足基础和实现方式有着本质区别。档案资源整合是在档案信息化初始阶段、档案数字化水平十分有限的条件下，对档案实体的汇集并利用；档案信息共享是在信息化建设和档案数字化水平达到一定程度时，通过档案信息资源平台进行数字档案信息汇集并共享，实现更加方便快捷的利用。

二、档案“信息共享”现状

档案“信息共享”是档案信息资源“互联共享”的出发点和落脚点，互联是前提、共享是目的。“资源整合”和“信息共享”虽然处在不同发展阶段，但并没有绝对的时空界限，相互也有重叠和融汇。档案资源整合之初，尽管绝大部分档案馆还处于传统的档案管理状态，但有的档案馆就已经在开展档案数字化处理，逐步推进档案信息化建设以及“信息共享”工作。档案中心在1997年成立伊始，就开始运用电脑、扫描仪对档案进行全文扫描，并用光盘储存；2003年即自主开发档案管理系统、建立数据库，借助局域网实现本系统内档案信息网上利用；此后历经多次升级改造，档案利用终端遍及系统内机关和基层单位。2013年又将档案利用窗口开设到市行政服务中心，成为首个远离库房的档案“离库窗口”；2016年起，部分查询业务逐步实现全天候自助化、网络式远程化、智能性掌上化。由此可见，档案中心从成立时起，信息化建设就贯穿其档案事业发展全过程，“信息共享”在“资源整合”阶段就已经先行一步走在行业前列。

（一）跨部门实现“利用共享”并未真正“互通”

多年前，档案中心为了丰富档案资源，对本系统机关和各分局档案室的专业档案进行整合，创新性采取“档案实体分存，数字信息共享”模式，有效促进档案信息共享。“档案实体分存，数字信息共享

”即档案实体仍然保存在原地，其数字化信息纳入档案信息数据库共享。档案中心在本系统内实现档案数据互联、信息共享的同时，还向本市部分相关业务单位和部门提供利用终端，开展档案信息利用服务。目前，全国各级综合馆在本区域内，相互间已经实现纵向和横向档案信息互查互认，为利用者提供了就近利用的便利。不过，这种联系还只是综合馆馆际、馆室之间的一种档案利用协作关系，互为接待彼此的利用者并相互传递档案利用结果而已，仅仅是实现档案信息“易地利用”，并没有实现真正意义上的数字档案信息实时互通。综合馆之间尚且如此，综合馆与专业馆、专业馆与专业馆、档案馆与相关部门的联系就更加不如人意，即使是档案中心也只是与少数部门建立数字档案信息共享，距全面实现馆际互通、跨部门共享还相去甚远。

（二）跨区域实现“共享利用”并未实质“互联”

随着社会档案意识日益增强和社会交流融合不断深入，激发跨区域（市际、省际）档案信息利用需求逐年增加，尤其是新冠疫情影响下，档案信息跨区域利用、远程利用是众望所归，档案数字信息互联共享更是刻不容缓、迫在眉睫。当前，各级各类档案馆在跨区域（市际、省际）档案信息利用方面，都是利用者借助信函、通讯等方式与档案馆建立联系，或者在档案信息网站注册留言向档案馆提出利用需求，这样与档案馆形成委托代查的方式来实现。在此基础上，档案中心近几年还通过主管厅、部的专项业务平台向外市、外省相关部门提供档案信息利用服务。然而，无论是信函、网络联系，还是厅、部专项业务平台，都是一种委托代查方式，档案利用者对档案信息都无法直观感受、自由浏览和主观选择，最终也只是被动接受代查结果。这些方式，利用者虽然也能达到利用目的，在一定程度上“利用共享”，但这只是一种“异地利用”，与“易地利用”类似，空间范围不同而已，同样没有真正实现档案数字信息跨区域互联。

三、 “互联互通，信息共享”症结分析及对策

信息技术日新月异的今天，档案实现“互联互通，信息共享”，在技术方面已经不存在问题。至于机制体制、利益壁垒和思想观念等阻滞“互联互通，信息共享”进程的问题，与“档案资源整合”所遇问题有一定的共性，档案界专家、学者和业内人士已经做了大量的理论探讨和实践探索，拙见“剖析档案资源整合难题，开辟档案信息共享之路”刊于《福建档案》2012年第1期，本文就不再赘述。档案中心在推进“互联互通，信息共享”过程中，遇到一个“你愿给，人家不愿要”的新问题，笔者以为，这个与“档案资源整合”时“你想要，人家不愿给”的反向问题或许会成为影响档案“互联互通，信息共享”的新症结，应该引起业内重视。近几年来，档案中心凭藉完备的信息化能力，与一些相关单位和部门实现了档案信息互联共享，取得了很好的成效。然而，有的单位或部门档案利用量大、频率高，为了方便利用，档案中心愿意为其开通利用终端，提供档案信息“共享”，可这些单位或部门却“不乐意”接受。档案部门十分善意的“热脸”为何会遇“冷”呢？人家婉拒的理由有二，即没有专职的人力和缺乏专业的能力。不过，笔者以为，除了“无人”和“无能”这两个能摆上桌面的理由外，他们还有第三个不可明说的理由，也可以说是决定性的因素——不愿担责。不管是客观存在的“无人”“无能”，还是主观上不愿担责的“无担当”，都不应成为档案“互联互通，信息共享”进程中的障碍，只要我们坚持“党管档案”政治方向，始终不忘“为党管档、为国守史、为民服务”的初心使命，开拓创新，敢于作为、勇于担当，就一定能够跨越重重艰难险阻，稳步有效地推进档案“互联互通，信息共享”。

（一）精心谋划、合理调整，变“无人”为“专人”，配齐专业性档案利用人员

档案要实现跨部门“互联互通”，尤其是档案信息要与其他部门“共享利用”，这些部门就必须要拥有一个档案信息利用终端或账户，可以根据需要及时、自主地利用相关档案信息。当然，档案信息利用终端或账户要有严格的管理与使用限制，必须专人负责，不是任何人都能随意进入或使用。无论一个单位还是一个部门，编配的人员都是“一个萝卜一个坑”，本来工作任务就十分繁重，如果再额外增加一项专职利用档案的任务，没有人员“余额”，谁也不愿“兼顾”，客观上确实存在无人可用的可能。不过，任何一个单位或部门，人力再紧缺，只要科学统筹、精心谋划、合理调配、明确分工，完全可以安排一两个专职档案利用的人员。专职档案利用不是专门利用档案，可以兼顾其他工作，不应成为一些单位或部门人力不足而拒绝档案信息利用共享的理由。

（二）全面施训、多方实践，转“无能”为“多能”，煅造复合型档案利用人员

人们对本职或本系统本行业的业务比较精通和了解，对于本职业务需要利用什么档案信息也十分清楚，以往需要利用档案时，只要向档案管理者提出利用请求，档案管理者反馈结果就可以了，至于利用结果是否准确、全面、合理，利用者无法掌控。档案信息实现跨部门、跨区域“互联互通、利用共享”，档案利用者有了档案利用的主动权，同时对利用者的档案业务水平也提出了更高要求，因此，一些单位或部门就以

“缺乏档案专业能力”为由进行推脱。然而，包括档案信息在内的国家信息“互联互通、利用共享”势在必行，信息利用者必须全面掌握信息利用的技能。档案信息利用可以通过集中培训、参观见学、经验交流等多种方式，让专职档案利用人员全面、系统地学习所需的各类档案业务知识，熟练掌握各类档案利用的条件要素和搜索技巧，成为“一专多能”的档案利用复合型人才。

结束语

值得欣慰的是，本文即将完稿时，“全国档案查询利用服务平台”在习近平总书记“7.6”重要批示一周年之际正式上线运行。尽管该平台目前尚无法实现档案信息自主利用、自由浏览，与真正数字信息“互联共享”还有差距，但平台已对接各省级馆、计划单列市和副省级城市馆等1000多家，在全国范围“互联互通”方面还是迈出了坚实一步。只要我们确实深入贯彻“7.6”重要批示，牢记“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命和历史责任，踔力奋发、笃行不怠，摒弃利己思想，走出“无人”“无能”困境，善作为、勇担当，新《档案法》“档案信息化建设”的目标和《“十四五”全国档案事业发展规划》“推进档案信息资源共享”的任务，就一定能够实现和完成。

注释

---

[1] 刘公懿·公共档案馆建设要重点做好丰富馆藏、开放档案和优质服务·福建档案，2007（5）

[2] 王鸣鸣·公共档案馆资源建设方略·福建档案，2007（5）